Я пишу вам по поводу вашего недавнего поведения в отношении [опишите конкретную ситуацию с ошибкой]. Мне не нравится такое поведение с вашей стороны, и я хотел бы, чтобы оно прекратилось. Я не намерен втягивать в этот спор нашего руководителя. Вы прекрасно понимаете, что ваш поступок является нечестным. Именно поэтому я не отправляю копию этого письма ни одному из руководителей. В любом случае, если подобное поведение продолжится в будущем, я без колебаний проведу встречу, чтобы обсудить это открыто».
Оскорбительное или нечестное поведение на рабочем месте следует пресекать в зародыше. Поэтому важно, чтобы руководители сообщали о любых непосредственных угрозах, которые могут привести к конфликту», — объясняет Мастерсон. Большинство ваших коллег просто извинятся и признают, что вы были правы. Дайте им возможность сделать это, прежде чем выносить вопрос на более высокий уровень разбирательства».
Когда вы должны сообщить своей команде о том, что совершили ошибку?
К сожалению, вы должны сообщить, что [вставьте сюда название проекта] развивается не так, как ожидалось. Мои действия во время [вставьте здесь краткое название проблемы] помешали прогрессу, и мне необходимо [вставьте здесь шаги по решению проблемы], чтобы стабилизировать проект и улучшить ситуацию. Я уверен, что проект скоро вернется на круги своя, хотя в таком проекте может потребоваться много проб и ошибок.
С личной точки зрения, отправлять такие письма может быть очень сложно, поэтому сохраняйте позитивный настрой. Мастерсон поддерживает эту идею. Самое главное — это позитивный настрой», — говорит он. Как руководитель или рядовой сотрудник, вы должны признать перед другими коллегами, что ваше поведение привело к чему-то, что может снизить их общий моральный дух». Важно быть честным и убедительно заявить, что вы можете исправить ситуацию и свести к минимуму общий ущерб от ошибки».
Когда следует предлагать коллегам конструктивную критику
Я пишу вам о вашей последней работе. Несмотря на ваши самые щедрые усилия, которые мы, безусловно, заметили и оценили, невозможно было не заметить недостатков в плане [здесь объясняются ошибки в работе]. Для всей команды было бы полезно, если бы вы постарались исправить эту проблему, улучшив качество работы в области [укажите здесь область для улучшения]. Это будет полезно не только для долгосрочной выгоды компании в целом, но и для вашего личного профессионального развития».
Мастерсон добавляет: «Ключевым моментом здесь является конструктивный элемент вашего письма. Потому что если вы просто критикуете коллегу, не предлагая путей улучшения и изменения, он, похоже, взорвется в кипящем душевном раздрае. Решающее значение имеет письмо, в котором вы уверены, что если предпринять необходимые шаги, то ситуация, несомненно, улучшится».
Что следует учесть?
Прежде чем писать коллективное заявление, стоит разобраться: что следует учитывать при написании коллективного заявления? Чтобы учесть коллективные обращения, нужно помнить.
При составлении отчета требования всех участников должны быть одинаковыми. Если жалоба отдельного члена коллектива не относится ни к одному из требований петиции, лучше исключить его из списка.
Обычно сбор точной информации от каждого члена коллектива является обязанностью заявителя. Если проблема общая и у каждого есть законные претензии, следует выбрать доверенное лицо, которое будет представлять интересы всей группы.
ВНИМАНИЕ! Чем больше людей вовлечено в дело и подписало петицию, тем больше вероятность того, что получатель примет срочные меры.
Написание письма, чтобы получить ответ от коллеги
Единственное правило, уместное на всех этапах, — поставить себя на место получателя.
Вот несколько хороших правил, которым стоит следовать.