Все организации обязаны вести бухгалтерский учет, в том числе и расчеты по заработной плате, которую необходимо вовремя выплачивать в нужном объеме, не забывая при этом удерживать налог. Одним из важнейших документов при начислении зарплаты является расчетный листок. Однако на практике бухгалтеры сталкиваются с вопросом, кто должен заполнять ведомости и как обеспечить их правильное заполнение. Для этого были подготовлены специальные инструкции. Вы также можете скачать образцы необходимых расчетных листков и образцы платежных ведомостей.
Заработная плата всегда начисляется и выплачивается работникам на основании документов (статьи 129, 132 и 135 Трудового кодекса РФ). Платежные ведомости используются для учета суммы начисленной заработной платы, а платежные ведомости — для учета выплат в кассе. Существует также смешанная платежная ведомость. Для всех этих документов компания может разработать собственные формы, но обычно использует типовые формы, разработанные Госкомстатом. — Т-51 — для финансовых отчетов- — Т-53 — для платежных ведомостей- — Т-49 — для расчетно-платежных ведомостей.
Если компания использует расчетно-платежную ведомость Т-49, ей не нужно использовать формы Т-51 и Т-53. Расчетно-платежная ведомость необходима для перечисления заработной платы на счет сотрудника и для формирования платежной ведомости. Поэтому она является первичным документом. Платежная ведомость позволяет вести правильный бухгалтерский учет заработной платы в компании. Ведомость должна быть сформирована для всех сотрудников, даже если они получают зарплату наличными. Ведомость № Т-51 должна быть составлена в одном экземпляре. Убедитесь, что все элементы стандартного формата включены в компьютеризированную платежную ведомость.
Заработная плата начисляется на основе системы, оплаты труда работника, тарифной сетки, положения об оплате труда, штатного расписания, штатного расписания, документов, определяющих размер заработной платы (ст. 129, 132, 135 ТК РФ.) Приказы о приеме на работу, трудовые договоры и т.д.), проверка критериев эффективности работы: рабочие команды, журналы работ, рабочие листы. В ведомости указывается заработная плата работника с учетом всех выплат и назначений за месяц. Все графы и элементы формы должны быть заполнены. При отсутствии доказательств заполнения в графе ставится прочерк. Сверка хранится в компании или у индивидуального предпринимателя не менее пяти лет с конца года. (Статья 276 Каталога унифицированных документов управленческого архива, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 20. 12. 2019, 236).
Лучше всего передать ведение расчетов специалисту по заработной плате или сверке. При отсутствии такого штатного специалиста этот документ может дополнить бухгалтер или другой бухгалтер, в обязанности которого входит начисление заработной платы.
Требования к квалификации руководителя и бухгалтера определены в профессиональных стандартах для «бухгалтеров». Требования к образованию и опыту работы бухгалтеров также определяются Законом о бухгалтерском учете (ст. 4, § 7). Высшее образование, аспирантура, опыт работы в области бухгалтерского учета и управления и другие требования профессиональных стандартов для бухгалтеров простых ООО не требуются (письмо Минтруда РФ от 4 апреля 2010 г. N 14-0/10/В-2253).
Согласно федеральному закону 402-ФЗ от 12 июня 2011 года «О бухгалтерском учете», все организации обязаны вести бухгалтерский учет, независимо от формы собственности, ведомственной принадлежности и налогового статуса. Под бухгалтерским учетом понимается формирование документированной и систематизированной информации об объектах бухгалтерского учета в соответствии с требованиями закона № 402-ФЗ и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности. 402-ФЗ и составление в соответствии с ним бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 2 ст. 1 Закона № 402-ФЗ). Статья 9 Закона № 402-ФЗ обязывает организацию составлять основные бухгалтерские документы, относящиеся к каждому событию хозяйственной жизни. Поскольку накопление заработной платы согласно п. 3 ст. 3 Закона № 402-ФЗ относится к событиям финансовой жизни организации, правила документооборота в полной мере распространяются и на накопление заработной платы. Если в организации для накопления заработной платы используется расчетно-платежная ведомость, то для ее выдачи необходимо использовать Т-53 расчетно-платежная ведомость по кассовому аппарату — при выплате заработной платы путем перечисления на карточный счет работника (расчетно-платежная ведомость по заработной плате) документация предоставляется банком.
Кстати, следует отметить, что если заработная плата выплачивается организацией в течение всего месяца. Сумма, выплаченная непосредственно работнику, указывается в отдельной графе. Заполнение формы расчетной ведомости регламентировано в разделе 2 Указаний по применению и заполнению основного бухгалтерского документа по учету труда и его оплаты, приведенных в Декрете 1.
В РВ должны быть внесены следующие требования. -Номер документа. — Дата составления? — Отчетный период? — Номер рабочего места сотрудника? — ФИО сотрудника? — Должность? — Ставка заработной платы? — Количество отработанных часов? — Сумма задолженности по выплатам (зарплата, премии, социальные выплаты); — Сумма удержанных налогов? — Суммы, выплаченные организации? — Суммы, выплаченные работодателю? — Суммы выплат?
В поле «Начислено» указываются все суммы выплат из заработной платы (фонда оплаты труда) и любых других доходов, в том числе в виде имущественных вычетов. Понять порядок заполнения конкретных образцов, приведенных в следующей статье, несложно.
Используйте свой собственный бланк или скачайте стандартную форму T-51 для начисления заработной платы: начисление заработной платы
Чтобы облегчить заполнение формы, приведен пример бланка.
Платежная ведомость всегда подписывается лицом, подготовившим ее, обычно это специалист по начислению или выплате заработной платы. Она не обязательно должна быть подписана директором организации.
УЦ могут быть составлены на бумаге или в цифровом виде. В последнем случае он может быть подписан только специальной электронной цифровой подписью (QED). Заказать их могут специализированные операторы КЭП.
К 2022 году электронную подпись от имени компании сможет выдавать только Федеральная налоговая служба. Организации и лица, действующие от своего имени без доверенности, ссылаются на сертификат проверки. Как правило, это генеральный директор. Простым сотрудникам такие сертификаты подписи не принадлежат. Они подписывают официальные документы личной онлайн-подписью на основании разрешения организации. Физические лица могут получить личную подпись в уполномоченном торговом центре.
Форма Т-53: как правильно заполнить платежную ведомость
Несмотря на стремительное распространение пластиковых карт, многие компании продолжают выдавать зарплату наличными. Бухгалтер выполняет неквалифицированную работу и отправляет эту информацию в фонд учреждения. Там бухгалтер выдает деньги сотруднику. В этом случае формируется документ под названием «Расчетная ведомость». В нем отражается информация о задолженности по оплате труда, выданной за отчетный период.
Что такое расчетно-платежная ведомость и кому она должна выдаваться?
Расчетная ведомость — это документ, содержащий подробную информацию о зарплатной составляющей для конкретного сотрудника.
Если работодатель обязан выдать расчетный листок, см. в другой статье.
Работодатели должны обеспечить предоставление этой формы уведомления сотрудникам, с которыми заключен трудовой договор. Обязанность выдавать справку о состоянии заработной платы не распространяется на тех, с кем заключен трудовой договор.
Работники, получающие средний заработок, также должны быть уведомлены о размере и составе своих ежемесячных выплат. Например, тех, кого работодатель направляет на обучение на рабочем месте. Сотрудники, работающие по ученическому договору, не имеют права на клиринг, так как им выплачивается стипендия, а не средний заработок.
Кому не выдается памятка по клирингу
Если сотрудник уходит в отпуск, ему не нужно выдавать клиринговую записку перед отпуском. Также документ не выдается, если в течение месяца сотрудник не начислял заработную плату, независимо от того, находится ли он в декретном отпуске или нет, а также если сотрудник работает по договору подряда или на контрактной основе.
Какая информация должна быть включена в записку о начислении заработной платы
Расчетные ведомости обычно составляются в виде таблицы, и основные требования относятся к ее содержанию. Документ должен содержать следующие разделы
1. общая информация — название компании, подразделения, имена сотрудников и их должности, период, в котором отражается начисление, и ставка оплаты труда
2. информация о начислениях — сумма и количество выплат за период работы, премии, надбавки, рисковые льготы и т. д. Для каждого компонента начисления необходимо определить период (в днях или часах), за который накапливается та или иная сумма.
3. информация об оговорках (если таковые имеются) — например, питание, выплаты в пенсионный фонд, налог на естественный доход, поступления по обязательным правам собственности. Необходимо определить сумму и продолжительность накопления. Обязательно определить сумму и период, за который было произведено удержание.
4. данные об уже выплаченных суммах. Окончательная выплаченная сумма, т.е. то, что сотрудник имеет право получить «на руки».
Как отправить платежную ведомость
В Трудовом кодексе нет прямых указаний на формат выдачи расчетного листка работнику. Документ может быть оформлен в печатном или электронном виде. Основное условие — формат документа должен быть согласован с представителями профсоюзной организации, а выбор — закреплен в положении об оплате труда или ином локальном нормативном акте.
Бумажные формы возмещения расходов — самый распространенный вариант, и этот документ обычно выдается вместе с зарплатой. Если выдается бумажная платежная ведомость, необходимо вести специальную книгу учета. В нем ставится подпись сотрудника, подтверждающая выдачу расчетного листка. Подробнее о том, как вести и оформлять такой дневник, читайте в статье.
Однако все больше компаний отдают предпочтение электронным версиям. Если используется электронная версия ведомости по заработной плате, работодатель должен соблюдать следующие особые правила.
Электронные версии могут быть подготовлены в общедоступных форматах (doc, pdf, xls). Для того чтобы сотрудники были хорошо информированы о выписке по счетам, документ должен быть отправлен по электронной почте или размещен в специальной программе, доступной каждому сотруднику. Процедуры уведомления также должны быть предусмотрены местным законодательством.
Расчетные листки выдаются при последней выплате заработной платы в каждом месяце. По желанию работодателя уведомление может быть выдано на каждый платеж, включая авансовые платежи.