Полезно: не дать инспекторам предъявить вам претензии и избежать предписаний, штрафов и приостановления деятельности.
О плановых проверках известно заранее, но они могут стать таким же стрессом для компании и ее сотрудников, как и незапланированная и неожиданная проверка. Невозможно предсказать, чем обернется инспекционный визит. Единственное, что вы можете сделать, — это постараться минимизировать риски до начала инспекции. Как это сделать, вы узнаете из этой статьи.
В конце статьи вы можете скачать образец плана действий и жалобы на отмену инспекции.
Ознакомьтесь с планом инспекции. Законно ли включено мероприятие в план проверок?
Федеральный закон № 294-ФЗ Федеральный закон № 9, ст. 7, 294-ФЗ от 26 декабря 2008 г. «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».
Постановление № 2009.07.16. 584 «Об уведомительном порядке начала осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности».
Ежегодный комплексный план проверок уже доступен на сайте plan.genproc.gov.ru. 294 ФЗ Проверьте, включена ли ваша компания в план. Если да, узнайте, когда придут инспекторы и что именно они будут проверять.
Узнайте, законно ли компания включена в план. Выясните, прошло ли три года с момента следующих событий 294FZ-1.
Первый — с даты регистрации компании. Второй — с даты окончания последней плановой проверки. Третий — если было подано уведомление о начале применения — с даты начала осуществления компанией определенных видов предпринимательской деятельности. Например, с даты начала розничной торговли. 584
Если по истечении трех лет не наступило хотя бы одно событие, назначение периодической проверки является серьезным нарушением и безусловным основанием для аннулирования результатов проверки. 294 ФЗ-2 Незамедлительно подайте жалобу в государственный орган, который должен провести проверку вашей компании. Как правило, проверки прекращаются до их начала.
294 ФЗ-2 ПАР. 1, 5 ч. 294-ФЗ от 26 декабря 2008 г., ст. 20-2 Федерального закона.
Как общаться с инспектором во время проверки.
Важно установить рабочие отношения с инспектором и проявить непринужденный интерес к инспекции. Предоставьте контактные данные представителя компании, который будет поддерживать связь с инспектором до начала инспекции, подтвердит дату и время его прибытия на место и ознакомится со списком документов и информации.
Предоставьте инспектору отдельную комнату для ознакомления с документами, представления запросов и обсуждения процесса инспекции и дальнейшего сотрудничества.
Получите заверенную копию приказа или положения об инспекции и проверьте личность инспектора и наличие в приказе информации о нем.
Не допускайте свободного перемещения инспектора по территории, сопровождайте инспектора, фиксируйте, что инспектор наблюдает и какие отметки делает, и, по возможности, немедленно делайте замечания, чтобы устранить любые нарушения.
Убедитесь в правильности составленной документации. Убедитесь, что даты и имена соответствуют указанным именам и фактическим обстоятельствам и что в них нет пустых полей. Необходимо получить копии всех представленных документов, особенно если они были подписаны. Если копии недоступны, сфотографируйте или запишите документы на видео.
Не отказывайтесь подписывать документы. Эффективнее сразу заявить о своих возражениях. Если ситуация сложная или неоднозначная, не высказывайте свое несогласие с заключением прямо в этом случае. Позже вы сможете скорректировать свою позицию, предоставив объяснение или жалобу.
Заранее проведите внутренний аудит и устраните любые аномалии.
Свяжитесь с представителем правительства и посоветуйте руководителю назначить другого сотрудника, например менеджера или юриста, для контроля за подготовкой аудита. Убедитесь, что ответственному лицу выдана доверенность.
Ознакомьтесь с чек-листом (списком вопросов для проверки) государственного органа и уточните, какие документы и предметы будут проверяться. Например, чек-лист Роструда можно найти на сайте онлайн-инспекция.рф. В перечень могут входить вопросы по всем или некоторым обязательным требованиям, предъявляемым к компаниям. Вы также можете обратиться к инспектору для ознакомления с перечнем документов и информации.
Составляется план действий по подготовке к проверке с указанием сроков, в течение которых необходимо устранить выявленные нарушения, и ответственных за них лиц. План должен быть подписан ответственным лицом и утвержден руководителем филиала или агентства или уполномоченным менеджером. Проведите операционный внутренний аудит проверяемых помещений. Это поможет выявить нарушения, которые можно устранить до прихода инспектора.
Предприятия, работающие в сфере здравоохранения, образования и социального обеспечения или относящиеся к определенным категориям риска, могут подвергаться проверкам чаще, чем два раза в три года.
Например, инспекторы должны проверять санитарно-эпидемиологические условия, наличие необходимого инвентаря и оборудования, вывесок и освещения. В состав комиссии, проверяющей объект, должны входить главный инженер и специалист по охране труда. В зависимости от специфики проверяемого объекта к ним могут быть добавлены другие эксперты, например техники по охране труда или специалисты по экологии.
Как разработать план действий по подготовке к регулярной проверке
Проведите проверку документов. Должны присутствовать и быть точными комплектующие документы, необходимые журналы, договоры, основные бухгалтерские документы, а также документы по охране труда и здоровья. Согласно плану действий, такие подразделения компании, как отдел кадров, отдел охраны труда и техники безопасности, бухгалтерия и юридический отдел, должны отвечать за документооборот в своих зонах ответственности. Юридический отдел обычно определяет примерный перечень документов, подлежащих проверке, и, при необходимости, контролирует их предварительную проверку.
Это позволяет исключить риск привлечения руководителей к ответственности за нарушения в области охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности, охраны окружающей среды, чрезвычайных ситуаций и эксплуатации опасных производственных объектов. Для этого попросите управляющего директора определить персональные обязанности сотрудников и распределите их в приказном порядке.
Оповестите сотрудников, которые могут принять участие в проверке. Объясните, что документы должны передаваться только под расписку. Сообщите, что неформальное общение с инспектором недопустимо и что при ответах на вопросы во время проверки следует избегать субъективных суждений.
По возможности не позволяйте сотруднику давать показания или объяснения до тех пор, пока их содержание не будет согласовано с адвокатом. Также следует разъяснить, что отвечать следует только на вопросы, непосредственно связанные с обязанностями сотрудника, а в сложных ситуациях говорить «я не могу объяснить» или «я не помню и нуждаюсь в пояснениях».