Внутренняя сравнительная оценка — сравнение эффективности аналогичных бизнес-процессов внутри организации.
Внешняя сравнительная оценка — сравнение бизнес-процесса с лучшими практиками в своей отрасли или у конкурентов.
Функциональная сравнительная оценка — сравнение бизнес-процессов с аналогичными процессами в других отраслях с целью поиска инновационных решений. Для сравнения основных показателей используются специализированные таблицы сравнительной оценки.
Решения с учетом затрат и выгод.
Могут использоваться диаграммы затрат и расчеты рентабельности.
Сбалансированная система показателей.
Сбалансированная целевая карта (BSC) — это инструмент стратегического управления, используемый для оценки эффективности бизнес-процессов путем измерения и управления показателями в различных ключевых областях.
Оценивает финансовые показатели организации с точки зрения доходов, прибыльности, снижения затрат и управления рисками.
Оценивает, насколько хорошо организация реагирует на потребности клиентов и улучшает их опыт.
Оценивает эффективность внутренних бизнес-процессов: производительность, время цикла, дефекты и своевременность заказов.
Оцениваются навыки организации в области инноваций, обучения и развития персонала.
Анализ на основе KPI (основных показателей эффективности)
Анализ эффективности бизнес-процессов на основе базовых показателей эффективности (KPI) — важный инструмент для измерения, мониторинга и улучшения организационных показателей.
Ключевыми этапами операционной процедуры, основанной на KPI, являются
Шесть сигм.
Эта концепция совершенствования производства полностью основана на статистическом анализе и предполагает устранение всех возможных недостатков в работе.
Основными принципами «Шести сигм» являются.
Процедура совершенствования осуществляется в пять основных этапов: определение, измерение, анализ, улучшение и контроль. Для анализа используются диаграммы Парето и контрольные диаграммы.
Выбор метода оценки зависит от специфики организации, цели оценки и имеющихся ресурсов. Правильное применение этих методов позволяет выявить проблемы, оптимизировать процессы и повысить общую эффективность бизнеса.
Когда требуется оценка эффективности.
Оценка эффективности бизнес-процессов — важный инструмент для постоянного совершенствования и развития организации, помогающий ей адаптироваться к изменяющимся условиям и достигать стратегических целей.
Оптимизация бизнес-процессов повышает их эффективность
Бизнес-процессы являются достаточно сложными объектами управления. Для того чтобы оптимизировать процессы и повысить эффективность управления ими, необходимо создать их модель. Она будет отражать ряд этапов и процессов, а также взаимосвязи между ними и их взаимодействие. Поэтому следующим шагом является изучение существующих способов описания бизнес-процессов.
Сложные промышленные, технологические, организационные и экономические производственные системы и необходимость их анализа должны повысить эффективность ведения бизнеса. Для объяснения и анализа этих систем необходимо использовать специальные инструменты. Бизнес-процессы могут быть представлены различными способами описания: в виде цветочных диаграмм, карт, графиков, диаграмм, алгоритмов, схем и комбинаций. Модели должны быть максимально простыми и понятными, но в то же время полными и исчерпывающими. Имиджирование операционных процессов помогает определить пути совершенствования процессов и механизмов, постоянно улучшающих организационные показатели. [21]
Описание операционных процессов формируется с помощью методов (символов) и программных продуктов, которые позволяют учесть вышеперечисленные требования. Только в этом случае модели бизнес-процессов полезны для бизнеса.
Модель бизнес-процесса — это графическое, табличное, текстовое или символьное описание бизнес-процесса или набора взаимосвязанных бизнес-процессов.
Для моделирования бизнес-процессов используются различные методы. Наиболее распространенными являются.
— Методы функционального моделирования IDEF0,
— IDEF3 Методы моделирования процессов,
— графические методы, блок-схемы.
Метод функционального моделирования IDEF0 считается классическим методом подходов к управлению процессами. Модели, разработанные с использованием этого метода, представлены на рисунке 11.
Важно отметить, что модели бизнес-процессов в нотации IDEF0 статичны и не отражают динамику выполнения процесса. Диаграмма IDEF0 способна показать функции, составляющие процесс, и взаимодействие между ними. Поэтому диаграммы IDEF0 целесообразно использовать при описании организации на самом высоком уровне, когда нет задачи детально описать логику выполнения процесса.
Диаграммы IDEF0 можно использовать для визуального структурирования процессов организации и графического представления взаимодействия между этими процессами.
Метод IDEF0 подходит для описания процессов на уровне высшего руководства. Его основными преимуществами являются.
— полнота описания бизнес-процессов (управление, информационные и материальные потоки, обратная связь),
— наличие строгих требований, обеспечивающих получение стандартизированного типа модели.
Рисунок 11 — Модели бизнес-процессов с использованием IDEF0
В то же время метод IDEF0 имеет ряд недостатков
— Многочисленные уровни декомпозиции,
— сложность соединения нескольких процессов, представленных в разных моделях одной организации.
Метод моделирования IDEF3, представленный на рисунке 12, предназначен для моделирования серии действий и их взаимозависимостей в рамках процесса. IDEF3 широко используется системными аналитиками в качестве дополнения к методологии функционального моделирования IDEF0 (модели IDEF3 могут использоваться для описания деталей функциональных блоков IDEF0 без покомпонентных диаграмм). Нотация IDEF3 была разработана для более удобного описания рабочих процессов, когда важно отразить логическую последовательность процессов во времени.
Модель IDEF3 основана на так называемых сценариях процессов, которые выделяют ряд действий и подпроцессов анализируемой системы.
Ключевые отношения между видами деятельности иллюстрируются с помощью связей. Все отношения в IDEF3 являются однонаправленными. Виды деятельности в IDEF3 можно разделить или разложить на компоненты для более детального анализа. Метод IDEF3 позволяет декомпозировать деятельность на несколько видов, что дает возможность документировать альтернативные потоки процессов в одной модели.
Рисунок 12 — Модель бизнес-процесса с использованием IDEF3
Система ARIS представляет собой комплекс инструментов анализа и моделирования деятельности компании. Ее методологической основой является ряд различных методов моделирования, которые отражают различные перспективы изучаемой системы. Поскольку одна и та же модель может быть разработана разными методами, можно привлекать экспертов ARIS с различными теоретическими знаниями и адаптировать их модели для работы с системами, имеющими свою специфику.
ARIS поддерживает несколько типов моделей, которые отражают различные аспекты рассматриваемой системы
— Организационные модели, отражающие структуру системы — иерархию организационных единиц, должностей и конкретных лиц, связи между ними, территориальные привязки структурных единиц,
— Информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всех функций системы,
— Модели управления, которые представляют собой комплексное представление реализации бизнес-процессов в рамках системы.
Модель ARIS в соответствии с рисунком 13 представляет собой диаграмму, элементами которой являются различные объекты («функции», «события», «структурные разделы», «документы» и т.д.). Между объектами создаются различные отношения.
Рисунок 13 — Выдержка из модели бизнес-процесса с использованием ARIS
По сути, модель ARIS расширяет функциональность IDEF0, IDEF3 и DFD со всеми преимуществами и недостатками каждой из них. Реализация большого количества разнообразных объектов, связанных различными типами отношений, значительно увеличивает размер модели и делает ее нечитабельной. Чтобы понять смысл нотации ARIS, достаточно рассмотреть основные типы объектов и отношений.
Основным преимуществом метода ARIS является его полнота, которая проявляется в связях между различными типами моделей. Метод ARIS позволяет описывать физическую деятельность с разных сторон и устанавливать связи между различными моделями. Однако такой подход сложно реализовать на практике, так как он предполагает большие затраты ресурсов (человеческих и экономических) в течение длительного времени. В конце концов, использовать инструментальную среду ARIS достаточно сложно. В заключение следует отметить, что стоимость использования ARI в качестве базового инструмента для объяснения организационных процессов весьма значительна.
Принимая решение о выборе программного продукта для объяснения бизнес-процессов, руководителям компаний необходимо оценивать не только стоимость поставки продукта, но и следующие затраты: 1) установка; 2) обучение? 2) Обучение персонала? 3) Сопровождение продукта? 4) Ввод полезной информации. 5) Поддержание модели в актуальном состоянии? 6) Разработка отчетов, использующих информацию, введенную в систему. [22] (Учитывая эти факторы, многие компании решают иллюстрировать свои бизнес-процессы с помощью программных продуктов SWord или Visio, а не использовать сложные и дорогие программные продукты). [23]
Самый простой, но, по сути, самый важный способ объяснения бизнес-процессов — графический. Этот подход имеет много общего с графическими языками описания программного обеспечения. Для разработки графических схем используются стандартные офисные программные продукты.
Метод блок-схем также широко используется в рамках графического метода. Блок-схемы — это графические описания потоков процессов.
Наиболее распространенным методом графического представления является использование различных символов для обозначения различных действий. Поскольку эти символы не стандартизированы, каждый автор, как правило, выбирает их по своему усмотрению.
Преимущество графического метода заключается в том, что графическое представление объектов проще для понимания, чем словесные описания, возможность визуализировать все потоки и показатели на диаграммах. Кроме того, затраты на обучение исполнителей чтению графических диаграмм равны нулю или очень минимальны.
Поэтому создание моделей бизнес-процессов является очень важным аспектом оптимизации бизнес-процессов, поскольку они представляют собой наглядные графические представления, позволяющие анализировать бизнес-процессы и разрабатывать способы повышения эффективности бизнеса.
Оптимизация процедур как способ повышения эффективности … Жизнь
Чтобы добиться успеха, недостаточно просто много работать — нужно еще и много трудиться. Необходимо постоянно корректировать свою стратегию и выбранный курс, чтобы эта работа была более эффективной и обходилась дешевле. Поэтому одним из ключевых понятий в бизнесе является оптимизация бизнес-процессов. Это подразумевает постоянное совершенствование. Это повышает качество сервиса и обслуживания клиентов, помогает компании осваивать новые рынки и выходить на принципиально иные уровни. Однако концепцию непрерывного совершенствования можно внедрить и в «нерабочую» жизнь, и в профессиональное развитие. Что и как применять?
Основные методы оптимизации бизнес-процессов.
Под оптимизацией понимается набор методов, инструментов и приемов, позволяющих достичь поставленных целей. Внимание. Оптимизация — это не разовая энергия, а обычный шаг в процессе. Она работает только в этом случае.
В большинстве случаев акцент делается на следующих методах
Цель — найти решение, обеспечивающее наилучшую ценность для клиента и лучший продукт при наименьших затратах.
Если брать пропорции из повседневной жизни, то такой подход отражает осознанное потребление, концепцию «безотходности» и все ее «последствия» (включая повторное использование — reuse).
Основная цель — сокращение ошибок в производстве. В повседневной жизни этот подход схож с концепцией минимализма. Он автоматизирует повседневные процессы и максимально упрощает их, чтобы исключить возможность ошибок и добиться максимальной производительности. Классический пример: если в вашем гардеробе есть только любимые вещи, которые подходят вам по размеру и образу жизни и хорошо сочетаются друг с другом, проблема мучительных утренних сборов автоматически отпадает. Преимущества очевидны. Вы выглядите лучше, экономите время и меньше напрягаетесь.
Философия кайдзен пришла к нам из Японии. Она пропагандирует идею непрерывного совершенствования и предлагает достигать целей небольшими, но регулярными, постоянными шагами. В контексте этой философии небольшой, но непрерывный прогресс приводит к гораздо лучшим результатам, чем единовременные большие скачки.
Возможно, метод кайдзен — это то, что мы постоянно используем в своей повседневной жизни, просто не знаем, как это называется. А разве кайдзен — это не японская альтернатива нашему методу «толочь камень о воду»?!
SWOT — это аббревиатура сильных и слабых сторон, возможностей и угроз. Суть этого метода заключается в регулярном анализе перечисленных параметров. Это не только повышает производительность труда, но и делает повседневную жизнь намного легче и проще.
Яркий пример «вне работы» — анализ своего финансового положения. Рассматриваются доходы и расходы, и при необходимости траты сокращаются в определенных категориях для достижения относительного баланса. А многие люди используют SWOT-анализ в его «облегченной» повседневной версии… Делать выбор. Да, это две колонки часто упоминаемых «за» и «против».
Как можно интегрировать оптимизацию в повседневную жизнь?
Учитывая, что многие методы оптимизации бизнес-процессов уже активно используются большинством людей каждый день, это не так уж сложно. Однако есть несколько очевидных (на самом деле не таких уж и очевидных) лайфхаков.
1. Сосредоточьтесь на маленьких шагах.
Мы все склонны не замечать мелочей, но подумайте об этом. 1 рубль в день — это 30 рублей в месяц, одна страница в книге, прочитанная каждый день, уже будет романом через месяц, изучение одного иностранного языка каждый день — это 30 иностранных слов через месяц (это почти монолог на простую тему!). . Маленьких шагов не бывает: 1, 5 или 10 всегда лучше, чем 0. Именно так люди осваивают новую профессию, начинают говорить на иностранном языке, создают личность своей мечты, учатся водить машину и, наконец, копят свой первый миллион долларов. 1.
2. Регулярно оценивайте ситуацию.
Например, раз в неделю «пересматривайте» свою жизнь и спрашивайте: «Как я могу сделать ее еще более эффективной?» Например, что делать, если вы очень заняты и у вас не хватает времени на простой отдых? Вы можете распределить часть своих обязанностей (скажем, чтобы дети по очереди мыли посуду после ужина). Или убрать «чужие» задачи (например, постоянно закрывать очереди коллег). Или отложите «дедлайн» для некоторых задач. Поэтому удобнее покупать продукты раз в неделю. Допустим, по утрам в субботу на улице и в магазинах нет никаких препятствий. Это избавит вас от короткого молока и хорошей поездки после трудного рабочего дня. Это избавляет от многих программ.
То же самое относится и к финансам. Есть расходы, к которым мы привыкли, но действительно ли они необходимы? Платить за подписку на приложение, которое не используется, или оплачивать дорогой счет за связь не имеет смысла, когда в ассортименте необходимых опций есть более доступные альтернативы.
3. Формирование новых привычек.
Привычки — это нормальная энергия, то есть то, что проповедует оптимизация бизнес-процессов. Вы можете «опробовать» различные привычки (например, в течение месяца) или сразу разработать стратегический план. Какие привычки помогают вам сделать свою жизнь лучше? Больше читать и меньше сидеть в социальных сетях? Прогуливаться перед сном? Быть более активным со своими детьми? Меньше болтать по телефону с надоедливыми коллегами? Просыпаться раньше? Есть меньше сахара? Вперед!
Зачем все это делать? Такой подход делает нас более гибкими, повышает наше детальное отношение к своей жизни и помогает сосредоточиться на главном, а также является ресурсом. Да, вы можете проснуться сегодня в 5 утра, прочитать пять «исполнительных» страниц книги и не заметить, что ваша жизнь кардинально изменилась. Но через месяц, полгода или год вы обнаружите нечто неожиданное и невероятно увлекательное. Ваша жизнь изменилась так, как вы этого хотели. И это делает всех нас немного счастливее.
detector