Как оформить копии трудовых книжек так, чтобы сотрудники различных служб или банковских учреждений не могли их запросить? Сделать это можно двумя способами
Заверять копию имеют право уполномоченные сотрудники, в том числе директора, главные бухгалтеры и работники отдела кадров. Трудовая книжка гражданина, работающего у частного предпринимателя, должна быть заверена самим частным предпринимателем.
Как сделать копию трудовой книжки? Задача сделать копию трудовой книжки обычно возлагается на отдел кадров. Этот же отдел отвечает и за соблюдение законодательства.
Последовательность действий сотрудника
Чтобы получить копию трудовой книжки, сотрудник должен выполнить определенные действия.
Руководство организации не имеет права отказать работнику в выдаче копий ни при каких обстоятельствах.
Срок действия копий документов
Срок действия копии рабочего документа зависит от требований запрашивающей организации. В качестве примера можно привести многие кредитные и социальные учреждения. Копии должны быть в течение одного месяца с даты проверки. Для других организаций этот срок может быть больше. Рекомендуется уточнить это заранее.
Если после копирования трудовой книжки в нее будут внесены новые записи, независимо от того, сколько времени прошло с даты заверения, копия автоматически станет недействительной и не должна быть отправлена куда-либо еще.
Дополнительная информация о создании копии для банка.
Как сделать копию трудовой книжки, если целью сотрудника является получение банковского кредита? В соответствии с правилами, указанными выше. В то же время запись в документации должна гарантировать, что заемщик продолжает работать на определенной должности. Аттестация должна учитывать оттенки.
Более полную информацию по этому вопросу можно найти на сайте КонсультантПлюс. Тестовый бесплатный доступ к системе на два дня.
Когда нужна копия трудовой книжки?
В трудовой книжке фиксируется весь профессиональный маршрут. Эта информация может потребоваться не только при трудоустройстве. Действительная копия документа требуется в следующих случаях.
Оформление заверенной копии трудовой книжки часто делается в качестве страховочного клапана на случай, если в будущем возникнет ситуация, когда потребуется такой документ. Такой подход решает многие проблемы и помогает в непредсказуемых ситуациях, когда оригинал может быть трудно получить. Высшее насилие встречается относительно редко, но не исключено.
Как показывает практика, процесс восстановления данных из книжек (особенно если мест работы много) крайне сложен и требует времени, сил и нервов. Многие люди привыкли хранить копии важных документов «на все случаи жизни». Трудовые книжки — не исключение. Нет ничего сложного в том, чтобы получить копию по запросу без объяснения причин.
Как заверять копии
Копии заверяются после скрепления каждой страницы или всего документа. В последнем случае на титульном листе ставится бумажный штамп с указанием количества страниц. Обязательными являются надпись «Копия верна», регистрация должности сотрудника с копией документа и указание даты.
Также делается запись о том, что сотрудник по-прежнему работает в данной организации, в которой хранится оригинал трудовой книжки. Законодательство не регламентирует требования к оформлению стандартных записей. Отметка «копия верна» может быть проставлена штампом или вручную.
Трудовые книжки не корректируются. Однако следует учитывать, что они должны полностью соответствовать оригиналам. Поэтому любые изменения, которые вы внесете, сделают новую регистрацию недействительной. В любом случае необходимо выслать новую версию.
Также стоит заранее уточнить допустимый срок давности регистрации в учреждении, где требуется копия трудовой книжки. Например, в случае с банками, официальными требованиями по кредитам — дата прилагаемого документа не должна быть больше одного месяца.
Если требуется копия трудовой книжки:
Если требования ГОСТа не будут учтены, копию могут не принять, а в случае неправильно оформленной копии трудовой инспектор вправе оштрафовать работодателя.
Как заверить трудовые книжки
Условия и порядок выдачи копий трудовых книжек
Для получения копии трудовой книжки работник заполняет письменное заявление и подает его в бухгалтерию или отдел кадров. Бухгалтерия оформляет копию и выдает ее работнику в течение трех рабочих дней со дня получения.
Согласно рекомендованному ГОСТу, существует два варианта маркировки копий документов: для внутренних или внешних пользователей (п. 5.26 ГОСТ Р 7. 0. 97-2016).
Если сотрудник работает в компании по совместительству, копию можно запросить. В этом случае бухгалтерия должна подписать копию трудовой книжки знаком «Положительно» с указанием должности лица, заверившего ее, должности и даты заверения.
Для внешних пользователей
Если сотруднику требуется копия для предоставления в другую организацию, например, в банк или паспортно-визовый центр, бухгалтерия должна обязательно указать, где хранится оригинал, источник, номер и год выдачи копии. В случае, если у сотрудника возникла необходимость предоставить копию в другую организацию, например в банк или паспортно-визовый центр, бухгалтерия всегда должна указать, где хранится оригинал, источник, номер и год изготовления копии. Затем запись должна быть скреплена печатью или штампом работодателя.
Важно! Если работник мобилизуется и требует копию трудового договора, работодатель обязан выдать ему копию. На период мобилизации работодатель приостанавливает, но не расторгает трудовой договор с работником.
Срок действия
Закон не устанавливает срок действия копии трудового договора. Этот срок может быть ограничен организацией, в которую работник представляет копию. Например, банки при выдаче кредита требуют предоставить копию в течение одного месяца. Также при получении загранпаспорта срок действия составляет две недели. Вы также можете спросить у своего сотрудника о сроках.
Как заверять копии онлайн-работ:.
В МФЦ выдается бумажная копия трудовой книжки, а в Госуслугах — электронная, подписанная усиленной специальной электронной подписью (УКЭП). И только в ПФР можно выбрать формат (электронный или бумажный) копии трудовой книжки.
Работник также может получить копию рабочего дела работодателя. Однако это ссылка на форму CTD-R Employment Information Form. Эта форма представляет собой электронную «копию» книги регистрации трудовых книжек. Сведения о работе заносятся в тот же том, что и в форму STD-PFR. Основной недостаток СТД-Р в том, что копия содержит информацию о работе только в данной организации.
Бумажные формы СТД-Р подписываются и скрепляются печатью руководителя организации. Если сертификат выдается в электронном виде, он должен быть аккредитован UKEP. Работодатель обязан выдавать такую справку сотрудникам, у которых нет печатной трудовой книжки.
Сотрудники отдела кадров продолжают регулярно вести трудовые книжки всех работников, не отказавшихся от печатных форм.
Важно! Работник имеет право в любое время запросить у работодателя информацию по форме CTD-R. Бухгалтерская фирма также обязана выдать их в течение трех рабочих дней с момента запроса.
Штрафы за невыдачу
Если работодатель отказывается выдать заверенную копию трудовой книжки, он будет оштрафован в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.