В крупных организациях обычно требуется административный приказ о закреплении транспортных средств за конкретными сотрудниками. Это касается, например, организаций, занимающихся перевозками. Такие компании располагают значительным парком транспортных средств. В приказе о делегировании назначается ответственный сотрудник, имеющий прямой доступ к транспортному подразделению.
Однако такой приказ необходим и небольшой компании, имеющей всего один автомобиль. Почему? Транспортные средства являются объектом повышенного риска. Поэтому за их техническим состоянием и функционированием должен следить конкретный человек. За соблюдение правил и требований по эксплуатации и техническому обслуживанию транспортных средств отвечает исключительно общественность. В организации эти задачи возлагаются на компетентных специалистов.
По сути, закрепление транспортных средств за сотрудниками подразумевает назначение ответственного лица, которое несет значительные убытки в случае обнаружения дефектов или повреждения автомобиля.
В качестве примера. В законодательстве нет четких правил, как нумеровать кадровые документы. Поэтому вы можете выбрать любой способ. Однако удобнее присвоить номера, чтобы упростить себе работу в дальнейшем. Узнайте, какие цифры и символы следует использовать.
Определите ответственного
Руководитель может назначить не одного сотрудника, а целую группу. Например, техников, инженеров или водителей. Кроме того, несколько водителей могут быть уполномочены управлять одной машиной. Так происходит, например, если в организации действует сменный график работы.
Если в бланке заказа указано более одного ответственного сотрудника, необходимо определить сферу его ответственности. Например, механик должен быть четко обозначен как ответственный за исправность и бесперебойную работу механизмов и оборудования автомобиля. Техники отвечают за технические характеристики автомобиля. А водитель уже отвечает за соблюдение правил и требований эксплуатации, а также обязан соблюдать правила дорожного движения.
Правила создания заказов
Стандартного формата для назначения передач водителям не существует. Приказ создается произвольно, с учетом положений закона.
Если в компании утвержден специальный образец или структура распорядительного документа, приказ необходимо составить по действующему образцу. Если форма не готова, документ необходимо составить в свободном формате.
Важное условие: приказ должен быть заверен руководителем компании или другим уполномоченным лицом. Например, альтернативный или другой сотрудник, действующий на основании доверенности. Если документы подписаны неуполномоченным специалистом, они считаются фиктивными и не имеют юридической силы.
Ставить печать на распоряжении не обязательно. Только если иное не предусмотрено учредительными документами компании.
Приказы издаются в единственном экземпляре, и заинтересованные лица должны быть ознакомлены с подписью. При необходимости копия приказа выдается компетентному должностному лицу для использования в работе.
Образцы команд
Команды могут быть созданы в любом формате. Однако обязательно учитывайте основные требования к структуре и содержанию документа (см. таблицу). Вы также можете использовать «упрощенные» образцы приказов.
Где найти форму команды?
Стандартной формы не существует, поэтому документ следует составлять в свободной форме. В то же время придерживайтесь традиционной структуры приказа. Скачайте образец, а затем расскажите, на что обратить внимание при написании приказа.
Если команды создаются для многих автомобилей и сопоставляются одновременно со многими сотрудниками (или против них), полезно сгруппировать все данные в одной таблице.
Обратите внимание на то, что у налоговых органов появилось новое право аннулировать уже поданные декларации. В настоящее время даже приемлемая отчетность не защищает компанию от штрафов. Однако это минимизирует риск. Также помните, что при заочном увольнении возникает путаница с датами и ошибки в отчетах SZV-TD и SZV-M. Эксперт журнала «Зарплата» рассказал нам, какой датой нужно сообщать о прогулах и договорах и когда это нужно делать в отчете. И, конечно, не спешите скидывать сотрудника после того, как он уволился из компании. Возможно, после увольнения он получит от вас какие-то выплаты. Тогда вам снова придется предоставлять на него рекомендации. Какие именно? Узнайте из статьи, подготовленной экспертами журнала «Зарплата».