Список документов, передаваемых получателю, представляет собой простой перечень текста, за которым следует номер каждого пункта. При составлении списка важно помнить об уникальности каждого пункта. В то же время требования должны быть полностью идентифицированы. В зависимости от цели сопроводительного письма можно сделать приложение с указанием количества экземпляров и листов или общего количества каждого документа.
Зачем его писать?
Такое обращение следует прикладывать к любым отправляемым документам, коммерческим предложениям или резюме. Формат послания необязателен, так как его написание не является требованием законодательства. Такая форма максимально упорядочивает бумажную работу и необходима отправителю, поскольку содержит следующую информацию.
Если последний пункт имеет для вас принципиальное значение, рекомендуется отправлять документы заказным письмом. Это гарантирует доставку и подтверждает получение (это необходимо, например, при обмене материалами между участниками процесса).
Может быть полезно: образец сопроводительного письма по мировому соглашению скачать бланк, форма
Сопроводительное письмо: пример
Поскольку действующее законодательство не устанавливает стандартного формата, каждая организация и сотрудник могут самостоятельно решать, что именно должно быть написано в сопроводительном письме. Однако некоторые рекомендации по оформлению документа можно найти в ГОСТ Р 6. 30-2003 (например, состав обязательных элементов и их расположение, требования к бланку организации).
Исходя из практики преемственности в бизнесе, форма сопроводительного письма должна включать следующие разделы
Плюс: Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению.
В соответствии с общим порядком, изложенным в ГОСТ 6. 30-2003 и методических рекомендациях Rotherhiw, официальное сообщение должно быть оформлено на фирменном бланке, с написанием регистрационного номера и проставлением печати. Каждая организация должна разработать стандарт написания сопроводительного письма, чтобы отправляемые ею документы всегда имели единый формат.
Справка: скачать сопроводительное письмо к документам Образцы бланков, пустые бланки
Как отследить путь заявления
Как и в случае с другой официальной корреспонденцией, письмо проходит следующие этапы.
Что касается правил хранения, то эти официальные послания должны храниться отдельно от приложений, полученных агентством, в течение пяти лет. По истечении этого срока их ценность должна быть проанализирована и либо продлена, либо уничтожена.
Рекомендации по подготовке сопроводительного письма с примерами
Перед написанием сопроводительного письма обратите внимание на некоторые оттенки, чтобы текст письма был максимально корректным и эффективным.
Здравствуйте, меня зовут Иван Сидоров. Я хочу работать менеджером по продажам в компании XNET. Я проработал в компании Zusky более 6 лет и уверен, что подхожу на эту должность».
Желательно сразу описать 2-3 ваших лучших достижения в профессиональной сфере. Отлично:
Уважаемый Олег Петрович, меня зовут Максим, и я хочу помочь XNET достичь и превысить показатели эффективности продаж в качестве менеджера по продажам. Я работаю в компании Zsky в качестве продавца уже почти три года. За это время я перевыполнил план продаж благодаря развитию клиентской базы и привлечению таких заказчиков, как АО «Газпром домашние системы», филиал ПАО «Русгидро», «Загорская ГЭС» и «Транснефть». Я убежден, что мой предыдущий опыт работы и достижения в области продаж делают меня подходящим кандидатом на эту должность.
6. Убедите ответственное лицо / менеджера по подбору персонала в том, что вы — лучший кандидат на эту должность. Начните с того, какие аргументы компания приводит в пользу кандидата.
В мои обязанности входил полный цикл продаж клиентам, включая поиск клиентов, консультирование по услугам компании, переговоры с клиентами, прием и редактирование заявок и подготовка к выставке. Благодаря эффективной и грамотной стратегии я помог компании вырасти на 30 %, не превысив выделенный бюджет».
7. следующий шаг: вам нужно убедить работодателя в том, что вы подходите компании.
Начните с поиска в Google информации о компании: ценности, культура, услуги, продукты. Пользовались ли вы услугами или продукцией компании? Приветствует ли компания творческие и инновационные подходы?
Предположим, на сайте XNET (отличной компании) написано следующее Преимущества быстрого и приятного общения.
Используем эту информацию в своих целях. В конце концов, мы ждем следующего результата.
«Я являюсь клиентом XNET уже больше года и могу с уверенностью сказать, что ваша компания отвечает всем моим требованиям. Благодаря высокой скорости интернета и бесперебойному подключению к сети я всегда могу быть на связи, работать над проектами и не терять времени. Я убежден, что компания XNET открыта для новых и амбициозных людей, которые хотят развиваться и строить свою карьеру. Поэтому я считаю, что идеально впишусь в XNET и смогу хорошо работать в качестве менеджера по продажам».
8. В последний абзац можно включить любую информацию, которую вы считаете важной и которую вам не помешало осветить ранее. Не забудьте поблагодарить директора/директора за уделенное время и пригласить его к действию.
«Спасибо, что нашли время прочитать мое сопроводительное письмо. Я надеюсь, что мои профессиональные навыки и предыдущий опыт помогут компании XNET максимально повысить качество обслуживания клиентов. Когда мы встретимся, я хотел бы обсудить все детали нашего сотрудничества, с нетерпением жду ваших новостей».
‘С нетерпением жду ваших новостей’.