Существует ряд возможных причин для замены сотрудника, которые могут включать в себя множество различных ситуаций. Наиболее распространенные:.
Обратите внимание, что в таких случаях не обязательно назначать временного представителя.
Обычно это требуется, если отпуск длится более трех рабочих дней или если обязанности сотрудника настолько важны, что без него невозможно осуществлять обычную повседневную деятельность.
Кто назначается?
Чтобы начать процесс замещения временно отсутствующего сотрудника, сначала необходимо подобрать подходящего кандидата на замену.
Это должен быть человек с достаточной квалификацией, подготовкой и опытом.
Он может работать в штате компании (в этом случае необходимо получить письменное согласие) или быть нанятым «извне» на условиях разделения труда.
В некоторых случаях новый специалист может быть нанят для замены ценного «сотрудника», который отсутствовал в течение длительного периода времени. В таких случаях со специалистом должен быть заключен отдельный срочный трудовой договор. Это позволит вам определить конкретный, ограниченный период времени. Действителен для.
Кто делает заказ.
Руководство компании редко лично участвует в подготовке управленческих документов. Чаще всего это делает руководитель структурного подразделения, юрисконсульт или секретарь, в зависимости от типа готовящегося приказа.
Приказы о замещении временно отсутствующих сотрудников обычно составляются по инициативе отдела кадров, либо самим отделом, либо секретарем.
Что должно быть использовано в качестве критериев для приказов
Все издаваемые приказы должны быть на чем-то основаны. В частности, такие приказы должны быть обоснованы и оправданы.
Основанием может быть либо юридическая статья, непосредственно связанная с содержанием приказа, либо внутренний документ компании (например, законодательный акт, положение об учетной политике, служебная записка или отчет). С обоснованием все проще — это фактическая причина, по которой издается приказ.
Приказ о замене в праздничные дни — формы и образцы
Приказ о замене отпускного периода — образец этого документа необходим, если обязанности временно отсутствующего отпускника хотят возложить на другого сотрудника. Разобраться в тонкостях его оформления вам поможет наш материал.
Составление приказов о работе в период отпусков.
Прежде чем издать приказ о замещении, работодателю нужно хорошо потрудиться. Они должны найти подходящую кандидатуру для возложения обязанностей на работника, отсутствующего в отпуске, и получить согласие соответствующего работника (за исключением случаев, когда существует) (срочная необходимость в работе, когда согласие не требуется).
Форму согласия на совмещение должностей можно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, вы можете получить бесплатный пробный полный доступ.
Далее, приказ об обмене — внутренний локальный акт, конкретная форма которого не определена законом.
Текст приказа должен содержать следующие ключевые моменты.
Чтобы облегчить процесс создания приказа о замене, вы можете воспользоваться готовыми формами, размещенными на нашем сайте, а также заполненными шаблонами. Нажмите на изображение ниже и перейдите по ссылке, чтобы скачать документ.
Когда необходимо делегировать обязанности другому сотруднику
Основная причина издания приказа о замещении — отсутствие сотрудника, на которого возложены обязанности, на рабочем месте во время установленного законом отпуска.
Важно! Трудовой кодекс предоставляет работникам возможность брать различные виды отпусков: основной (ст. 114-115), дополнительный (ст. 116-119), учебный (ст. 173-176 ТК РФ), отпуск по беременности и родам (ст. 255), отпуск по уходу за ребенком (ст. 256) и отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128).
Приказ о замене отпуска издается одновременно с отпуском работника, исполняющего обязанности во время отпуска.
Не все «отпуска» на рабочем месте требуют автоматического издания приказа о замене. Например, инженерно-технический работник, занимающийся разработкой технических процессов производства, может отсутствовать в течение трех-пяти дней в неоплачиваемом отпуске, и его не нужно будет заменять в течение этого периода.
Однако если та же сотрудница уходит в декретный отпуск, за которым следует трехлетний период ухода за ребенком, она не может передать свои обязанности другому сотруднику.
Работник может быть нанят специально для этой цели на основании трудового договора, и в этом случае приказ о назначении заменяется приказом о приеме на работу.
Нанять человека, когда основной сотрудник недоступен, помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и ознакомьтесь с руководством для персонала.
Замена может осуществляться путем перевода с других мест работы или сочетания внешнего и внутреннего персонала. Если вышеперечисленные способы не используются, например, если сотрудник отсутствует в течение короткого периода в отпуске, будет издан приказ о возложении обязанностей на другого сотрудника.
Чтобы оформить временный перевод для возложения обязанностей на другого сотрудника на период его ежегодного отпуска, можно воспользоваться готовым решением от КонсультантПлюс, перейти к которому можно с помощью бесплатного пробного доступа.
Порядок оформления документов
Очень важно подобрать персонал с необходимым опытом, навыками и уровнем образования. При отборе кандидатов учитывайте объем работы на их основной должности, чтобы понять, смогут ли они взять на себя больший объем работы.
Затем предложите кандидату дополнительную работу. Если он согласится, оформите официальное согласие в письменном виде. При наличии разногласий запрещается в одностороннем порядке распределять обязанности, за исключением законных служебных потребностей.
После выбора и утверждения заместителя распределение обязанностей в отсутствие основного сотрудника оформляется приказом и дополнительным соглашением в трудовом договоре.
Бланки приказов можно создать в бухгалтерских программах (1С, Сбис) или распечатать в текстовом процессоре, что удобнее. Главное — наличие обязательных требований, указанных в статье.
Окончила НФИ КемГУ в 2017 году по специальности «юриспруденция». Начал работать помощником арбитражного управляющего (банкротство). Через полтора года перешла в руководство Бизнес-центра на должность начальника юридического отдела. Сопровождение бизнеса.
Редактор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Есть ли у вас вопросы? Есть ли ошибки? Высказывайтесь в комментариях!
Возложение дополнительных обязанностей на работников
Как правило, дополнительные обязанности возлагаются на работников по соглашению сторон. Например, на сотрудников постоянно возлагаются дополнительные задачи. Это означает, что объем обязанностей увеличивается (например, в связи с ростом объемов производства). В этом случае в трудовом договоре заключается дополнительное соглашение о выполнении дополнительных задач, в котором определяется объем таких задач и размер дополнительного вознаграждения.
Скачать бланк приказа о возложении обязанностей временно отсутствующего работника на работника можно здесь.
Кроме того, может быть предоставлена дополнительная работа, например, для замещения коллеги, который временно отсутствует в отпуске. В этом случае с работником расторгается дополнительный договор и издается приказ о временном исполнении обязанностей другого сотрудника. В этих документах определяется размер дополнительного вознаграждения. Однако возможны и другие ситуации. Например, в трудовом договоре с работником может быть предусмотрено выполнение работником дополнительной работы за отсутствующего коллегу на время отсутствия конкретного работника (например, отпуск, болезнь). Если заработная плата в договоре определена с учетом возможной дополнительной работы и не предусмотрена дополнительная оплата, то работник не имеет права на дополнительное вознаграждение за расширенные обязанности. Однако возложение на работника дополнительных обязанностей без дополнительной оплаты труда — это только один из вариантов. Например, в договоре может быть предусмотрена оплата дополнительной работы в долевом отношении к заработной плате отсутствующего работника. Это происходит в том случае, если возложение дополнительных обязанностей на работника носит временный характер. Возложение дополнительных обязанностей на работников также нормируется в случаях внутреннего совместительства (статья 60. 1 Трудового кодекса РФ) или дублирования (статья 60. 2 Трудового кодекса РФ). В первом случае дополнительная работа выполняется у того же работодателя в свободное от основной работы время. А во втором случае — в рабочие дни по основному месту работы. Обычно на совместительство или совмещение опираются, когда работник выполняет дополнительную работу у того же работодателя помимо основной.
Как оформить исполнение обязанностей на время отсутствия работника?
После окончания трудового договора определяется круг обязанностей каждого сотрудника. Если он не может их выполнять, это мешает нормальному ходу работы организации. В этой статье мы расскажем о том, как оформить возложение обязанностей директора на период отпуска и секретаря, о передаче полномочий и о том, какую роль играют приказы о назначении заместителей.
Как возложить секретарские обязанности на другого сотрудника?
Рассмотрим случай, когда секретарь уходит в отпуск и его обязанности возлагаются на другого сотрудника в соответствии со статьей 60.2 Трудового кодекса РФ.
Чтобы поручить дополнительную работу, необходимо оформить служебное задание.
Каким образом в трудовом договоре могут создаваться дополнительные соглашения?
Трудовой кодекс РФ не содержит каких-либо непосредственных требований к договорам об обучении между работником и работником. В статье 60.2 Трудового кодекса РФ говорится только о письменном согласии работника.
Статья 151 Трудового кодекса РФ, регулирующая оплату за дополнительную работу, не требует письменного договора.
Поскольку стороны могут устно договориться о размере дополнительного вознаграждения, а работник может выразить согласие на оформление документа определенного объема, можно увидеть, что соглашение о трудовом договоре может отсутствовать в отношении трудового договора. Это означает, что документацию необходимо продолжать оформлять. Однако на практике трудовой договор отменяет все дополнительные соглашения (пример 1). Этот документ закрывает все вопросы и отвечает интересам работника. Компетентность и практический опыт в другой области, потому что опыт работы в другой должности не отражен в трудовой книжке (а значит, и информация о трудовой деятельности) и потому что человеку важно доказать свою работу.
Дополнительное соглашение к трудовому договору как раз и является таким документом, который подтверждает работнику оставшийся и срок выполнения и предмет работы в другой должности. Из дополнительного соглашения к трудовому договору должно следовать, что
Надбавки могут быть установлены разными способами (табл. 2). Работодатель вправе выбрать свой вариант. Если в окладе работника помимо оклада предусмотрены льготы, компенсационные выплаты или поощрения, которые добавляются к дополнительному вознаграждению отдела труда, целесообразно уточнить это в договоре. Однако при этом следует учитывать периферийную скорость и процент работы в районах крайнего севера и симуляции [1].
Размер доплаты должен соответствовать объему и характеру дополнительных обязанностей. В дополнительном соглашении к трудовому договору о совмещении обязанностей (пример 1) размер доплаты составляет не полный оклад, так как на работника возлагается примерно половина обязанностей, перечисленных в должностной инструкции секретаря.
Законодательство не ограничивает размер доплаты. Если работник способен полностью выполнять обязанности двойника (что на практике сделать сложно, так как работник должен выполнять и свои обычные обязанности), размер доплаты может быть установлен в размере 100 %.
А. Н. Славинская, специалист по кадрам.
Часть документов находится в открытом доступе. Полностью с ними можно ознакомиться в журнале «Секретарь-референт», выпуск 4, 2021 год.