Заявление на получение расчетного листка по электронной почте — это документ, с помощью которого сотрудники организации могут связаться с руководством и попросить выслать им электронную версию расчетного листка по электронной почте. Сегодня мы разберемся, что такое расчетный листок, какая информация в нем содержится и может ли бухгалтерская фирма отправить его копию по электронной почте.
Оплата почты
Сегодня, когда электронная рассылка документов с каждым годом становится все более распространенной, никого не удивляет электронное копирование некоторых документов. Даже цифровой паспорт, который выдается на портале Gosuslugi, уже не за горами, а что говорить о менее важных официальных документах?
Сотрудники, желающие получать зарплату по электронной почте, могут обратиться в бухгалтерию организации с соответствующим запросом. Обратите внимание, что подача такого заявления не освобождает компанию от обязанности выдавать бумажные копии платежных квитанций. Более того, компания оставляет за собой право отказать сотруднику в удовлетворении такой просьбы.
По сути, полностью перейти на электронные расчетные листки компания может только в том случае, если она перешла на электронный документооборот, отвечающий всем требованиям действующей редакции ТК РФ. В противном случае электронная расчетная ведомость — это только введение.
Применение электронной расчетной ведомости связано с созданием такого вида документа, для которого национальные законодатели, как правило, не создали обязательного единого формата. Получается, что чисто теоретически официальные документы могут быть написаны в любой форме по желанию автора, разумеется, с учетом разумных ограничений.
Однако на практике организации часто предоставляют сотрудникам собственные бланки, на которых уже написана вся информация, и подрядчику остается только внести необходимые данные. Обратитесь в отдел кадров, чтобы узнать, есть ли в вашей компании фирменные бланки.
Если найти фирменный бланк не удается, придется решать проблему самостоятельно и заполнять анкету в произвольной форме. Для этого вспомните общие правила делового документооборота и придерживайтесь стандартов структуры для этого вида официального документа. В частности, заявление должно состоять из заголовка, основного содержательного блока и обязательного.
Текст заявления может быть написан от руки синим или черным маркером или набран с помощью электронных средств. Обычно документ составляется на чистом листе бумаги формата А4.
Давайте рассмотрим, как создается заявление
Первый компонент заявления — заголовок. В правом верхнем углу документа указывается, кому и кем подается заявление. Для этого мы указываем полное название юридического лица (или индивидуального предпринимателя) плюс имя ведущего бухгалтера нашей организации. Затем, чуть ниже, сотрудник должен оставить свое имя и должность в компании согласно штатному расписанию.
Под документом мы обращаемся к ведущему бухгалтеру и просим его скопировать выданные расчетные листки на свой электронный адрес. Здесь очень важно, чтобы название почтового ящика было четко написано латиницей, чтобы у бухгалтера не возникло дополнительных вопросов или недоразумений. Каждый символ должен быть написан четко и разборчиво.
После того как документ будет заполнен, подпишите все вышеперечисленное и укажите дату создания официального документа. Когда основная часть работы выполнена, остается только передать окончательный вариант отчета главному бухгалтеру.
Заявление на отправку ведомостей по электронной почте 181 Заявление на отправку ведомостей по электронной почте
Вышеуказанная информация обычно содержится в расчетном листке, а его формат работодатель разрабатывает самостоятельно.
Чтобы отправить расчетный листок по электронной почте, загрузите форму заявления сотрудника здесь.
Невыдача письменного расчета работнику считается нарушением Трудового кодекса. Предупреждение или наложение штрафа на работника работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на работодателя и работника — от 1 000 до 5 000 рублей, на работодателя и организацию — от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27). ias Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).
Наша консультация объясняет, можно ли выдавать расчетные листки в электронном виде и как сотрудники могут попросить выслать расчетные листки по электронной почте.
Электронные расчетные ведомости
Статья 136 Трудового кодекса РФ устанавливает, что работодатель обязан в письменной форме извещать работника о заработной плате, ее составных частях и об удержаниях из заработной платы. Из буквального прочтения этой статьи следует, что расчетные листки должны выдаваться работникам на бумаге. Ростольд уже постановил, что Трудовой кодекс РФ не предусматривает права работодателя выдавать расчетные листки в электронном виде, за одним исключением. Оно касалось сотрудников, работающих дистанционно. Кроме того, Трудовой кодекс РФ допускал обмен электронными документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ в редакции, действующей до 1 января 2021 года).
Однако впоследствии Минтруд отметил, что передача расчетных листков по электронной почте не нарушает положений статьи 136 Трудового кодекса РФ (письмо Минтруда от 21 февраля 2017 года № 14-1/)ООГ-1560). Важно отметить, что такой процесс информирования работников о размере заработной платы регулируется трудовым, коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (например, положением об оплате труда).
А после появления в Трудовом кодексе РФ пункта об электронном документообороте в трудовых отношениях эксперты министерства прямо разрешили отправлять сотрудникам расчетные листки по электронной почте, хотя речь идет именно об электронной рассылке расчетных листков. работодателям использовать электронный документооборот с персоналом или ЭКД (письмо Минтруда от 20 января 2023 г. N 14-6/ООГ-296).
Редакции напоминаем, что закон регулирует порядок создания, подписания, использования и хранения работодателями, работниками или лицами, имеющими отношение к документам, связанным с работой. (Трудовой кодекс Российской Федерации). Как правило, для организации СЭД на предприятиях издаются и вводятся в действие приказом положения РД или аналогичные локальные нормативные акты (ТНП). Порядок взаимодействия работника и работодателя при использовании ЭКЛЗ, оформление документации с использованием ЭКЛЗ и другие вопросы устанавливаются в таких ЛНА.
Электронные заявки на выплату заработной платы
Электронное заявление на выплату заработной платы может быть составлено в любом формате. Оно адресуется работодателю и содержит просьбу работника о направлении расчетных листков по электронной почте, а также может содержать ссылку на регламент организации. В тексте заявления также указывается соответствующий адрес электронной почты сотрудника.
Следует отметить, что работники, переведенные в ECD, по сути, не обязаны подавать такое заявление. Они могут отправить электронную записку об увольнении просто потому, что уже находятся в ECD. Однако они могут сделать такое заявление в целях перестрахования, что не запрещено.
Несмотря на то что зарплата должна быть выплачена не менее чем за полмесяца (ст. 6 ТК РФ, ст. 6), достаточно отправить расчетный листок только тогда, когда с работником произведен окончательный расчет. Конец месяца. Это связано с тем, что составная часть зарплаты при выплате аванса еще неизвестна (письмо Роструда от 17. 09. 2021 N ПГ/26944-6-1).
Ниже приведен образец заполнения заявления работника на получение справки о заработной плате в электронном виде.
Справка о заработной плате 2020: формы, образцы и изменения
Справка о заработной плате 2020 включает в себя все выплаты сотрудникам и сумму удержания. Форма документа разрабатывается компанией самостоятельно. Скачать бланки и образец расчетной ведомости по зарплате 2020 можно в статье.
Образец записки на выдачу расчетов по заработной плате за 2020 год
Заявление на выдачу расчетов по заработной плате 2020 (выписка)
Однако зарплата сотрудников является частной информацией. Роскомнадзор может наложить штраф в размере 50 000 рублей на компании, которые разглашают информацию без согласия своих сотрудников (статья 13.11, часть 6 Закона об административных правонарушениях). Поэтому посторонние не должны иметь возможности просматривать электронные листы. Читайте, как обезопасить персональные данные сотрудников в системе «Главбух».
Как выдать расчетные листки за 2020 год по электронной почте
Существует три простых способа выдать сотрудникам расчетные листки онлайн.
Первый способ — отправить его на адрес электронной почты. При этом неважно, отправляете ли вы документ на рабочую или личную почту сотрудника. Оба варианта верны. Однако надежнее получить заявление от сотрудника с указанием почтового отделения.
Образец заявления работника о предоставлении электронной выписки о заработной плате
Формат векселя также может быть использован любой. Например, doc, xls, pdf. Выбор должен определяться местным законодательством. Так у инспектора не возникнет вопросов. Векселя могут быть на иностранном языке. Просьба сотрудника выдать такой документ не является правонарушением.
Второй способ — вывесить листки в личном кабинете сотрудника на сайте компании. Такой способ выдачи расчетных листков также не запрещен. Главное — проинформировать работника, когда и где он должен искать отпуск, как это предусмотрено положениями об оплате труда и другими локальными законами.
Третий способ — разрешить сотрудникам использовать пароли и пароли для доступа к компьютеру, на котором установлена бухгалтерская программа. Установите права доступа таким образом, чтобы можно было просматривать только расчетные листки конкретных сотрудников и не отображать никакую другую информацию.
Какие штрафы предусмотрены за невыдачу письменного расчета?
Если сотрудник сообщит об этом трудовому инспектору, он может быть оштрафован за нарушение правил расчета заработной платы.
Штрафы еще выше, если инспекторы повторно выявляют нарушения, за которые уже наказывали.
Кроме того, руководители с повторными нарушениями могут быть отстранены от работы на срок от одного до трех лет (ст. 5. 27 КЗоТ).