На протяжении сотен лет папки были излюбленным способом доставки писем и документов. Однако в век современных цифровых технологий и интерактивного общения многие из нас уже забыли, как правильно заполнять соответствующие документы. Прежде всего, почтовая папка должна быть заказана и заполнена в соответствии с определенными правилами. В каждом почтовом отделении есть примеры заполнения папок, к которым можно обратиться при отправке писем.
1. язык. При отправке корреспонденции в пределах Российской Федерации папка должна быть заполнена на русском языке. Если вам нужно отправить письмо в другую страну, адресуйте его на английском языке. В этом случае ориентируйтесь на образец заполненной папки с иностранными письмами. При необходимости вы можете переписать данные на язык страны получателя (например, немецкий, французский), но информация на английском языке обязательна.
2. адреса. Правильное указание адресов в папке может сократить время пересылки. Если вы обратите внимание на образец папки, то заметите, что адрес отправителя находится в левом верхнем углу, а получателя — в правом нижнем углу папки. Адреса заполняются в следующем порядке: имя, почтовый адрес (улица, дом, квартал, область/провинция, населенный пункт), индекс. Для получателя и отправителя порядок адресов идентичен.
3. точность. Адреса должны быть написаны разборчивыми графическими знаками, предпочтительно в верхнем регистре. При написании адресов не допускаются подчистки, исправления и орфографические ошибки. Для правильного выполнения задания обратите внимание на образец папки.
Распределение адресов по папкам — ответственный и трудоемкий шаг при отправке писем. Но что делать, если вы отправляете не только письма, но и электронные сообщения тысячам людей? В этом случае целесообразно использовать специальное программное обеспечение для печати папок. Например, процессор AMS Software «Почтовый конверт» — это удобная и качественная программа для печати папок и организации заданий. Пользователю достаточно ввести информацию об отправителях и получателях, выбрать нужный шаблон бланка и распечатать готовые папки. В программу встроен образец дополнения папки, а все поля автоматически подставляются в базу данных. Продукт оснащен дружественной русскоязычной рабочей средой и подробным справочным материалом, обеспечивающим легкую и комфортную работу с программой.
Если вы внимательно посмотрите на образец заполнения папки, то увидите в левом нижнем углу кодовую печать S O-CALLED. Она содержит почтовый индекс получателя, написанный стилизованными цифрами. Эти цифры могут быть написаны чернилами любого цвета, кроме желтого, зеленого или красного. В противном случае сортировка письма не допускается. Образец заполнения индексового штемпеля показан на рисунке.
Оформление папки по ГОСТу
Наши типографии часто печатают фирменные конверты для различных организаций. Какой конверт выбрать, каждый может решить сам. Тем более что конверты используются не только для почтовых отправлений, но и для многих других случаев. Howove, печатая конверты для почтовых отправлений, ознакомьтесь с отдельными положениями Государственных стандартов Российской Федерации или просто ознакомьтесь с ГОСТ 51506-99 Проектный институт почтовой связи, Государственный стандарт РФ № 691-ст от 23 декабря 1999 года.
Размеры и типы конвертов
Из всего многообразия представленных сегодня на рынке конвертов для почтовых отправлений лишь ограниченная их часть подходит для пересылки. ГОСТ 51506-99, который подходит для этой цели, признает только конверты следующих размеров.
| Обозначение конверта в соответствии с ISO 269. | Размеры конверта, мм. | |
|---|---|---|
| Высота, мм | Длина, мм | |
| C6 | 114 | 162 |
| DL | 110 | 220 |
| C5 | 162 | 229 |
| C4 | 229 | 324 |
| B4 | 250 | 353 |
Размеры 114 x 162 мм (c6), 110 x 220 мм (dl) и 162 x 229 мм (c5) формируются за счет окон, а не получаемых областей, и характеризуются C6/O, DL/O и C5. /o.
Планирование лицевой стороны папки
Самое главное, что нужно запомнить, — это то, что сегодня адрес отправителя пишется в левом верхнем углу папки, а адрес получателя — в правом нижнем углу. Это положение несколько отличается от того, которое давно используется в нашей стране и характерно для многих других. Новый вариант был введен для большей согласованности с почтовыми службами других стран.
Общее оформление папки по ГОСТу должно осуществляться в соответствии со следующей схемой.
Размеры, указанные на схеме, зависят от типа папки, см. таблицу ниже.
| Наименование размеров | Название папки | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| C6 | DL | C5 | C4 | B4 | |
| H/L | 114/162 | 110/220 | 162/229 | 229/324 | 250/353 |
| H1 | 75 | 75 | 120 | 180 | 200 |
| H2 | 58. 5 | 60. 5 | 90 | 145 | 165 |
| H3 | 8 | 8 | 8 | 10 | 10 |
| H4 | 6,5 | 6,5 | 8 | 10 | 10 |
| H5 | 19. 5 | 13 | 19. 5 | 19. 5 | 19. 5 |
| L1 | 147 | 205 | 204 | 290 | 320 |
| L2 | 5 | 5 | 0 | 0 | 0 |
| L3 | 66 | 95 | 100 | 170 | 190 |
| L4 | 70 | 95 | 100 | 120 | 120 |
| L5 | 66 | 80 | 85 | 120 | 120 |
| L6 | 5 | 20 | 15 | 15 | 15 |
| L7 | 35 | 35 | 40 | 50 | 50 |
| L8 | 30 | 30 | 35 | 50 | 50 |
Обратите внимание, что все конверты имеют три строки в ответном адресе, за исключением папки DL (110×220), которая имеет две строки.
В области адресата могут быть напечатаны только красный, синий, голубой, голубой и фиолетовый цвета. Вышеуказанные строки могут быть напечатаны в виде черных точек или других цветов диаметром (0. 25 ± 0. 05) мм с интервалом от 1 до 1. 5 мм с допуском ± 0. 1 мм.
Текст для реляционных документов размером 114×162 мм и 110×220 мм может быть напечатан следующими шрифтами: «в», «куда», «откуда», «куда», «отправитель отправителя» — боковой размер 8- «индекс назначения», «индекс отправления» — косые буквы с, размер шрифта 6- «Образец написания индексных номеров» — боковая буква, размер шрифта 8.
Слово «индекс отправителя» может быть напечатано только красным, синим, голубым и фиолетовым цветами. Черный цвет допускается в растрах не более 60 %.
Текст на лицевой стороне папки размером 162х229 мм, 229х324 мм и 250х353 мм печатается следующими шрифтами: ‘to’, ‘where’, ‘from’, « — from» — боковая буква, размер шрифта 12- ‘index destination’, ‘departure index] -. боковая буква, размер шрифта 8. цветная печать — любой цвет, насыщенные тона.
Форматирование полей индекса
ГОСТ также определяет размеры, которые должны соблюдаться при печати индексных полей.