Если в процессе работы возникают проблемы или препятствия, администрация может потребовать объяснительную записку. От того, насколько обоснованным и грамотным будет объяснение, зависит, привлекут ли сотрудника к дисциплинарной ответственности. Как правильно написать объяснительную записку на работе — читайте в этой статье.
Причины появления объяснительных записок на рабочем месте
Объяснительные записки — важная часть процесса применения дисциплинарного взыскания. Работодатель обязан затребовать письменное объяснение от сотрудников, нарушивших трудовую дисциплину, до применения взыскания (ст. 193 ТК РФ).
Ознакомьтесь с нашим материалом Как правильно составить приказ о дисциплинарном взыскании.
Обратите внимание: объяснение, в отличие от докладной записки или отчета, не является самостоятельной инициативой, а пишется только после письменного распоряжения начальника.
Это не всегда так, если запрос объяснения связан с дисциплинарным приказом. Руководители хотят знать, почему произошла та или иная ситуация. Если причин найдено достаточно и проступок невелик, наказания не будет. В противном случае он необоснован и может стать предметом судебного разбирательства.
Поэтому, если сотруднику учреждения приходится объяснять причины поступка или инцидента, в котором он принимал непосредственное участие, необходимо подготовить документацию. Важно, чтобы это событие или события носили целостный негативный характер (Словарь видов и разновидностей современных управленческих документов, Росархив, Вниидад. 2014 Свиньин).
Форма акта о пропуске инструктажа на рабочем месте — скачать здесь
Важно! Иногда сотрудники считают, что объяснительные записки подразумевают признание их вины. Поэтому они могут игнорировать их, надеясь избежать наказания. На самом деле отказ от написания записки не только лишает работодателя возможности оправдаться или прояснить ситуацию, но и не мешает ему применить дисциплинарное взыскание. В таких случаях кадровой службе достаточно составить соответствующий акт (ст. 193, п. 2 ТК РФ).
Виды пояснительных записок
Закон не содержит перечня утвержденных видов пояснительных записок. В зависимости от содержания их можно разделить на два вида.
Подробнее о правилах составления и хранения служебных записок читайте в статье
Примечание: объяснительные записки, как и отчеты и служебные записки, являются внутренними документами компании и должны быть зарегистрированы в журнале учета входящей корреспонденции (рекомендации Росалкогольрегулирования по ведению делопроизводства в организации от 31 декабря 2003 года). Все документы, касающиеся нарушений правил внутреннего распорядка, хранятся в течение одного года, трудовой дисциплины — в течение трех лет (п. 382 и 383 Типового перечня архивных документов).
Наиболее распространенным видом служебной практики является письменное объяснение по поводу опоздания или прогула. Чтобы избежать наказания в таких случаях, важно доказать наличие уважительной причины для совершения проступка. К записке желательно приложить документы, подтверждающие веские обстоятельства, например справку о ДТП, больничный лист или распечатку прогноза погоды, если причина опоздания — стихийное бедствие.
Щелкните здесь, чтобы загрузить пример письма, объясняющего причину отсутствия.
Документация может потребоваться для отмены заказа или для перерасчета бухгалтерией. Например, если сотрудник должен был посетить семинар, но организатор отменил мероприятие, письменное объяснение может служить обоснованием расходов на проезд и проживание. На основании этого директор составит приказ об учете расходов, понесенных по уважительным причинам.
Объяснительные записки на работе: как правильно их писать.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит форму только одного вида объяснительной записки — о нарушении трудовой дисциплины (0286091), которая является неотъемлемой частью приказа о дисциплинарном взыскании. В целом, строгих требований к документации нет. Главное, чтобы она была оформлена в соответствии с форматом и стандартами организации.
Как написать объяснительную записку:
Важно! На объяснительную записку дается два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Если сотрудник в данный момент болеет или находится в отпуске, срок продлевается до его выхода на работу. До истечения этого срока нельзя возбуждать дисциплинарное производство и составлять акт об отказе.
Закон не регламентирует форму служебных записок. Она может быть как рукописной, так и печатной. Однако в соответствии с судебной практикой рекомендуется составлять объяснения от руки. Это исключает любые подозрения в обмене документами.
Узнайте из последних уроков управления персоналом — как правильно внедрять кадровые процедуры, какие ошибки чаще всего встречаются в документации.
Объяснительные записки. Шаги по ее прогнозированию в трудовом праве.
Право работодателя затребовать объяснение от работника до применения дисциплинарного взыскания закреплено в статье 193 Трудового кодекса. На основании объяснения определяется степень вины работника в произошедшем инциденте и выбирается мера наказания работника.
Задержание Проинформируйте работника о необходимости предоставить объяснение. Как это происходит.
Работодатель обязан запрашивать у работника разъяснения перед применением дисциплинарного взыскания, однако вид запроса не установлен законом, и он может быть направлен как в письменной, так и в устной форме. Как правило, работодатели предпочитают направлять свои требования в письменном виде, чтобы сохранить доказательства в случае судебного спора с работником о законности увольнения или дисциплинарного взыскания.
Донести до работников необходимость объяснений в виде приказа или требования может быть нелегко. Некоторые работники намеренно уклоняются от объяснений. В этом случае работодателю следует направить требование другим способом, например текстовым сообщением, сообщением в мессенджере или заказным письмом.
Основания для требования.
Работодатель может потребовать от работника объяснений только при наличии обстоятельств, связанных с нарушением трудового законодательства. К ним относятся следующие. — Если заявление недействительно, оно не может быть снято.
Объяснительная записка помогает работодателю увидеть произошедшее глазами работника и сделать выводы о степени его вины. На усмотрение работодателя определяется, какие из заявлений работника считаются законным основанием для нарушения трудовой дисциплины, а какие — нет.
Обязан ли работник писать объяснительную.
Законодательством не предусмотрена обязанность писать объяснительную записку работнику. Поэтому, если работодатель решит, что давать объяснительную не нужно, или посчитает, что объяснительная только навредит, он не может дать объяснение причин произошедшего (статьи 21 и 192 Трудового кодекса РФ). Однако отказ от предоставления документов не означает, что работник виновен в случившемся и совершил умышленный проступок. Это также не лишает работодателя права применить дисциплинарное взыскание по части 2 статьи 193 Трудового кодекса РФ (многие ошибочно полагают, что если работник отказывается писать объяснительную, то работодатель не может применить дисциплинарное взыскание) или уволить его.) Уволить работника за отказ писать объяснительную нельзя. Это возможно только в случае совершения проступка, для которого необходимо указать причину.
Если работник решает не представлять письменное изложение причин, по требованию работодателя составляется специальный акт об отказе. Этот документ подтверждает, что работнику была предоставлена возможность объяснить свои причины, но он ею не воспользовался.
Акт составляется в течение двух дней с момента получения работником требования о составлении акта. Обычно документ готовит специальная комиссия из трех человек.
К действиям, которые не поддаются объяснению, относятся следующие.
Сотрудники будут проинформированы о любых действиях, противоречащих их подписям.