Как сам трудовой договор, так и календарь его регистрации должны храниться в учреждении в течение регламентированного срока хранения.
Согласно перечню типовых распорядительных документов … По указанию сроков хранения, утвержденных приказом Росархива, этот срок для данных документов составляет (§§ 435, 463 из 463).
Журналы сдаются в архив, поскольку многие финансовые организации давно прекратили свое существование. Это можно сделать в конце срока действия самого журнала или при увольнении работодателя.
Из этой статьи читатели могут узнать о том, как организовано делопроизводство на предприятии.
Печатная или электронная форма
Последний пункт необходимо прокомментировать более подробно. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор в письменной форме и вносить в него все изменения в двух экземплярах. При этом работодатель должен убедиться, что работник получил копию своего документа. В российском трудовом законодательстве прямо указано, что на экземпляре организации работник должен расписаться в том, что он получил копию своего документа (ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ).
По этой причине компании обычно добавляют в договор фразу «копию трудового договора получил _______ (дата) ________ (подпись)». Однако можно использовать и реестр трудовых договоров в бумажном виде, где работник расписывается в подтверждение получения договора или дополнительных соглашений к нему.
Первый вариант рекомендуется, так как он основан на буквальном толковании требований Трудового кодекса РФ. Однако совмещение двух способов не нарушает законодательство.
Кто ведет реестр трудовых договоров?
Как правило, ответственность за создание и ведение реестра возлагается на сотрудника отдела кадров. Это связано с тем, что сотрудники отдела кадров составляют трудовые договоры и имеют доступ ко всем документам такого рода, хранящимся в компании.
Однако в некоторых случаях ведение трудового договора может лечь на плечи секретаря организации, заместителя директора или другого сотрудника, назначенного директором компании.
Какую информацию содержит журнал регистрации трудовых договоров?
Календарь регистрации трудовых договоров, дополнительных соглашений и изменений к ним содержит основную информацию как о действующих, так и о прекращенных трудовых договорах.
В документе указываются следующие сведения
Кроме того, ответственное лицо при необходимости заполняет другие сведения о трудовом договоре. Например, изменения к договору, дополнительные соглашения, срок действия договора, подпись работника о вручении ему экземпляра договора и т. д.
Календарь регистрации трудовых договоров: образец
Скачайте календарь регистрации трудовых договоров.
Вы можете вести один календарь для трудовых договоров и дополнительных соглашений или отдельные календари для договоров и соглашений. Удобнее создать единый календарь. Это позволит отслеживать изменения в договорах и сократит количество папок, книг и журналов на полках вашей компании.
Некоторые работодатели могут завести отдельные календари для бессрочных и срочных трудовых договоров.
Зачем мне нужен календарь трудовых договоров?
Ежедневник трудовых договоров поможет вам определить
Информация, содержащаяся в реестре трудовых договоров, позволяет быстро найти нужные сведения. Это удобно при подготовке справок, составлении ответов на запросы инспекции и т. д. В случае проверки контролирующий орган может потребовать ознакомления с календарем.
Является ли ведение трудового календаря обязательным?
Законодательство Российской Федерации не обязывает работодателей вести трудовые договоры с работниками. Работодатель сам решает, нужен ли ему дневник трудового договора.
В крупных организациях с большим количеством сотрудников имеет смысл вести трудовой календарь. Работодателям с высокой ротацией персонала также полезно регулярно решать вопросы, связанные с заключением трудовых договоров с сотрудниками.
Нарушения, допускаемые работодателями при заключении трудовых договоров
Каким образом следует соблюдать трудовой календарь?
Существует два способа ведения трудового календаря
В законе не указано, в какой форме должен вестись календарь. Поэтому каждый работодатель вправе выбрать ту или иную форму.
Преимущества ведения календаря трудовых договоров на бумаге — в виде книги:
Электронный формат трудового календаря имеет свои преимущества.
Фиксированные — срочные контракты. 6 Опасные управленческие задания
Какая информация должна быть включена в трудовой календарь?
Законом не предусмотрено оформление календарей для регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Этот документ может быть оформлен на официальном деловом бланке или чистом листе бумаги. Если календарь регистрации трудовых договоров ведется в печатном виде, то это может быть тетрадь или книга фактура.
На титульном листе обычно указывается.
Вторая страница содержит требования к лицу, ответственному за ведение трудовой книжки. В его обязанности входит указание фамилии, имени, отчества работника, его должности и реквизитов документа, на основании которого он был назначен.
В дополнение к трудовому договору есть графа для регистрации информации.
Кто и как ведет трудовую книжку?
В большинстве случаев ответственным за ведение трудовой книжки назначается HR-специалист. Однако если в компании нет кадровика, вести календарь может любой человек. Это удобнее для тех, кто часто имеет дело с регистром персонала, например, для бухгалтеров, секретарей, юристов или заместителей руководителей.
Руководитель компании издает следующий приказ.
Как долго я должен вести календарь регистрации трудовых договоров?
Срок хранения журналов регистрации трудовых договоров, заполненных до 1 января 2003 года, составляет 75 лет. Журналы, полностью заполненные после 1 января 2003 года (сохраняются в течение 50 лет (ст. 463 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г.236).
Заполненные, заархивированные, пронумерованные и заверенные трудовые книжки хранятся в делах компании.
При подготовке документов используются только проверенные источники
Сервисы и образцы документов для юристов компании в правовой системе.
Журнал регистрации трудовых отношений и дополнительные соглашения: где требуются календари
По закону работодатель не обязан вести дневник трудовых договоров и дополнительных соглашений. С другой стороны, практически каждый отдел кадров в организации ведет такой календарь. Это облегчает сотрудникам поиск и работу с информацией по конкретным трудовым договорам. Кроме того, документам присваивается свой уникальный номер, который также проставляется на календаре, что значительно упрощает поиск.
Календарь регистрации трудовых договоров: образец
Если заключен срочный трудовой договор ТД, то в календаре регистрации трудовых договоров фиксируются даты его начала и окончания. Для секретарей и других специалистов, ведущих ежедневник, особенно важно знать дату окончания срочного трудового договора. Так уж повелось, что работодатель обязан письменно уведомить работника за три календарных дня до предстоящего увольнения. Это правило установлено частью 1 статьи 79 Трудового кодекса РФ. Скачать из системы управления персоналом: уведомление об увольнении при прекращении трудового договора.
Поэтому, чтобы выполнить требования Трудового кодекса, секретарь должен зафиксировать дату прекращения срочных отношений. И в этом ему помогает специальный календарь в журнале регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, в котором указывается дата приема на работу и дата окончания срока действия срочного договора.
Таким образом, работодатель вправе самостоятельно решать, вести или не вести учет трудовых договоров и дополнительных соглашений в специальном журнале. Ведение такого журнала рекомендуется, но не является обязательным.
Обратите внимание! Единого формата такого календаря не существует. Поэтому каждая организация может создать такой документ с учетом своих реальных потребностей.
Как сшить календарь регистрации трудовых договоров
Помните, что журнал регистрации трудовых договоров должен быть переплетен и пронумерован, как и любая другая книга учета. Пронумеруйте все страницы журнала, кроме обложки, в порядке возрастания. Номера проставляются во внешнем нижнем углу лицевой и оборотной сторон каждой страницы.
Листы должны быть скреплены дополнительным швом. Поэтому перед сшиванием журнала подготовьте необходимые скобы и крепкий тонкий шпагат. Наиболее распространенный способ сшивания — сшивание в три отверстия.
3 Схема сшивания календаря трудового договора в зале.
Свободный край шпагата, проведенный по второй странице от конца календаря, необходимо завязать и скрепить бумажной печатью. На печати необходимо поставить должность, ФИО и подпись руководителя, а также указать количество пронумерованных и нумерованных листов в документе. Информация, указанная на печати, должна быть заверена штампом.
