Какие смысловые элементы повышают вероятность того, что адресат ответит на вашу просьбу?
Следующие смысловые компоненты, используемые в письме, значительно повышают достоверность письма-просьбы.
Посмотрите на письмо-просьбу, написанное с использованием этих элементов
Уважаемый Андрей Иванович (личное обращение)
Обращаюсь к Вам с просьбой разрешить сложившуюся ситуацию путем реализации проекта XXX. (Личный адрес. Четкое указание содержания вашей просьбы)
Данная ситуация нас очень беспокоит, и мы хотим разрешить ее благоприятным для обеих сторон образом. (Важность ситуации для нас. Наше желание и заинтересованность в решении, выгодном для обеих сторон. (Уверенность и деловой стиль)
В соответствии с условиями договора №. А-122 от 20 декабря 2017 года. п. 4. 3. «МММ» направит в адрес «ООО» тестовые образцы за 60 дней до поставки запланированной продукции. В данном случае при личной встрече 04. 02. 18. Мы договорились, что отгрузка будет произведена вами на 10 дней раньше установленного договором срока. Мы зафиксировали этот факт в последующей переписке. Мы ожидаем получения образца чека в течение 01. 03. 19. Мы выполнили все работы по проекту с опережением графика. Однако на данный момент (03. 03. 19) мы еще не получили контрольный образец, что затрудняет качество дальнейших процедур. (Четкое представление статуса, использование данных. (Мы подчеркиваем важность нашей ситуации).
Я признаю, что определенные обстоятельства не позволяют вам выполнить условия контракта. Задержка по времени пока незначительна. Если вы сможете взять образцы 06.03.18, у вас есть все возможности для успешной реализации проекта. Это важно и для вас, и для нас. Мы убеждены, что вы заинтересованы в благоприятном развитии ситуации. (Уважение к характеру получателя. Возможность «сохранить предлоги». (В зависимости от качества ответа на запрос, обновление для позитивной перспективы)
Очень ценю информацию о действиях по выполнению нашего соглашения. (Четкое указание желаемых действий, вызвавших запрос. (Конфиденциальное и деловое общение).
Добрый вечер, Елена (личное обращение).
Обращаюсь к Вам с просьбой помочь в решении очень важной для нас проблемы. Это обеспечение питьевой водой участников предстоящего обучения (3 июля 2019 года) (личное обращение. Запрашиваемая информация Ясность. (Информация о важности нашей ситуации)
Характер ситуации: 3. 07. 19. Мы организуем обучение линейных менеджеров по трем линиям (всего 60 человек). В зависимости от различных ситуаций обучение проводится по субботам в D Finding. -12, A-13 и A-14. В классах этих зданий нет холодильников. Кроме того, покупка бутилированной воды не является выходом из ситуации (не входит в бюджет). В то же время людям нужна питьевая вода. Летом 8 часов в помещении — это очень важно, чтобы иметь возможность пить.
Выходом из ситуации является перенос одного холодильника из приемной финансового аудитора, руководителя службы качества в каждый класс и руководителя юридической службы (без негативных последствий для холодильника приемной, где обучение проходит в праздничные дни и один день отсутствия).
В мае 2018 года такое решение уже было использовано во время краткосрочного внутреннего обучения секретарей. Тогда этот вариант был применен по устной команде директора. (Четкое представление статуса, использование событий. Подчеркните важность ситуации для нас).
На данный момент ситуация может быть разрешена только при вашем личном участии. (Важность личной помощи со стороны адресата)
Елена, если вы можете нам помочь, мы будем вам очень благодарны. Пожалуйста, дайте мне знать, если сможете. (Выбор правильного стиля: уверенность — деловой стиль)
Помните, что вероятность получения положительного ответа на вашу просьбу во многом зависит от четкости, аргументированности, достоинства и умения слушать с уважением к получателю вашего письма.
Образец делового письма. Образец делового письма.
В этой статье вы найдете информацию о том, как обращаться с трудными письмами, которые часто встречаются в деловом общении. Здесь также представлены образцы деловых писем. Это письма, которые следует писать при нарушении деловых интересов. Это письма-просьбы и письма-жалобы.
Написание письма в такой ситуации — очень важный вопрос, поскольку сама ситуация очень сложная и важно, чтобы автор был компетентен, вежлив, корректен и в то же время умел твердо отстаивать свои деловые интересы.
Успешное разрешение трудностей «трудного» письма заключается в следующем.
Профессиональное письмо. Письмо-запрос (среда — партнерство, стиль — формальное сообщество, убедительная работа мероприятия).
Для рассмотрения возможности предоставления институту «Оптика» мер по обеспечению качества и надежности приборов КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемых институтом «Оптика» с 1992 года, в целях решения следующей задачи Присланные Вами данные позволяют институту собирать и контролировать необходимую информацию и способствовать более функциональному решению проблемы качества и надежности приборов КИП-12.
Пожалуйста, сообщите нам в ответном письме о своем решении помочь нам. Если вам нужна дополнительная информация для принятия решения, пожалуйста, также сообщите ее в ответном письме.
Профессиональное письмо. Просьба-приложение (остановка — сотрудничество, стиль — доверие — отход, убедительное использование событий).
Нас очень интересует вопрос повышения качества и надежности приборов КАП-12, которые мы выпускаем с 1995 года и которые нашли стабильное применение в работе Вашей компании с 1995 года. В связи с этим мы обращаемся к Вам с настоящей просьбой.
Для повышения качества и надежности прибора КИП-12 нам необходимы подробные данные о работе этого прибора в условиях эксплуатации. В реализации этого проекта мы очень рассчитываем на вашу помощь и непосредственное участие. Учитывая длительное и позитивное сотрудничество наших компаний, мы отнесемся к Вашей просьбе-предложению: помочь нам собрать и предоставить Вам статистику по работе прибора. Мы будем благодарны Вам за возможность сбора статистики по данным параметрам (подробности в приложении). Это позволит отслеживать эффективность работы устройства и принимать оперативные меры по повышению качества и надежности его работы.
Сообщите нам, если вы готовы помочь нам на первых порах. Если вам нужны дополнительные комментарии или у вас есть вопросы для принятия решения, мы готовы на них ответить.
Мы ценим ваши ответы и будем рады ответить на любые ваши вопросы.
Профессиональное письмо. Образец запроса Запросы и письма-жалобы.
(Отношение — сотрудничество — стиль — уверенность — убедительные черты на мероприятиях)
(Отношение — корпоративный стиль — использование мероприятий для привлечения официального бизнеса)
Просьба разрешить ситуацию путем реализации плана ABS.
В соответствии с условиями договора № А-122 от 2 июля 2010 г. За 60 дней до планируемой поставки продукции ООО «Стар» направляет контрольный образец продукции в ОАО «Росстанс» и уведомляет ОАО «Росстанс» о выполнении задания.
В соответствии с графиком (Дополнительное соглашение № 1 от 1 ноября 2010 г. к Конвенции А-122 от 2010 г.) дата планируемой поставки продукции — 01.10.2010. Дата проверки образца — до 02.08.2010. Сегодня — 04. 08. 2010 г. Мы пока не получили никакой информации об отправке образцов чеков.
До настоящего времени у нас не возникало никаких проблем при сотрудничестве с вашей компанией. Все договоренности, предусмотренные договором, были соблюдены. Мы уверены, что ситуация еще может быть исправлена.
Успех проекта ABS очень важен для нас. Поэтому мы просим вас до 6 августа 2010 года сообщить нам информацию об отправке контрольных образцов.
Мы надеемся, что ваш ответ прояснит ситуацию и снимет все опасения относительно успеха проекта.
От имени руководства ОАО «Росстанс» обращаемся к Вам в связи с необходимостью разрешения сложившейся ситуации путем реализации проекта ABS.
Мы вынуждены сообщить вам, что данная ситуация вызывает у нас серьезную озабоченность.
В соответствии с условиями договора № А-122 от 2 июля 2010 г. За 60 дней до планируемой поставки продукции ООО «Стар» направляет контрольный образец продукции в ОАО «Росстанс» и уведомляет ОАО «Росстанс» о выполнении задания.
В соответствии с графиком (Дополнительное соглашение № 1 от 1 ноября 2010 г. к Конвенции А-122 от 2010 г.) дата планируемой поставки продукции — 01.10.2010. Дата проверки образца — до 02.08.2010. Сегодня — 04. 08. 2010 г. Мы пока не получили никакой информации об отправке образцов чеков.
В сложившейся ситуации способность ООО «Стар» выполнить свои обязательства вызывает серьезные опасения у ОАО «Росстанс» и заставляет рассмотреть вопрос о применении санкций, предусмотренных пунктом 7.2 договора. 7. 2. Конвенции № А-122 от 8 июля 2010 года.
Во избежание этого просим Вас в срок до 8 июня 2010 года направить в наш адрес контрольный образец продукции и проинформировать о сложившейся ситуации.
Пожалуйста, примите к сведению нашу информацию. Мы уверены, что вопрос с пенсиями «с большой буквы» будет для вас гораздо менее болезненным.
Ознакомьтесь с нашей программой профессиональной переписки: