Компания планирует открыть новый завод. Предполагается, что заготовки и полуфабрикаты будут храниться на производственном складе для организации многономенклатурного производства. Сырье закупается путем размещения заказов у поставщиков. После подтверждения оплаты сырье поступает на склад в течение полутора-двух месяцев. Выемка материалов в процессе производства и выпуск полуфабрикатов происходят в разные дни. Количество продукции, выпускаемой на разных этапах производства, может превышать 20 тонн в день. Ежедневно вводится более 50 документов, связанных с функциональным производственным учетом. В связи с нехваткой персонала все функции функционального учета производственных затрат и фактического производства выполняются техническими специалистами. Для оперативного учета производства компания использует 1С 8. 3 «Управление компанией». Заказчик хочет: 1) Оптимизировать работу технических специалистов и упростить документирование производственной деятельности — 2) Сохранить целостность данных и уйти от индивидуальной ответственности за ведение рецептур — 3) Обеспечить историческую последовательность введения документации производственной деятельности для каждого этапа производства. 4) Исключение ситуаций ретроактивного удаления материалов с отрицательным балансом.
2. решение проблем 1с 8 унф
Используйте руководство шаг за шагом:
Что такое документооборот для современной компании? Прежде всего, это система обработки документов с момента их создания или получения до отправки или завершения работы в организации.
В зависимости от назначения документ может быть внутренним (например, регламенты, приказы, инструкции, листы согласования), если он создается внутри компании и не пересекает ее границ, или внешним, если документ является внешним по отношению к компании. Для сверки с контрагентами используется сама организация (например, договоры, накладные, различные законы). Как показывает практика, компании сталкиваются с трудностями в обоих случаях.
Какие проблемы существуют с распространением документов на предприятиях?
По статистике, российские организации сталкиваются со следующими проблемами в области документооборота
1. отсутствие регламентов и документации, описывающей бизнес-процессы. Сотрудники не понимают всего объема своих должностных обязанностей, что приводит к срывам сроков, нарушениям производства и преднамеренным/непреднамеренным ошибкам. Например, это происходит из-за отсутствия регламентации взаимодействия между различными частями организации.Взаимодействие между частями организацииНапример, из-за отсутствия регламента взаимодействия между отделами организации сотрудники склада могут просто не знать о необходимости предоставлять какую-либо документацию в бухгалтерию.
2. отсутствие документации, помогающей минимизировать риски в спорах с регулирующими органами. Здесь рассмотрены некоторые примеры. Например, во многих организациях премии выплачиваются на регулярной основе, но единственным документом, подтверждающим это, является приказ о премировании и премия.Положение о вознаграждении за труд.В общем и целом. При этом детальный расчет показателей премирования отсутствует. А проверяющие органы неоднократно указывали на его необходимость (например, письмо Налоговой службы РФ от 1 апреля 2011 г. № КЕ-4-3/5165, письма Минфина России от 22 сентября 2010 г. № 03-03-06)/1/ 606, от 26 февраля 2010 г. № 03-03-06/1/92). Стоимость налоговых рисков может быть значительной для компаний.
Так же многие производственные компании не оформляют документы, подтверждающие выпуск готовой продукции с производства (во многих случаях такой документацией ошибочно считается товарная накладная по форме № МХ-18, в которой указывается только факт передачи продукции на склад, но не реквизиты отгрузки). (о том, что товар был выпущен из производства). Учитывая данную ситуацию, в ходе проверки может быть оспорена вся стоимость произведенной продукции.Стоимость произведенной продукции..
3. период времени, необходимый для согласования документа с целью принятия стратегического решения. Очень часто для того, чтобы подписать договор/отправить платеж, необходимо согласовать это мероприятие с разными подразделениями организации (юридическая служба, служба безопасности, директора и т. д.). Это только вызовет негативные чувства и разногласия с месяцем и командой.
4. не препятствует вытеснению документов от контрагентов. Например, документы, связанные с реализацией продукции (особенно форма тарифа № Торг-12), часто не возвращаются покупателем или возвращаются с большими задержками. Хотя при сотрудничестве с регулирующим органом этот вопрос не представляет серьезного риска, выручка компании может быть не проверена в ходе аудита.
Этот список отнюдь не является исчерпывающим и может быть легко продолжен.
Повышение эффективности внутреннего документооборота
Внутренний документооборот рекомендуется перевести только в электронные формы в отдел согласования и контроля (это инструкции, директивы, листы согласования и т. д.). На практике это может выглядеть следующим образом: при подписании договора: отдел, ответственный за создание раздела, ставит задачу принять документ у всех заинтересованных лиц и устанавливает срок выполнения работы. Лист. Аналогичным образом можно определить внутренние задачи (задания, обязательства и т. д.) и проконтролировать их выполнение. Для каждого сотрудника определяются индивидуальные права доступа. Новейшие программные продукты (например, единая форма) позволяют выполнять эти задачи.
С другими внутренними документами ситуация сложнее. Например, закон не запрещает оформлять документы (например, счета-фактуры) в электронном виде и заверять их электронной подписью. Однако в настоящее время в нем не разъясняется возможность использования такого подхода и позиция аудиторского органа по вопросу принятия/непринятия таких внутренних цифровых документов в качестве доказательств. Поэтому рекомендуется распечатывать такие документы в печатном виде и дождаться дальнейших разъяснений регулятора.
Как ускорить внешний документооборот
Внешний поток электронных документовОн получает все большее распространение при составлении таких документов, как акты выполненных работ, счета-фактуры и товарные накладные формы № 2. ТОРГ-12 и универсальные транспортные документы (кстати, еще одна оптимизированная альтернатива ТОРГ-12). Все эти документы должны быть подписаны электронной подписью (согласно Федеральному закону № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи»). Обратите внимание, что в счет-фактуру необходимо включать только специальные электронные подписи.
Однако главный парадокс заключается в том, что даже если документ может быть заверен электронной подписью, его, скорее всего, придется распечатать (например, бланк накладной должен быть подписан получателем, но у сотрудника торгового партнера может не быть подписи). (Цифровые подписи). Не все формы электронных документов могут быть представлены на проверку в налоговую инспекцию, а только те, которые соответствуют формату ФНС России (утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551@). Тем не менее, удобство использования электронной подписи проявляется, прежде всего, в значительном сокращении времени, необходимого для изготовления документа. Во многих случаях компании не хотят переходить на электронный документооборот из-за того, что их торговые партнеры отказываются принимать электронные документы. Выход из этой ситуации очень прост. Вам необходимо договориться со своей организацией о возможности одностороннего подписания документов в электронном виде и официально закрепить этот факт в договорных отношениях.
3. подготовитьГрафик документооборота— Документ, описывающий выполнение всех бизнес-процессов в организации. Обратите внимание, что составление такого графика является обязательным для каждой организации (ПБУ 1/2008, п. 4). В нем должно быть предусмотрено следующее:.
4 Обеспечьте соблюдение и выполнение графиков с помощью регулярных контрольных мероприятий. Например, бонусы менеджеров по продажам могут быть напрямую связаны с тем, в какой степени документы возвращаются клиентами.
Подводя итог, мы хотели бы подчеркнуть, что процесс создания системы управления документами в компании должен быть систематическим, а не разовым, и должен развиваться в соответствии с требованиями бизнеса и технологий.
Для обсуждения статьи посетите наши группы в социальных сетях.