Не нужно скреплять письмо печатью, если стороны не договорились об этом.
Сопроводительные письма с документами могут быть отправлены курьером напрямую, по почте или с помощью системы электронного документооборота. Если письмо отправляется по почте, то перед отправкой в транспортную компанию получатель письма должен зарегистрировать его в протоколе входящей связи, проверить комплектность и передать по адресу для подписи.
Если документ был передан лично или курьером, получатель должен поместить письмо о получении на второй экземпляр сопроводительного письма и вернуть его. Это подтверждает получение документа.
Образец письма, прилагаемого к договору
Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий» Адрес: 427960, г. Сарапул, ул. Гончарова, д. 13, офис 12 А, ИНН 1834561238, КПП 3412345645, ОГРН 2345673453456, Тел: 8 (34147) 2-22-22.
Генеральному директору ООО «Сатурн» Николаеву Семену Семеновичу.
Вх. № 34526-2 «23», июль 2020 г.
Сопроводительное письмо к договору.
С удовольствием направляем Вам подписанный договор на поставку графического материала 456 с приложением от 20 июля 2020 года. Просим Вас подписать и вернуть один экземпляр в течение 7 дней.
Генеральный директор ООО «Меркурий».
Правила написания.
Форма и содержание сопроводительного письма законодательно не регламентированы. Оно составляется отправителем договора произвольно. Рекомендуется придерживаться общепринятых правил деловой переписки.
Впечатывается следующая основная информация.
Текст письма должен быть очень коротким и исчерпывающим. Получатель не должен тратить более одной минуты на ознакомление с этим документом.
Важно придерживаться делового стиля изложения, избегать фамильярности и ошибок. Желательно предоставить сопроводительное письмо в компанию, занимающуюся грузоперевозками.
Образцы документов на получение
Общество с ограниченной ответственностью «Компания-отправитель».
Адрес, ИНН/КПП/КПП/ОГРН код и телефон отправителя
Генеральный директор ООО «Компания-получатель»
Номер вызова XXX от 12 декабря 2012 г.
Сопроводительное письмо к договору.
Высылаю Вам подписанный договор на поставку строительных материалов. Датирован 12 октября 2012 года. Пожалуйста, подпишите этот договор и верните один экземпляр в течение пяти календарных дней.
Количество документов: два (2) экземпляра на двух (2) листах.
Генеральный директор ООО «Сендер».
Действия получателя письма
Далее, получив ваше сообщение, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в офисе компании-получателя, предпримет следующие действия
Образцы и формы доступны для скачивания.
Обязательно ли писать сопроводительное письмо
Законодательством не предусмотрена обязанность писать сопроводительное письмо к договору. При желании вторая сторона может просто обменяться пакетами документов, не вступая в контакт друг с другом.
Однако на практике сопроводительные письма пишутся очень часто, и не только потому, что сопроводительные письма — или сопроводительные письма — являются соблюдением делового этикета. Помимо указания на то, что договор направляется другой стороне, письмо может содержать следующую информацию
Таким образом, сопроводительное письмо к договору может значительно облегчить обмен информацией между договаривающимися сторонами.
Кто пишет письмо?
Сопроводительное письмо пишет непосредственно сотрудник договорного отдела или бухгалтерии, либо любой другой сотрудник, ответственный за договорную переписку. Это лицо определяется как исполнитель завещания. На него возлагаются следующие обязанности
Сопроводительное письмо подписывается ответственным лицом организации. После подписи ответственного лица письмо получает выходной номер и отправляется контрагенту соответствующим способом.
В некоторых случаях договор может потребоваться переслать из одного отдела организации в другой, например, для согласования проекта. В этом случае вместо письма оформляется меморандум о взаимопонимании, подписанный самим руководителем.