Таким образом, ведение хорошо организованной кадровой документации с эффективной системой архивирования, а также соблюдение надлежащих протоколов утилизации имеет важное значение для защиты как организации, так и ее сотрудников от потенциальных рисков. Кадровые офицеры должны быть особенно внимательны при работе с военными и другими личными делами, чтобы обеспечить соблюдение всех правовых и этических требований.
Основные требования к организации личных дел сотрудников
Одним из ключевых факторов при работе с личными документами сотрудников является обеспечение их классификации и хранения в соответствии с их значимостью и типом. Мы рекомендуем классифицировать их по отделам, юридической значимости и специфическим требованиям. Например, личные дела военнослужащих или ветеранов должны храниться отдельно, с четким указанием сведений о военной службе. Обязательно включите в личное дело сотрудника подробный перечень документов, таких как удостоверения личности, контракты, медицинские формы и аттестации.
Документы должны отражать весь срок службы сотрудника. В дополнение к документам, удостоверяющим личность и связанным с контрактами, важно включить любые ссылки на военные или связанные со службой документы для тех, кто служил в вооруженных силах. Эти документы могут быть важны для таких вопросов, как льготы или другие юридические аспекты. Например, к досье должен быть приложен документ с указанием истории сотрудника как военнослужащего, если это применимо.
Конфиденциальность и безопасность
Очень важно установить надлежащие меры безопасности при хранении этих файлов. Доступ к ним должен быть ограничен уполномоченными сотрудниками отдела кадров. Мы рекомендуем использовать надежные системы хранения, физические или цифровые, с контролируемым доступом. Электронные записи должны быть зашифрованы, а бумажные файлы должны храниться в запертых шкафах. Убедитесь, что устаревшие или неактуальные документы безопасно утилизируются в соответствии с требованиями законодательства. Когда речь идет о личных данных работников, соблюдение конфиденциальности является главным приоритетом.
Юридические и нормативные аспекты хранения личных документов
Работодателям крайне важно обеспечить соблюдение правовых и нормативных норм при работе с документами сотрудников. Все записи, содержащие личные данные, должны вестись в соответствии с местными, государственными и международными законами. Это включает в себя соблюдение конфиденциальности и безопасности при хранении конфиденциальной информации. Если сотрудник является военнослужащим, могут применяться дополнительные меры защиты конфиденциальности, в зависимости от военного контекста службы человека.
Сроки хранения: Документы не должны храниться дольше, чем это необходимо. В зависимости от типа документа могут применяться различные сроки хранения. Например, контракты, соглашения или официальные отчеты могут иметь различные сроки уничтожения в зависимости от условий, установленных законодательством или внутренней политикой компании. Для военнослужащих некоторые документы могут требовать особого обращения или длительного хранения по соображениям национальной безопасности.
Уничтожение файлов: По истечении срока хранения файлы должны быть надежно уничтожены, чтобы защитить личную информацию. Это касается как физических документов, так и цифровых данных. Обеспечение надлежащих методов уничтожения позволит предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальным данным, таким как контракт или частные отчеты. Особые правила могут диктовать порядок утилизации документов военнослужащих, и их следует точно соблюдать.
Контроль доступа: Только уполномоченный персонал должен иметь доступ к личной информации. Например, сотрудникам отдела кадров или, в некоторых случаях, военным чиновникам может быть разрешен доступ, но только если это необходимо для выполнения их функций. Ненужный доступ должен быть предотвращен, чтобы снизить риск утечки информации. Убедитесь, что процесс доступа, просмотра или изменения файлов хорошо задокументирован и понятен, особенно в случае с военным персоналом.
Прозрачность: Необходимо информировать сотрудников о масштабах и целях хранения их информации. Сотруднику должен быть предоставлен четкий перечень типов собираемых документов и причин их сбора. В некоторых случаях сотрудник может попросить ознакомиться с его личным делом или попросить разъяснений по поводу хранимой информации.
Соблюдение военных правил: В отношении военнослужащих или военных подрядчиков необходимо соблюдать соответствующие правила, касающиеся сбора, хранения и уничтожения личных дел. Они могут включать специальные положения, связанные с военной службой, такие как обязательства по предоставлению отчетности или обработка специфической информации, которая подпадает под действие законов о национальной безопасности.
Лучшие практики хранения документов сотрудников в отделах кадров
Убедитесь, что все документы, включая военные документы, анкеты и удостоверения личности, правильно распределены по категориям. Это поможет при возникновении кадровых или юридических вопросов. Наличие четкой системы хранения документов не является чем-то необязательным. Она необходима для правильной работы с документами, особенно в случае аудита или проверки.
Физические документы должны храниться в запертых шкафах или сейфах, чтобы избежать несанкционированного доступа.
Для цифровых документов используйте зашифрованные решения для хранения. Доступ к ним должен быть только у уполномоченных сотрудников HR-службы, что обеспечит защиту частной жизни сотрудников.
Каждое дело должно содержать список или индекс всех содержащихся в нем документов, включая удостоверение личности сотрудника, историю его работы, медицинскую карту и другие конфиденциальные материалы.
- Файлы должны быть организованы по категориям, таким как юридические документы, данные о приеме на работу, отчеты о проделанной работе и записи о военной службе, чтобы их можно было легко найти в случае необходимости.
- Составьте график хранения всех документов. Поймите, что и как долго нужно хранить в архиве. Некоторые документы, например медицинскую карту или трудовой договор, возможно, придется хранить несколько лет.
- В целях обеспечения конфиденциальности доступ к ним должен быть ограничен специально назначенными сотрудниками отдела кадров. Кроме того, все сотрудники должны быть проинформированы о политике компании в отношении ведения документации и их правах, связанных с этой документацией. Это позволит избежать недоразумений и обеспечит прозрачность.
- Необходимо вести журналы доступа, чтобы отслеживать, кто просматривал или изменял каждый файл.
- Обеспечьте регулярный аудит для проверки соблюдения политики хранения и доступа.
HR-персонал также должен понимать, насколько важно поддерживать актуальность документации и правильно ее организовывать. Устаревшие или неполные документы могут осложнить принятие будущих решений, связанных с продвижением по службе, выплатой компенсаций и даже юридическими вопросами. Необходимо следовать рекомендациям о том, какая информация является актуальной и необходимой.
- Следуя этим стандартам, HR-отделы могут упростить процесс управления документами и быть готовыми к любым запросам, проверкам или юридическим вопросам, касающимся их сотрудников.
- Шаги по правильной утилизации личных документов сотрудников
1. Убедитесь, что все данные в файле больше не нужны для рабочих целей. Согласно договору с сотрудником, документы должны храниться в течение установленного законом срока. По истечении этого срока файл можно пометить для уничтожения.
2. Убедитесь в том, что контракт с сотрудником завершен и все имущество компании возвращено. Убедитесь, что никакие дополнительные личные данные не требуются для дальнейшего использования.
3. Соберите все документы, касающиеся сотрудника, включая анкеты, копии удостоверений личности, контракты и сопутствующие бумаги. Сверьте их со списком необходимых документов для конкретного сотрудника, чтобы убедиться в их полноте.
4. Обеспечьте надлежащее обращение с физическими и цифровыми форматами. Для физических документов обязательно уничтожение, чтобы гарантировать невозможность восстановления конфиденциальной информации. Для цифровых файлов необходимо безопасное удаление с помощью программного обеспечения, отвечающего стандартам защиты данных.
5. Ведите учет всех уничтоженных документов. Это может быть часть вашего внутреннего журнала, в котором должны быть указаны дата, способ утилизации и конкретный сотрудник, чьи документы были уничтожены. Этот журнал должен регулярно обновляться, чтобы поддерживать надлежащий след для целей аудита.
Какие документы должны быть включены в личное дело кандидата в военные?
Личное дело кандидата в военные должно содержать следующие документы для обеспечения надлежащей обработки и регистрации при поступлении на службу:
1. Документы, удостоверяющие личность
Включите в личное дело кандидата копию свидетельства о рождении, удостоверения личности, паспорта и военно-учетной книжки (если есть). Эти документы подтверждают личность кандидата и его пригодность к военной службе.
2. Заключение медицинского освидетельствования
Приложите медицинское заключение, подтверждающее годность кандидата к службе. Оно должно быть выдано сертифицированным медицинским учреждением и свидетельствовать о том, что человек соответствует стандартам здоровья, необходимым для выполнения воинских обязанностей.
3. Образовательная квалификация
Необходимо включить документы, подтверждающие уровень образования, такие как дипломы, сертификаты или стенограммы. Это поможет определить соответствие кандидата определенным ролям в военной структуре.
4. История трудоустройства и военной службы
Для получения полного представления об опыте кандидата следует приложить документы о прохождении военной службы, документы об увольнении или записи о предыдущем месте работы.
Анкета кандидата и копия его рапорта (raport) о зачислении на военную службу также должны быть частью личного дела. Эти документы помогают оценить мотивацию и причины поступления кандидата на военную службу.
Все документы, касающиеся кандидата в военные, должны быть упорядочены и храниться в личном деле с четкой записью всех обновлений и изменений. Ненужные или устаревшие документы должны быть надежно уничтожены в соответствии с установленными правилами. Отдел кадров (кадровики) отвечает за ведение этих дел и обеспечение их правильной обработки для дальнейшего использования.
Особые указания по хранению личных дел военнослужащих
Рекомендуется тщательно вести учет военного персонала, чтобы обеспечить соответствие законодательным и нормативным требованиям. Для сотрудников, проходящих военную службу, очень важно вести точную документацию на протяжении всей их карьеры. Документы должны содержать как основную идентификационную информацию, так и сведения, касающиеся контракта, военной службы и других аспектов личной истории.
Документы военнослужащего должны храниться в надежном месте, доступ к ним должен иметь только уполномоченный персонал. При организации этих документов следует учитывать потенциальные будущие потребности в безопасности. В следующей таблице приведены основные компоненты хранения и ведения личных дел военнослужащих:
По окончании срока службы военнослужащего или в случае его увольнения все соответствующие документы должны быть пересмотрены и сохранены в соответствии с действующими правилами. Если какие-либо документы больше не требуются или устарели, рекомендуется надежно уничтожить их, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.
Сотрудникам кадровых служб рекомендуется периодически проверять хранящиеся документы на предмет соответствия протоколам и правилам хранения, соблюдения конфиденциальности и обеспечения доступа к ним по мере необходимости.