Формат обращения к адресату не стоит считать мелочью. С кем и как следует вести деловую переписку, рассказывает Наталья Кринина.
Часто «Уважаемый…» и начинают письмо с обращения «Уважаемый…» Готовя письмо президенту, председателю правительства или президенту Российской академии наук, я вспомнила, как один из высоких руководителей попросил обращение «Глубокоуважаемый…». Глубокоуважаемый…» Почему-то это требование вызывало у нас много шуток. Вспомнили Самира Маршака, «абстрактного человека» с Бассейной улицы, и его знаменитое «глубокоуважаемый Бхагон Вавахати»! Глубокоуважаемый, глубокоуважаемый автомобиль!» Им было интересно, насколько глубоко уважаемы их партнеры.
Кстати, они ушли, так ничего и не сделав. Обращения, начинающиеся со слов «глубокоуважаемый» и «особоуважаемый», используются в официальных обращениях к особо важным персонам и высокопоставленным чиновникам. Так принято обращаться к первому лицу государства, членам правительства и парламента, а также к известным деятелям науки и общественным деятелям. Если вы обращаетесь к уважаемому академику просто «Уважаемый», вы можете ненароком обидеть адресата.
Я не каждый день пишу президенту или членам правительства, но, возможно, мне придется обратиться к ним с жалобой или просьбой к высшему должностному лицу. Я не знаю, насколько глубоко вы уважаете своего мэра или правителя, но если вам нужно написать ему с просьбой, я бы искренне посоветовал вам использовать «высокоуважаемый» адрес. Это слово означает «особо уважаемый» (Толковый словарь Ожегова) или «заслуживающий глубокого уважения» (Словарь русского языка Ефремовой). Любой представитель власти с удовольствием прочитал бы такую речь. Всего одно слово в начале письма, но иногда оно может склонить чашу весов в вашу пользу. Как говорится, «вежливая говядина сосет двух маток».
Недавно на одном из форумов я наткнулся на вопрос о том, какой знак препинания нужно ставить после адреса в начале письма: восклицательный или party. Обычно я ставлю восклицательный знак — так мне сказали, но я также выполнил требование некоторых боссов устроить вечеринку в честь команды менеджеров. Очевидно, что люди, которые часто обращаются к англичанам, автоматически переносят многие правила английской грамматики на русский язык. Деловая литература с примерами таких обращений также может вводить в заблуждение.
Уважаемый джентльмен, мы внимательно изучили ваше письмо и хотели бы поблагодарить вас за внимание.
(Уважаемый джентльмен! Английская профессиональная почта. -М.Издательское объединение «Культура», 1993. -328λ).
Российская справочная служба Грамота.ру Ворота допускает оба варианта. Он обращает внимание на то, что после восклицательного знака, заглавной буквы и партии следует строчная.
Адресаты в русских профессиональных письмах обычно располагаются по центру и отделяются от основного текста пробелом. Первое предложение письма начинается с абзаца. Как начать писать предложение со строчной буквы после пробела и абзаца? Однако в личных письмах текст часто начинается с той же строки, что и обращение. В этом случае вы можете поместить партитуру после адреса, но продолжать писать письмо строчными буквами.
Зачем нужен восклицательный знак? Варианты ответа таковы.
‘Выразительный (!). — Пунктуация. Ставится в конце предложения, чтобы выразить удивление, восхищение, сильные эмоции, волнение и т. д.’
‘Название самой пунктуации в русском языке изначально русское, а сам термин пунктуация приурочен к глаголу препинать — «останавливать», «продолжаю движение». Когда писатель ставит восклицательный знак в конце предложения, это показывает, насколько сильно он переживает за содержание своего высказывания.
На вопрос университетского секретаря Ефима Фомича Перекрадина, героя чеховского рассказа «Эмоджи (Рождественская история)», «когда Эмиль сдаст документы», его жена Марфуша часто хвасталась, что он «не учился без толку». В школе-интернате он знал всю грамматику и уверенно отвечал: «Этот знак идет к радости, копанию, удовольствию, гневу и другим эмоциональным призывам, возгласам и выражениям».
Мой ответ — добавить восклицательный знак после адреса, чтобы привлечь внимание получателя и побудить его не только прочитать письмо, но и «протянуть руку», а иногда и «крикнуть», выполняя нашу просьбу. Уважаемый Иван Иванович!
Что находится между словом «уважение» и восклицательным знаком? В деловой переписке на русском языке принято обращаться к адресату по имени и отчеству. В крайнем случае, вы обращаетесь к нему по имени: «Уважаемый господин Петров! и только. На мой взгляд, обращение по фамилии более уместно в письме-жалобе, чем в письме-просьбе. Знакомые обычно обращаются к нам по имени и прозвищу, но такие обращения вызывают симпатию у адресата, и от них труднее отказаться.
Обращение «Уважаемый господин или госпожа» в настоящее время используется при одновременном обращении к нескольким адресатам, в то время как «Уважаемый господин или госпожа» более уместно при обращении к служебной записке в организации.
Дипломатическая переписка имеет свои правила. Там «Уважаемый посол! Уважаемый министр» или »Ваше превосходительство!» является общепринятым. Но это уже совсем другая тема!
Отправка электронного письма генеральному директору: шесть правил отправки четких электронных писем
У руководителя нет времени разбираться с листами электронной почты и огромными сообщениями в мессенджере. Ему нужно получать информацию в кратком и понятном формате, здесь и сейчас, чтобы быстро принимать решения. Я расскажу о своих собственных правилах создания электронных писем, которые я выработал за долгие годы практики.
Коммуникативные навыки — ключ к успеху в этой профессии
Любой секретарь или ассистент скажет вам, что наши клиенты — это руководители, сотрудники компании — партнеры, а наше искусство — это общение. Мы являемся своеобразным коммуникационным узлом между ними.
От тональности, полноты и точности информации, которую мы должны передавать от имени руководства и организации, зависит достижение договоренностей в требуемые сроки, услуги наших собственных поставщиков услуг и последовательное выполнение задач команды. Как правило, ассистентам доверяют как экспертам. Поэтому важно быть интерактивным, то есть наладить правильную коммуникацию с рабочей средой. Тогда то, что вы создаете (услуги), будут покупать не только из-за качества, но и из-за связи. За вас!
Я неоднократно встречал коллег, чьи другие профессиональные навыки были слабее, но которые были искусны в общении. К таким людям сложилось благоприятное отношение. Менеджерам они были не нужны, но они редко считали их профессиональным развитием. Таким образом, навыки общения компенсировали отсутствие других профессиональных навыков.
Кроме того, навыки общения важны потому, что коллеги связывают помощников с личностью руководителя. Часто к вашим словам относятся так, как будто они принадлежат боссу. Очевидно, что электронная почта и прозрачная переписка, а также правильный телефонный этикет имеют большое значение.
Необходим профессиональный помощник, владеющий навыками устного и письменного общения. Он эффективен, потому что знает, как передать смысл тем, с кем общается. Ведь важно не только донести результаты до руководителя, но и быстро их достичь.
Знакомые моего руководителя часто жалуются коллегам, что помощник не знает, как перенести их работу в электронную почту или сообщение в мессенджере. Когда они получают очередной лист формата А4, единственное желание получателя — сложить его и вернуться к нему, когда будет время. В результате решение проблемы затягивается. У менеджера нет времени на понимание. Ему нужно получить информацию здесь и сейчас в виде четкого сообщения, чтобы знать, как действовать.
Поэтому коллегам следует обратить внимание на шесть правил, которые я разработал для себя, если им нужен простой ответ на электронное письмо [1].
Позвольте мне объяснить, что означает каждое правило.
Каждое письмо должно иметь цель
Каждое отправляемое вами письмо должно иметь цель. Убедитесь, что вы четко сформулировали свою цель. Ведь от этого напрямую зависит, поймет ли получатель, сможете ли вы добиться от него желаемых результатов или нет. (Помните, что профессиональные письма должны быть короткими — несколько слов с максимальным количеством информации — и вежливыми).
Давайте рассмотрим пример рабочей ситуации. Например, ассистенту необходимо отправить письмо своему руководителю по поводу проекта. Цель такого обращения следующая.
Внимание! Чтобы получить четкий ответ от получателя (даже от вашего начальника), используйте формулировку, которая дает представление о реакции, которую вы ожидаете получить на сообщение. Поэтому в теме письма следует указать следующее (рис. 1)
Некоторые коллеги по предварительной договоренности используют в деловой переписке с руководителями общепринятые сокращения (аббревиатуры в теме письма). Это помогает определить необходимость ответа на сообщение. Например: «Если клиент может ответить на сообщение, то для ответа на запрос используются следующие аббревиатуры.
For your information — Для вашей информации.
Конечно, когда мы выполнили какую-то работу или совершили много действий, связанных с ней, нам хочется, чтобы нас признали или похвалили, но от таких мыслей нужно отказаться. Каждый профессионал обязан хорошо выполнять свою работу.
Позвольте мне повторить. Научитесь четко формулировать цель своего письма, чтобы получать конкретные и ясные ответы. Возвращаясь к предыдущему примеру, вы можете написать «Я согласен с отчетом о реализации проекта (рис. 2)».
Кстати, если цель ясна, легче продумать структуру и содержание всего письма.
[1] Сказанное выше относится и к сообщениям для посыльных.
А. О. Громова, бизнес-ассистент, основатель и руководитель профессионального сообщества «Ассистенты для ассистентов
Часть документов находится в открытом доступе. Полный текст можно прочитать в журнале «Секретарь-референт», выпуск 7, 2023 год.