08. 08. 2023 Вопрос для печати: «Мы ведем книгу доверенностей в электронном и печатном виде. Полный список полномочий, предоставленный юристом, иногда занимает две-три страницы текста. Если в электронной книге указаны все полномочия, нужно ли фиксировать все элементы в печатной форме?
Печатный дневник служит для учета доверенностей, а также для подтверждения их публикаций. Подводя итог, можно сказать, что поток доверенностей можно разделить на две части Доверенности, представляющие реализацию интересов юридического лица в целом и выполнение более широких обязанностей (две-три страницы текста), обычно считаются общими доверенностями.
Так как срок их хранения продолжается, они должны быть зарегистрированы в дневнике, подготовленном и распечатанном в печатном виде (см., например, 60, 61, 119, 152). 60, 61, 119 и 152 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, указаны сроки хранения, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации. (558 от 25. 08. 2010 — поступило — ПТУД).
Для облегчения контроля сроков действия доверенности в календаре целесообразно разделить эту информацию на две части, включив отдельные графы «срок действия» и «срок действия доверенности».
После подписания доверенности и регистрации в газете вы можете
— Сделана копия (до доставки оригинала) и передана на хранение во «Всемогущее выражение». Копия ‘,
— Используя электронный план доверенности, внесите в файл дату выдачи, индекс и дату для уполномоченного лица.
Эти файлы становятся коллекцией файлов для использования Службой управления файлами и Юридической службой.
Электронные планы и электронные копии удобны для контроля сроков полномочий, замены доверенных лиц, их отзыва и запуска новых доверенных лиц.
Фонд также может быть передан в архив вместе с оригиналом генеральной доверенности и ее журналами.
Специальные и единовременные суммы также можно регистрировать в отдельном электронном календаре (таблице) и хранить в электронном виде без необходимости выписывать бумажную копию (необходимо создать специальный список с коллективным доступом и возможностью подписывать доверенности усиленной специальной электронной подписью).
Как правило, срок хранения таких доверенностей не превышает пяти лет с момента осуществления полномочий.
Если организация реализует проект по разработке и внедрению СЭД, рекомендуется предусмотреть независимую базу данных и классификатор для работы с доверенностями в их электронном состоянии и управления ими. Рассмотрите возможность взаимодействия с партнерами и контрагентами с помощью Электронного взаимодействия.
В заключение отметим, что в некоторых случаях организации удобнее хранить оригинал доверенности (первоначально — типовой) и выдавать нотариальные копии уполномоченным лицам.
Как правило, это касается территориальных организаций. Руководитель представительства (филиала) и лицо, его замещающее, представляют интересы головной организации и выдают доверенности на осуществление конкретных направлений деятельности в определенных сферах.
Однако в связи с созданием базы данных единых доверенностей, сформированных в зонах ответственности Федеральной торговой палаты, заверение копий общих и специальных доверенностей больше не требуется.
Подпишитесь на «Практическую бухгалтерию» со скидкой 25%. Вас ждет подарок: три месяца доступа к журналу + три месяца доступа к «Алгоритмам для бухгалтера» + доступ к сайту buhgod.ru.
В момент проверки подписей доверенного лица (оригинала) клиента и уполномоченного лица вся информация о доверенном лице, клиенте, уполномоченном лице и восстановленном периоде времени доступна для электронной проверки.
В статье использованы фотографии с сайта Freepik. com
Какие графы обязательны для заполнения Все графы Журнал регистрации юристов Календарь
Если форма М-3 не используется, подумайте, какая информация должна быть впечатана в журнал, чтобы ответственные за публикацию доверенностей могли легко контролировать версию и условия действительности.
Рекомендуется, чтобы календарь включал следующие колонки.
Если большинство доверенностей выдается компании, сотрудники которой отвечают за получение акций, целесообразно включить такую позицию в бланк.
Обратите внимание! Доверенности, оформленные на бланках М-2, не регистрируются в реестре. Информация о выдаче/получении содержится в самом бланке.
Когда закрывается реестр полномочных издателей?
Календарь реестра закрывается в начале января каждого года после подтверждения того, что все списки были созданы в предыдущем году. Период хранения календаря начинается с 1 января. Ежегодное обновление календаря гарантирует, что все содержимое имеет единый срок хранения. Чтобы убедиться, что журнал календаря не изменился, при закрытии календаря создается последняя запись.
Срок хранения реестра выданных мандатов составляет пять лет. Это определено статьей 459 Типового перечня управленческой документации, образующейся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в котором указан срок хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации. 558 от 25 августа 2010 г. Этого срока достаточно для получения информации о ранее выданных доверенностях, так как максимальный срок действия доверенностей ограничен тремя годами.
Журнал учета выдачи доверенностей: пример заполнения
Заполненная форма дневника содержит три раздела.
Реестр выданных доверенностей: пример записи (выписка)
Реестр выданных доверенностей не относится к числу обязательных документов. Однако с его помощью значительно проще контролировать, когда и кому оформляются и выдаются доверенности, а также следить за эффективностью доверенностей.