Прочитайте все накопления на профильном сайте, начиная с 2010 года. Для этого оформите полную подписку на выбранный вами журнал на полугодие или год.
Кроме того, удобный поиск и другая навигация по сайту помогут вам сразу найти ответы на ваши рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, престиж и зарплату с нашей помощью!
Рекомендации.
Организация файлов компании (часть 2)
Какова мера ответственности за несоблюдение архивного законодательства: что, кого и на сколько штрафуют? Стоит отметить, что к ответственности за аналогичные правонарушения может быть привлечен директор или его представитель, иногда «главный специалист». Также сильно разнятся суммы штрафов, выписанных за разные документы разных организаций — разница в 1, 000 раз!
Ведущий специалист по управлению документами ЭОС, эксперт ISO, член Международного совета архивов, кандидат исторических наук.
Анкета для исследования фонда документов организации.
В российском архивном деле существует множество проблемных вопросов, одним из наименее обсуждаемых среди которых является вопрос о том, кто и как осуществляет контроль в этой сфере и насколько он эффективен. Существующие системы государственного контроля очень сложны. В данной статье речь пойдет о федеральном уровне. Кто, с кем и в каких аспектах контролирует меру ответственности за неисполнение архивного законодательства.
Организация файлов компании (часть 2)
Цель изучения фонда документов организации — обозначить период ведения и зафиксировать документы, созданные в результате деятельности структурного подразделения. Если у предприятия еще нет номенклатуры дел, то такое исследование находится на начальной стадии аннуитета. Эта же информация поможет определить размер архивного зала учреждения и оборудование, используемое для хранения дел. Объясните, как собирать информацию в отделе и как ее потом редактировать.
Организация архивного зала в вашем бизнесе. Что нужно учесть
Если у вас нет места на полках для хранения документов, целесообразно поручить хранение компании, предлагающей такую услугу. Независимо от разновидности хранилища (офис, цифровой архив, третья компания), документооборот будет подчиняться Росархиву (236) с 20 декабря 2019 года.
Порядок создания дел с нуля
Организация архива начинается с изучения требований Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. При выборе печатного формата архива документов также учитывается соблюдение нормативов по влажности и температуре в помещении, уровню запыленности и другим факторам, приводящим к изменениям в документе.
3-Определение требований к экономии бумаги.
4-Сборные папки для каждого подразделения организации.
5-Ознакомление компетентных должностных лиц с правилами архивирования.
6-Обучение правилам использования пространства для хранения, лицензиям/ограничениям доступа.
10-Создание папок и папок с папками. Присвоение важных для них категорий.
Должностные лица склада не принимают самостоятельного решения об изъятии (отказе) документов с истекшим сроком хранения для уничтожения. Они не выносят документы на внешнее хранение.
Решение об утилизации подлежащих уничтожению дел принимает комиссия, назначенная руководителем компании, после проведения экспертной стоимостной оценки. О ней мы рассказывали в одной из предыдущих статей.
Шаги для правильного архивирования печатных документов
Шаг 1 — Отсортируйте копии документа по дате.
Шаг 2 — Складская пенсия всех экземпляров.
Шаг 3 — Распределение форм папок + оформление папок:
— Название и структура компании Отдел,
— Индекс дел, количество томов (часть, если их много),
— количество листов тома и срок хранения,
Шаг 4 — Отбросьте неактуальные страницы (они не имеют ценности и не должны сохраняться).
Шаг 5 — Храните документ в архиве.
Шаг 6 — Упорядочить файлы в соответствии с выбранным методом (хронологический, алфавитный и т. д.).
Шаг 7 — Отдайте команды, определяющие, кто из сотрудников имеет доступ к файлам.
Шаг 8 — Запись копий полученных документов.
Соблюдение порядка позволяет быстро искать документы в хранилище. Если такого условия нет, документы хранятся в хранилище компании, предоставляющей услугу архивирования.
Организация файлов в компании
Создание хранилища документов «с нуля» — трудоемкая задача. И дело не только в соблюдении требований Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года. 125-ФЗ от 22 октября 2004 года, но и соблюдение всех норм, что значительно удорожает проект.
Как можно сократить расходы? Специальные архивные фирмы давно работают на российском рынке и могут снизить затраты и риски на уничтожение документов, предоставив их для хранения, обработки и ликвидации в соответствии с правилами, установленными законодательством Российской Федерации.
Преимущества обращения в специализированную фирму очевидны.
— Не требуется дополнительных помещений, где обеспечиваются заданные уровни влажности, температуры и т. д.
— Нет необходимости приобретать современное оборудование и технологии.
— Нет необходимости оплачивать работу архивариуса.