Если вместе с письмом отправляются другие документы, дополняющие информацию, указанную в послании, к письму следует создать приложение. Из статьи вы узнаете, как правильно отнестись к письму на предмет наличия приложения.
Состав приложений к письмам, подготавливаемых к отправке на почту
Особое значение правильное оформление приложений имеет при необходимости отправки сопроводительного письма по почте.
Поскольку в сопроводительном письме отправляются самостоятельные документы, которые могут быть доработанными документами или планами документов, к таким документам не допускаются дополнительные примечания или дополнительные требования. В связи с этим в сопроводительном письме размещается специальный элемент о наличии приложения, содержащий информацию о приложении.
Согласно ГОСТу, типовое приложение к письму, когда основной документ и приложение совмещены
Это вытекает из требований ГОСТа при оформлении приложения к письму. Оформление профессиональных писем по ГОСТу свидетельствует о профессионализме и ответственности исполнителя. То же самое касается и случаев, когда основной документ (письмо) совмещается с приложением. Это делается в первую очередь для того, чтобы адресату были отправлены независимые документы, никак не связанные друг с другом. Эксперты журнала «Секретарь-референт» подготовили пример оформления письма с приложениями: соблюдение требований ГОСТа гарантирует правильное оформление документа.
Стандартизация писем по ГОСТу: пример.
ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 предусматривает еще несколько вариантов оформления писем с приложениями.
Приложения не названы в тексте или их много. В этом случае указывают наименование документа-приложения, количество листов и экземпляров каждого приложения.
ГОСТ, стандартизация приложений внутри знака по образцу, где много приложений
Примечание: Формализация перечня отделений внутри персонажа по ГОСТу подразумевает, что слово «приложения» всегда используется для фигур единственного числа, даже если их много.
Приложения складываются в стопку. В этом случае они не указываются в количестве листов. ‘Приложение: один экземпляр отчета об исследовании’. № 4. Стандарт отделения Если имеется самостоятельно пронумерованное приложение к другому документу: «Приложение: письмо Росархива № 02-6/172 от 05. 06. 2023 г. и всего 3 л. к нему» Если приложение отправлено не по всем адресам, указанным в документе, а только основному адресату. В противном случае в приложении делается следующая запись: «Приложение: страница 3 в 5 экземплярах только по первому адресу». Приложения являются автономными электронными носителями. ‘Приложение: 1 экземпляр на CD’. В этом случае название и имя файла централизованно регистрируемого документа указывается во вкладыше — папке, в которой находится носитель.
Нестандартное оформление текстовых приложений.
Нельзя исключать случаи, когда оформление сопроводительного документа необходимо, но не соответствует стандарту.
Стандартизация текстовых приложений в электронном формате
ГОСТ не устанавливает отдельных требований к процессу создания приложений к письмам, оформленным в электронном формате. Как сделать письмо-приложение похожим на официальное письмо, реализация этого требования описана в методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству для органов государственной власти, органов местного самоуправления (24. 12. утверждены приказом Росархива от 2020 года). Документ предлагает два варианта маркировки приложений (пункт 18 в приложении № 3).
Пример электронного отделения в тексте сопроводительного письма.
