Корпоративные карты существенно облегчают взаимодействие с контрагентами, поставщиками, партнерами и клиентами. В некоторых случаях их даже требуют налоговые органы, банки и другие государственные структуры. Основные ситуации частого использования:
5. при участии в государственных закупках, когда элементы организации проверяются в начале процесса.
Невозможно оспорить и тот факт, что карта имеет конкретное юридическое значение. Как правило, в ней часто содержится актуальная и достоверная информация, принимаемая во внимание судом. В ходе разрешения спора на нее даже ссылаются как на подтверждающий документ.
Например, заказчик оспаривал в суде поведение подрядчика, утверждая, что тот получил все деньги, но не выполнил свои обязательства в полном объеме. Подрядчик ответил, что предмет работ был с ним согласован, и подтвердил этот факт картой, выданной заказчиком для определения цены. Суд вынес решение в пользу подрядчика.
В дополнение к теме рекомендуем ознакомиться со статьей КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете получить бесплатный тестовый доступ на два дня.
Формы визитных карточек
Для визиток не существует установленной стандартной формы. Нормативно-правовые документы обязывают формировать такие документы. Однако это означает, что компания может самостоятельно разработать свой бланк (специальный формат). И в таком расчете она использует его не только для себя, но и предоставляет партнерам по мере необходимости. Такая мера значительно упрощает и ускоряет документооборот.
Яркий пример такой карточки — анкета участника государственных закупок. Ее должны заполнить все участники конкурса. Кстати, шаблон, разработанный для карточки, не обязательно должен быть утвержден приказом или прописан в учетной политике. При разработке можно применять дизайнерские решения по внешнему виду, использовать любой формат, цвет и шрифт.
Нет никаких требований к содержанию карточки, и фактически вы можете включить в нее все, что посчитаем нужным мы или ИП. Однако, как показывает практика, в большинстве случаев это остаются одни и те же данные, такие как реквизиты, адрес, контактные данные, налоговый статус, лицензии и т. д.
Отметим также, что карты для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, естественно, отличаются, так как у индивидуальных предпринимателей нет юридического адреса и директоров. В обоих случаях вся информация должна быть актуальной как для индивидуального предпринимателя, так и для юридического лица. Любые изменения в информации на карточке будут немедленно отображены. Это означает, что необходимо создать новые формы с учетом изменений и довести их до сведения страхователей и клиентов.
Карточки для индивидуальных предпринимателей
Предприниматели могут разработать форму карточки самостоятельно или поручить это юристу или бухгалтеру (если у них есть сотрудники). Карточка также должна быть заполнена самим индивидуальным предпринимателем или его уполномоченными сотрудниками. Рекомендуется, чтобы карточка включала стандартный набор основных (базовых) сведений.
Пример образца карточки для индивидуального предпринимателя:.
Корпоративные карты
Разработку карты можно поручить сотруднику юридического отдела, секретарю или бухгалтеру. В стандартную комплектацию входят.
Вся информация берется из компонента. К вышеперечисленной информации может быть добавлена другая, если она полезна контрагентам, клиентам или партнерам.
Как использовать карточку предприятия
Что указывается в корпоративной карте
Как правило, корпоративная карта содержит сведения об организации и
Судебная практика с использованием корпоративных карт
Однако анализ судебной практики позволяет сделать вывод о том, что данный факт может быть законным.
Юридически значимое сообщение со ссылкой на корпоративную карту может быть признано надлежащим уведомлением для направления по адресу (ст. 165.1 ГК РФ, Постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 21.09. 2015, Решение Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 15 июня 2015 г. № Ф04-18837/. 2015, дело № А27-8947/2014, дело dia60 от 28 апреля 2017 года 17-го апелляционного суда, постановление 17АП-5030/2017-гку — 63206/2016).
Факт направления корпоративной открытки в совокупности с другими обстоятельствами может свидетельствовать о готовности юридического лица заключить договор (статья 432 Гражданского кодекса Российской Федерации, постановление № 07АП)-2794/2016 Седьмого арбитражного суда от 26 апреля 2016 года по делу № А45-19425/2015 ( решение № Ф04-2994/2016 Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 19 августа 2016 года, настоящее решение оставлено без изменения)).
Содержание корпоративной карточки в части перечисления лиц, уполномоченных выступать от имени юридического лица (подписантов), в совокупности с другими доказательствами может свидетельствовать о том, что лицо уполномочено выступать от имени юридического лица (8-е постановление) Арбитражного апелляционного суда № 08АП- от 13 марта 2015 г. 14632/2014 по делу № А75-8183/2014).
Зачем нужна визитная карточка?
Используйте информацию на карточке, чтобы задать вопросы друг о друге, узнать о налоговом режиме, администраторах и т. д.
Карточка содержит необходимую информацию о контрагентах.
Подготовка счетов-фактур, сделок и товарных накладных
Получите из карточки реквизиты контрагента (например, название, адрес, имя ответственного лица и т. д.).
На карте проверьте платежные реквизиты, т. е. реквизиты банковского счета получателя, расчетного счета, почтового счета и т. д.
Какая информация должна быть указана на карте?
Удобнее всего создать карточку в виде таблицы. Формат не является обязательным. Укажите на карточке название компании/филиала. ФИО предпринимателя, ОГРН/ОГРНИП, номер НДС, реквизиты администратора, платежные реквизиты и любую другую информацию, которую вы хотите передать своему партнеру. Добавьте в карточку контактные данные вашей бухгалтерии, чтобы вашим торговым партнерам было проще с вами связаться. Если договор вместо руководителя будет подписывать другой сотрудник с доверенностью, это должно быть четко указано в карточке. Если деятельность компании лицензируется, в документе также следует указать номер лицензии и срок ее действия.
Как сделать корпоративную карту
Как корпоративные карты могут помочь в разрешении споров
Корпоративные карты выгодны в спорах с партнерами. Если вы отправляете карточку своему контрагенту или он отправляет ее вам, это помогает доказать, что компании сотрудничали. В арбитражной практике есть примеры, когда карта помогала компаниям взыскать деньги в суде.
Например, деловой клиент не хотел платить за оказанные услуги. Он попытался доказать, что срок действия полномочий лица, подписавшего договор от имени заказчика, истек. Карта заказчика помогла исполнителю доказать в суде, что стороны договорились об оказании услуг, когда срок действия полномочий истек (решение Арбитражного суда Ивановской области от 14 февраля 2022 года по делу № А17-5491/2021). Подробнее см. таблицу.
Когда корпоративная карта сыграла свою роль
Объем документации и информации, необходимой для идентификации контрагента, зависит от суммы будущей сделки. На практике торговые партнеры делятся на группы по критерию «сумма сделки», и для каждой группы существуют свои процедуры и административные условия. Документы, которые должны запрашивать сотрудники, и информация, которую необходимо собирать из открытых источников, должны быть четко определены в правилах, обычно оформленных в виде правил аудита поставщиков. Результаты проверок фиксируются в отчете. Подробнее о системе «Главбух», входящей в состав «Актион Бухгалтерии».