Если запрашивается документ или выдержка из документа, ответное письмо может сопровождаться несколькими приложениями (включая такие документы). В конце письма ставится дата и печать с расшифровкой и подписью генерального директора компании.
Ответ на запрос готовится и отправляется только сотрудником (или представителем) компании, в которую направляется запрос.
Исключение составляют следующие случаи.
В таких случаях ответ должен написать сотрудник, замещающий его. При ответе на вопросы анкеты желательно использовать «зеркальные» приемы, то есть использовать те же стилистические приемы, речь, метафоры, терминологию и т. д. В тексте.
Читайте подробнее о том, как написать ответ на рекомендацию обвинения об исключении правонарушений.
Это условие допустимо только в том случае, если заявление сформулировано правильно. Неуместно отвечать на полученное письмо, если оно содержит те же ошибки или описки. Кроме того, неправильно указывать на ошибки собеседника. Это плохое правило стиля.
Постарайтесь правильно выразить свои мысли в письме. Оно должно быть максимально коротким, но исчерпывающим. Деловой стиль изложения сути — это обязательно. Постарайтесь быть как можно более вежливым и ненавязчивым с соискателем. Избегайте лишних фраз, которые не имеют смысла и не относятся к сути заявки.
Внимание! Ответы на заявки ни в коем случае не должны содержать грубую или ложную информацию.
Какие существуют типы ответных писем и каковы их особенности?
На практике существует несколько типов ответных писем на запросы о предоставлении информации.
Разница между этими двумя категориями ответов заключается в их содержании. Например, утвердительное решение содержит не только полный ответ на поставленный вопрос, но и максимально полную информацию о содержании запрашиваемой информации. Следовательно, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.
Главная особенность и отличие этого письма от других разновидностей писем заключается в их содержании, в том, что в них запрашивается информация. Поэтому при составлении утвердительного письма следует давать максимально полные и развернутые ответы на поставленные вопросы.
И наконец, заявитель не должен ставить под сомнение содержание предоставленной информации. Напротив, если на запрос формируется отрицательный ответ, то в каузальной части запроса имеет место предвзятость, поскольку запрашиваемая информация по каким-либо причинам не предоставляется.
Если такая возможность существует, в отрицательном решении заявителю указывается адрес, по которому он должен обратиться для получения запрашиваемой информации.
См. видео. Как я могу представить документы по запросу налоговых органов?
Как правильно составить ответное письмо.
Формат ответного письма следующий.
Внимание! Наши эксперты-юристы помогут вам бесплатно 24 часа в сутки по любому вопросу. Дополнительная информация.
Ответные письма оформляются либо на белых чистых листах формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит компактнее и быстрее (не нужно терять время на ввод реквизитов компании).
В конце письма в ответ на запрос руководитель или руководители должны его подписать. С 2016 года требование о наличии печати на таких письмах больше не действует.
На письме ставится дата подписи и присваивается порядковый номер, который можно обнаружить в журнале исходящей корреспонденции в случае утери или возникновения вопросов.
В этих журналах хранится вся информация об исходящей почте. Размещение писем в них — важное правило для каждой организации. Это делается для того, чтобы можно было быстро и оперативно восстановить всю корреспонденцию.
Правила документооборота практически одинаковы для всех компаний. В большинстве случаев ответ на запрос формируется в единственном экземпляре, но орган может принять меры предосторожности и оставить у себя копию ответа.
Еще одно важное правило — отправлять письмо под расписку. Выдав письмо заявителю, вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и почему получил ваше письмо.
Как отправить документацию получателю
Вы можете отправить письменный ответ на запрос одним из следующих способов
Однако, если вы все же хотите застраховаться, рекомендуется отправить подтверждение возврата по почте России заказным письмом.
Стоит ли ожидать ответа на такое письмо
Согласно правилам деловой этики, все письма в рамках официальной переписки сторон требуют ответа. Однако существуют некоторые исключения. Например, если вы получили запрос и уже написали ответ, вам не нужно ждать ответа.
Часто письменный ответ на вопрос является отправной точкой для начала деловых отношений между сторонами. Например, вас спросили об услуге. Ответ вашей компании очень удовлетворил потенциального партнера, и договор о сотрудничестве был расторгнут.
Смотрите видео. Как загрузить документы для подачи в налоговую инспекцию:
Уважаемые читатели нашего сайта! Наши статьи рассказывают о формальных способах решения юридических вопросов, но каждый случай уникален.
Если вы хотите узнать, как решить ту или иную проблему, обратитесь к нашим онлайн-консультантам справа. Это быстро и бесплатно! Кроме того, позвоните нам по тел:
Санкт-Петербург, Ленинградская область.
Федеральные номера для других регионов России
Если ваш вопрос объемный и вы предпочитаете изложить его в письменном виде, в конце статьи есть специальная форма, куда вы можете записать и переслать свой вопрос юристу, специализирующемуся на вашем вопросе. Пишите! Мы поможем вам решить вашу юридическую проблему.