Традиционно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий.
Ответы можно найти во всех этих письмах. Они являются частью официальной профессиональной переписки и пишутся по определенным правилам.
Общие правила для писем об увольнении
Все профессиональные письма должны относиться только к той деловой деятельности или ситуации, к которой они относятся. При этом они должны соответствовать определенным требованиям, независимо от их содержания.
Прежде всего, это определенная структура. В послании обязательно должно быть следующее.
К письму могут прилагаться различные дополнительные документальные, фотографические или видеосвидетельства. Если таковые имеются, они должны быть отражены в основном тексте.
Письмо может быть оформлено как на стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку такое письмо выглядит более компактно, так как не нужно вручную вводить реквизиты компании, что лишний раз указывает на принадлежность послания к официальной переписке. Рукопись может быть написана (очень удачны каллиграфические буквы) или распечатана на компьютере (удобно, если вам нужно сделать много копий письма).
Письмо должно быть подписано, но его не нужно скреплять печатью, поскольку к 2016 году государственным органам не нужно будет использовать печати для своей деятельности.
Перед отправкой письма оно заносится в календарь исходящих диаграмм, если это необходимо. Ему присваивается номер и дата отправки.
Что нужно учесть при составлении письма?
При написании писем необходимо тщательно следить за орфографией, соблюдать правила и нормы русского языка в плане лексики, грамматики и пунктуации. Получатель всегда обращает внимание на то, как сформулировано и оформлено сообщение.
Следует помнить, что, согласно исследованиям, люди не готовы уделять более одной минуты на чтение такого рода писем.
Письмо должно быть написано в очень краткой и исчерпывающей форме по теме, не «растекаясь мыслью по древу». Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца. При необходимости его следует разбить на абзацы. Кроме того, короткое и ясное письмо может дать адресату понять, что автор ценит его время. Вот почему «краткость — сестра таланта».
Чего не следует допускать в профессиональных письмах
В профессиональных письмах абсолютно неприемлем витиеватый или легкомысленный тон, а также очень сухой текст и общие «наклейки». Также следует избегать сложных формулировок, большого количества причастных и деепричастных оборотов. Это специфические термины, понятные узкому кругу специалистов.
Письма не должны содержать непроверенную, недостоверную и уж тем более заведомо ложную информацию.
Стоит отметить, что подобные послания являются не только частью обычной деловой переписки, но и часто относятся к официальным документам, которые впоследствии могут приобрести юридическое значение.
Как отправить письмо
Официальные сообщения могут быть отправлены несколькими основными способами.
Профессиональные письма: виды, правила форматирования, структура
Профессиональные письма — неотъемлемая часть поддержания корпоративных отношений между заказчиками, поставщиками и клиентами. Благодаря грамотному тексту, правильному оформлению и соблюдению этики деловой переписки вы сможете не только наладить взаимовыгодное сотрудничество, но и улучшить имидж своей компании.
Прежде чем приступить к написанию профессионального письма, необходимо определить его основную цель. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или сотрудничество. Профессиональное письмо должно максимально четко выражать основную мысль и учитывать требования деловой переписки.
Основными требованиями к оформлению профессионального письма являются
Ярким примером делового письма является тендерное, гарантийное или сопроводительное письмо с различными особенностями.
Чтобы правильно передать информацию адресату за основу, можно взять образец профессионального письма. Его структура легко адаптируется к любому типу корреспонденции.
Образец письма клиенту: 10 готовых шаблонов для рассылки
По данным Британской ассоциации прямого маркетинга, на каждый 1 фунт стерлингов, вложенный в email-маркетинг, приходится 38 фунтов стерлингов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда воспользуйтесь образцами писем клиентам, собранными в этом обзоре.
Как обеспечить правильное написание писем клиентам?
Вы постоянно думаете о своих клиентах, но это не взаимно. Если вы хотите привлечь их внимание и опередить конкурентов, вам необходимо регулярно напоминать им об этом. Электронная почта — лучший инструмент для решения этой задачи. По мнению редактора блога Pipedrive, есть несколько полезных советов.
[…]
[…]
Мы успешно работали в [общеизвестной] в [сфере деятельности] в течение [длительного времени] и вместе достигли хороших результатов. Более подробную информацию можно найти в [ссылка на исследование/отчет].
Если бы вы могли присоединиться к нам, мы были бы очень рады. Мы собрали варианты того, как мы можем помочь вам с заданием:
2. ссылки на книги, лекции и презентации клиентов.
Я видел вашу презентацию на [мероприятие], и мне очень понравилось то, что вы рассказали о [ссылка на аспекты презентации]. Спасибо, что поделились своим опытом и рассказали о проблемных областях вашего бизнеса.
У нас есть ряд решений, которые могут улучшить [проблема X]. Вы можете ознакомиться с ними здесь [ссылка/список с решениями].
Если вы заинтересованы в таких предложениях, напишите, пожалуйста.
3. если вы установили контакт с потенциальным клиентом на деловом мероприятии, отправьте ему письмо с подобным предложением.
Тема письма: Минуты с (мероприятия X).
Надеюсь, вам тоже понравилось [мероприятие]. Благодарим вас за интерес к [название компании].
Во вложении — дополнительная информация о нашей компании. Хотели бы обсудить все интересующие вас вопросы по телефону.
Письмо после встречи.
6. Напишите клиенту, если вы обещали прислать ему дополнительную информацию при встрече:
Тема: информация о вашем запросе
Прежде всего, я хотел бы поблагодарить вас за встречу и уделенное время и надеюсь, что вы сможете предоставить мне Я обещал выслать вам дополнительную информацию по [вопросу] во вложении.
Я готов ответить на любые ваши вопросы.
7. после встречи с клиентом напомните ему о следующих шагах в переговорном процессе.
Тема: план действий на ближайшее время
Спасибо за уделенное время — сегодняшняя встреча была очень продуктивной.
Небольшое напоминание о том, что нужно делать дальше:
[дата]: вы пришлете [полный текст договора/заказ документа].
[дата]: вы даете мне свои комментарии и замечания.
[дата]: дайте мне знать, если вам нужно внести какие-либо окончательные изменения и обсудить что-либо до этой даты.
Если заказчик не общается
8. если клиент не отвечает на звонок, используйте следующую модель текста
Тема: Я не смог до вас дозвониться.
Я хотел обсудить с вами [тему], но вы, вероятно, были заняты. Пожалуйста, позвоните по [номеру].
9. если вы хотите напомнить о себе в ненавязчивой форме, поделитесь с клиентом полезной для него информацией.
Тематическая линия: полезная информация для вашего бизнеса
Я нашел информацию, которая может быть вам полезна, пожалуйста, поделитесь ею со своими клиентами.
[укажите ссылку на сайт или статью, прикрепите документ или мультимедийный файл].
Это может быть полезно для вас [объясните, почему].
10. если клиент задерживает оплату, напомните ему о следующем
Тема письма: просрочка платежа.
Счет-фактура отправлен по электронной почте [дата]. Спросите, получил ли финансовый отдел счет, поскольку оплата еще не поступила. При необходимости отправьте еще раз. Ожидайте оплаты в течение недели.
Большая коллекция профессиональных писем на все случаи жизни
Авторы журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» подготовили подборку профессиональных писем для использования в каждой организации. Эксперты подготовили образцы для разных ситуаций, а также дают рекомендации по условиям и формулировкам, используемым в письме или письмах.
Образцы из журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера
Существует несколько типов таких писем:
Письма без обоснования создаются в ситуациях, когда такие письма относительно просты. Оно создается, когда нет необходимости предоставлять сложную информацию с точки зрения событий, отказываясь от аргументов и убеждения получателя.
Коммерческое письмо-просьба к коммерческой деятельности, текст письма обычно содержит наименование товара или услуги — условия, на которых автор письма хочет их получить — количество и/или качество — сроки поставки товара или услуги — цену и другую информацию.
Просьбы с обоснованием необходимы для того, чтобы повлиять на адресата и убедить его сделать то, что вы хотите, или то, что должен сделать адресат.
В этом случае в письме с большим количеством просьб сначала излагается главная просьба, а затем все остальные.
Письмо-просьбаЭто письмо выражает желание принять участие в мероприятии или услуге, предлагаемой другой организацией.
Письмо-просьба Письмо-просьба — это запрос, направленный на получение информации, документов или материалов официального характера.
Письмо-предложение Рекомендуется начинать непосредственно с содержания письма, то есть с предложения. Если вам необходимо более подробно остановиться на теме предложения, укажите эту информацию во второй части письма после предложения.
Письма-требования и счета-фактуры.
Эти письма пишутся, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или ненадлежащим образом выполняет обязательства или возложенные на нее функции.
Письма-требования и письма-инвойсы имеют сложную структуру. В них обязательно должны быть изложены условия соглашения или суть установленных правил, а также даны ссылки на специальные правила или другие документы.
Письмо-требование Цель этого письма — заставить получателя выполнить условно принятое обязательство в случае нарушения ранее принятого соглашения. Письмо-требование помогает разрешить спорную ситуацию в рамках промежуточного судебного запрета.
Письмо-претензия Претензия связана с нарушением качества, количества, сроков выполнения или условий оплаты работы или услуги.