Есть ряд специфических отличий в движении российских документов, которые требуют дополнительных возможностей СЭД-решения. HR-департаменту достаточно выполнять задачи электронного документооборота или архивирования. Рассмотрим конкретно последний пример и поговорим о специфике на данный момент.
В настоящее время решение для управления файлами является фактическим расширением системы электронного документооборота. В настоящее время СЭД используются для управления жизненным циклом документов в организации, автоматизации и роботизации различных задач с целью снижения накладных расходов, обеспечения учета и аудита и т. д. Это абсолютно актуально как для документов, так и для архивов, используемых в хозяйственной деятельности.
Документы в организации сохраняют свою актуальность после завершения операционно значимых действий. Во-первых, почти все организации обязаны хранить документы в соответствии с юридическими обязательствами. Во-вторых, документы являются частью корпоративных больших данных и одним из источников массивов данных, из которых в дальнейшем можно анализировать и извлекать информацию, имеющую отношение к бизнесу. Файлы необходимо упорядочить, и эффективным решением является отправка используемых документов в озеро данных.
Напомним, что документы могут быть как электронными, так и бумажными, и последними также необходимо управлять, например, быстро искать нужный документ.
Архивирование: требования к оцифровке и правовые нормы
Организация архива — группа задач в рамках СЭД, учитывающая особенности соответствующей позиции, в том числе требования законодательства. Жизненный цикл документа не заканчивается после закрытия последнего связанного с ним поручения». — Примечание Анастасии Меницкой, владельца продукта системы «Архивное дело» в «Масштабных решениях» (группа ЭОС). — Документы отправляются в файл. Это гарантирует, что с файлами можно будет работать в будущем. Это важно для компаний. Кроме того, в некоторых случаях доступность файлов является требованием закона». Современная СЭД должна быть оптимизирована под структуру организации и ее бизнес-процессы, но при этом решение должно соответствовать законодательству Российской Федерации, особенно в части персональных данных, архивирования и т. д. Напомним, что Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» был принят в 2004 году, и в настоящее время готовится его обновленная версия.
Для автоматизации архивного дела используются основные СЭД и тесно интегрированные функциональные модули корпоративных заказчиков, которыми могут быть как коммерческие компании, так и государственные службы. Для работы с файлами ЭОС разработала дополнительный функциональный раздел «Архивное дело», хотя в решении «ЭОС Платформа» для создания СЭД предприятия, например, рассматривается текущий статус этой позиции. Сегодняшняя версия 6.2.
‘Дело-Архив’ прошла более чем трех пятилетний курс развития и соответствует современным требованиям и наилучшим методам сложившейся практики управления файлами. Система обеспечивает автоматизацию всех процессов архивной службы, от составления номенклатуры дел до подготовки передачи документов на постоянное хранение, когда источником комплектования является учреждение». — говорит Анастасия Меницкая.
В новой версии появились новые возможности, но прежде чем говорить об изменениях в функциональности, отметим изменения в необходимом технологическом стеке.
Импорт независимости, а не внедрение импорта
Специфические требования к СЭД со стороны российских заказчиков стали одной из причин исторического доминирования отечественных решений в этой области. Однако введение крупных санкций также повлияло на этот раздел и сыграло очень важную роль. В данном случае речь идет уже не о привычном замещении импорта — в большинстве случаев программные решения и раньше были российскими, — а о достижении вводной независимости.
Российское программное обеспечение должно быть «отвязано» от потенциально опасных решений мирового уровня. В настоящее время фреймворки, ранее использовавшиеся для разработки российских программных решений, в том числе СЭД, оказываются источником риска, так как во многих случаях они потенциально санкционны. Срочные проблемы с обновлением данных — например, СУБД и программных библиотек — могут создать риски кибербезопасности решения и снизить возможности для дальнейших продуктов. Обратите внимание, что это касается как коммерческих решений, так и, в некоторых случаях, реализаций свободного программного обеспечения. При ближайшем рассмотрении FOS не всегда оказывается безопасной — иногда она может стать жертвой санкций, наложенных финансированием открытого исходного кода, иногда может содержать «закладки» и т. д. Поэтому не всегда безопасно использовать ее для построения решения. — Поэтому каждый фрейм должен быть тщательно проанализирован на предмет устойчивости к санкциям, прежде чем использовать его для построения решения.
Необходимо предпринять шаги для обеспечения независимости от обращений как к платформе СЭД, так и к отдельным операционным блокам. Именно так поступила компания EOS, создав новую версию «Архива Дела». В настоящее время решение, начиная с версии 6.1, полностью независимо от импорта. Система принимает издания, работающие под управлением российских операционных систем («Астра Линукс», Redos и др.), и взаимодействует с офисными программными продуктами, которые становятся все более популярными и независимыми от импорта («Миофис», «R7. Office» и др.). . . Кроме того, «Архивное дело» теперь может работать на защищенном от санкций российском технологическом стеке. Именно эта версия доступна на компьютерах, построенных на процессорах «Байкал» и «Эльбрус».
Независимый импорт из СУБД Microsoft SQL Server и Oracle теперь можно перенести на PostgreSQL, говорит Анастасия Меницкая. Конечно, «Архивное дело» входит в единый реестр российской программы «Компьютеры и базы данных». Однако, помимо внедрения инструментов, облегчающих миграцию и обеспечивающих независимость от дополнений, новая версия «Архивного дела» имеет ряд других существенных отличий
Оптимизация интерфейса: в соответствии с тенденциями и вызовами времени
Важно: клиентская составляющая «Архивного дела» полностью перенесена в интернет. Ранее клиентами системы были офисные приложения, но в современных условиях, когда у пользователей могут быть компьютеры с разными операционными системами и даже разными материальными платформами, потребовались концептуальные изменения.
В последней версии был значительно переработан интерфейс Archivedera. Изменения направлены на оптимизацию привычного поведения и соответствуют современным тенденциям, говорит Анастасия Меницкая. Последнее упрощает взаимодействие с системой для пользователей, привыкших к взаимодействию с современными программными продуктами. Возможность работы с файлами через браузер значительно упрощает и, соответственно, удешевляет организацию побочных процедур для корпоративных клиентов.
Функции: рост продолжается
Функции системы, непосредственно связанные с архивными операциями, были улучшены и значительно расширены. Среди основных изменений в обновленных модулях можно отметить дополнительную функциональность для работы с оригинальными документами, инструменты для работы с потоками, применение опций хранения внешних файлов и появление тем, ориентированных на сотрудников. Улучшен инструмент поиска. Расширена функция поиска по характеристикам и добавлен поиск по коду.
В соответствии с текущими запросами пользователей добавлена возможность одновременной работы с делами и предположениями, улучшены возможности записи, публикации и возврата дел/документов. Реализована возможность ведения множества файлов в рамках установки системы. Система аккумулирует оптимальные практики управления файлами», — говорит Анастасия Меницкая. — Наше решение предоставляет все необходимые инструменты для автоматизации процесса, а использование новейшего технологического стека снижает затраты на адаптацию, другие решения и последующую техническую поддержку».
Функциональность раздела «Архивные дела» теперь практически идентична той, что доступна в частной СЭД ЭОС. Это касается и возможностей настройки, начиная с выбора языка интерфейса и заканчивая, например, доступностью номенклатуры панелей инструментов no-code/low-code для существующих.
Что будет дальше?
Разумеется, развитие системы продолжается. Среди усовершенствований — поиск полнотекстовых функций для обработки информационных заявок и предоставления электронных документов по запросу, а также процесс уничтожения электронных документов. Это сложная техническая задача. Также будет улучшена возможность работы с архивами научно-технической документации. Их формат существенно отличается от формата контролируемых документов.
Поддерживается хранение файлов без корректировок. Это необходимо для повседневной работы компаний, которым помимо традиционных архивов приходится работать с «озерами данных». Там необходимо собирать неструктурированную информацию из различных источников во всех формах, включая аудиовизуальные материалы.
Оптимизация работы с файлами: современные подходы
Проект «Оптимизация работы с файлами» предполагает разработку и внедрение современных подходов к сохранению и восстановлению организации документов в файлах. Цель проекта — повысить эффективность работы архивного отдела за счет внедрения новых технологий и методов.
ИДЕЯ ПРОЕКТА: Идея проекта заключается в улучшении работы архивного отдела за счет внедрения новых подходов к организации и хранению документов.
Цель проекта: Цель проекта — повысить эффективность работы архивного отдела.
ПРОБЛЕМА: Проект решает проблему неэффективной работы архивных отделов, связанную с устаревшими способами организации документов и затрудненным поиском необходимой информации.
Целевая аудитория: сотрудники архивного отдела, руководство компании.
Задачи проекта: 1. исследование существующих процедур в архивном отделе. 2. исследование существующих процедур в архивном отделе. 2. анализ существующих проблем и точек перегруженности. 3. разработка новой системы организации документооборота. 4. подготовка и применение современных технологий хранения и восстановления документов. 5. обучение сотрудников работе с обновленной системой.
Роли в проекте: руководители подразделений, массовики-затейники, специалисты по информатике, HR-тренеры.
Ресурсы: материальные ресурсы: современное архивное оборудование, программное обеспечение. Временные ресурсы: время на обучение и внедрение новых систем.
Продукт: разработка новой системы организации документов и восстановления информации, U P-Date архивный процесс.
Важность
Описание работы, актуальность, задачи, цели, тематика тем, включенных в работу. Содержание доступно только авторам платных работ
Раздел «Актуальные проблемы работы
Анализ основных проблем, стоящих перед архивным разделом: перегруженность документами, неструктурированное хранение, трудности восстановления информации, методы расширения. Содержание доступно только авторам платных проектов
Современные подходы к организации документов в делах
Обзор современных методов и технологий организации документов в делах: электронные файлы, облачные хранилища, автоматизированные системы управления документами. Контент доступен только авторам платных проектов
Эффективные методы восстановления информации в файлах
Исследование современных методов восстановления информации в файлах: метаданные, индексы документов, поиск по ключевым словам, использование методов машинного обучения. Контент доступен только авторам платных проектов
Автоматизированные системы управления документами
Обзор существующих автоматизированных систем управления документами в файлах: особенности, преимущества и примеры успешного применения. Контент, доступный только авторам, оплатившим проект
Обучение персонала работе с обновленными системами
Подход к обучению сотрудников архивного сектора работе с новой системой (тренинги, семинары, онлайн-курсы, практические занятия). Контент доступен только авторам проекта
Преимущества применения новых технологий хранения
Исследуйте преимущества использования новых технологий для хранения документов в файлах: преимущества повышения доступности информации, ускорения процедур восстановления и сокращения времени администрирования. Контент доступен только авторам платных проектов
Разработка новой системы организации документооборота
Шаги и этапы разработки новой системы организации документов в файле: анализ требований, структурное проектирование, выбор и тестирование технологии. Содержание доступно только авторам платных проектов
Инновационные подходы к хранению документов в файлах
Исследование новейших технологий и методов хранения документов в файлах: блокчейн, цифровые подписи, системы контроля публикаций. Контент доступен только для авторов платных проектов
Исследование существующих проблем и перегрузок
Детальный анализ существующих проблем и точек перегруженности в работе архивного сектора: выявление, обуславливающее обнаружение основных барьеров для эффективной работы. Контент доступен только для авторов платных проектов
Повышение эффективности работы архивного сектора
Методы и стратегии повышения эффективности работы архивной секции за счет оптимизации процедур, внедрения новых технологий и обучения персонала. Контент доступен только авторам платных проектов
Новые порядки регистрации, хранения и публикации архивных документов
С 17 сентября 2023 года будут обновлены правила хранения архивных документов. Изменения необходимо учитывать при работе не только с кадровыми, но и с бухгалтерскими документами. Просим вас проинформировать о процессе учета, хранения и выдачи архивных документов с учетом новых правил
Как оптимизировать налоги
Как законно снизить налоговую нагрузку
Получите бесплатный контрольный лист от ОСНО и УСН!
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам
Мой бизнес-офис
Справочно-правовая информационная система для бухгалтеров, юристов, HR-специалистов и консультаций экспертов.
Рекламирует ООО «Мое дело», НДС.
Топ-5 по хранению документов в организациях: риски и решения
Архив документов — это не шкаф, заполненный большим количеством файлов и папок, а инструмент, применяемый в деятельности любой организации. Благодаря архивам компании могут общаться с государством, поддерживать текущий документооборот, отвечать на внутренние и внешние запросы и защищать свои интересы в спорах.
Для того чтобы организация могла эффективно функционировать в рамках правового поля, необходимо наличие документации. Эксперты «1С» знают все об организации архивного хранения документов и могут подсказать, как избежать пяти ключевых ошибок, которые могут нанести серьезный ущерб вашей организации.
Ключевая ошибка. Неумение хранить документы.
Или не хранить их вообще. Это касается и печатных носителей, и электронного документооборота. Если ваши файлы не организованы должным образом, вы не сможете в нужный момент найти необходимые справки, проверить платежи, рассчитать сотрудников или подготовить отчеты для налоговой инспекции. В результате вы тратите время на поиски документов, игнорируете тот факт, что их можно найти, и можете потерять деньги, в том числе штрафы от государства.
Чтобы избежать проблем, компаниям достаточно ознакомиться с Федеральным законом 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года о правилах хранения документов. В этих двух документах подробно описано, как правильно хранить и учитывать документы, чтобы государство не предъявило претензий к организации.
Обратите внимание, что правила одинаковы для государственных и коммерческих организаций. Нарушения влекут за собой административные штрафы в размере от 10 000 до 300 000 рублей.
Вторая ошибка. Храните все документы, независимо от срока их хранения.
Это не является обязательным. Если все организации и учреждения будут постоянно хранить все административные и электронные документы, то их просто некуда будет складывать, а серверы займут весь населенный пункт. Предприятия просто утонут в потоке документооборота, а людей в наказание можно будет отправлять в архив.
Поэтому законодатель определил срок хранения для каждого вида документов и собрал эту информацию в специальный перечень, утвержденный приказом Росалкогольрегулирования № 2. В нем документы сгруппированы по сферам управленческой деятельности и разделены на временные и постоянные в зависимости от срока хранения.
Проверьте файлы. В них может оказаться большое количество ненужных листов бумаги и терабайты ненужной информации.
Третья ошибка. Неумение отслеживать документы.
Да, именно так. Недостаточно просто хранить документы — нужно еще и знать, что у вас есть, где вы это храните, сколько у вас есть и куда складывать новости. В большинстве случаев проблемы с ведением дел возникают, когда в компании нет архивариуса — сотрудника, отвечающего за дело. Это специалист, который знает, какова номенклатура дел, как долго хранятся документы, когда сохраняются документы из определенных отделов и адресов и как объединять электронные документы в дела.
Архивариус следит за всеми документами в организации, проводит перепись, формирует фонды и следит за тем, чтобы ни одна бумага или дело не пропали.
Для облегчения архивирования существует специальное программное обеспечение, которое позволяет упростить систематизацию процедур и автоматически поддерживать хранение документов в образцовом порядке.
Ошибка номер четыре. Тщательно выстраивать свою аргументацию
Во-первых, разберитесь в терминологии. Кажется очевидным, что такое документ. Это бланк или электронный файл, в котором записана информация о деятельности организации или сведения о договорах, счетах, квитанциях, подробных записях, результатах использования и т. д.
Дело — это документ или группа документов по теме, сконцентрированные под обложкой на один срок хранения. Дела формируются по объектам деятельности. Например, приказ о назначении одного сотрудника нельзя объединить с приказом о назначении справки о доходах другого сотрудника. Или правила бухгалтерского учета компании с правилами пожарной безопасности.
Самая серьезная ошибка — создание папок из документов с разными сроками хранения. Это может уничтожить или, наоборот, сделать бесполезными нужные документы. Другая сторона небрежности — излишняя бюрократия. Сотрудники, не знакомые с правилами архивирования, могут тратить лишнее время и ресурсы компании на бесполезные задачи. Например, на подшивку временных томов в постоянные. Чтобы избежать этого, рекомендуется еще раз вернуться к нормативным документам по организации и ведению дел.
Ошибка номер пять. Несоблюдение электронного документооборота.
Системы автоматизации бизнеса упростили жизнь работникам. Им не нужно держать в голове множество данных, вести полные таблицы вручную, набирать документы или разносить их по офису. Но вот ключевая ошибка в делопроизводстве — отсутствие единого электронного файла документов.
Например, файл, созданный в бухгалтерской системе, со временем может потерять свои юридически значимые свойства документации, надежности, достоверности и целостности, если вы оставите его там. Вы не сможете использовать такой документ в работе, если он вдруг понадобится. Более того, некоторые внутренние системы могут просто потерять нужный документ. Поэтому создание и ведение электронных файлов документов является необходимым условием эффективной работы организации. Такие файлы «собирают» документы из всех внутренних систем, кладут их «на полку» и хранят в соответствии с требованиями законодательства. Все деловые документы находятся в одном месте и в полном порядке.