Оптимизация поставок — это процесс, направленный на снижение затрат и повышение эффективности цепочки поставок организации. В условиях постоянно меняющегося рынка компаниям необходимо регулярно модифицировать текущие бизнес-процессы, чтобы оставаться конкурентоспособными и экономить ресурсы. Достичь желаемых результатов в этом направлении можно с помощью оцифровки поставок. Это включает в себя применение инструментов мониторинга и контроля поставок. Автоматизация этих процессов не только снижает затраты на закупку товаров и услуг, но и помогает улучшить условия сотрудничества с поставщиками.
Роль SRM в автоматизации процедур снабжения
В современных реалиях важно использовать передовые компьютерные технологии, специально разработанные для управления производством и снабжением. Одним из таких инструментов является система управления взаимоотношениями (SRM). Это решение позволяет повысить эффективность процедур снабжения за счет автоматизации различных рутинных функций.
По мнению экспертов, автоматизация SRM-систем гарантирует снижение затрат на 30-40 % и сокращение времени закупок на 75 %. Это достигается за счет стандартизации списков контрагентов и облегчения работы, а также за счет снижения рыночных цен и экономии на расходах административного персонала.
Оптимизация поставок: как эффективно использовать ключевые ОИС.
В прошлой статье мы рассказали о том, что мешает отделу закупок стать полноценным инструментом для увеличения прибыли компании.
Каждый из факторов, упомянутых в прошлой статье, снижает эффективность работы отдела закупок. Если сходство обнаруживается одновременно в нескольких объектах, касающихся вашей компании, ситуация считается значимой.
Вопрос → →.
Что делать генеральному и финансовому директору в этой ситуации?
Практика показывает, что выйти из кризиса можно только путем продуманных, поэтапных преобразований.
Шаг 1. Оцените эффективность работы отдела закупок
Проведите аудит, чтобы получить объективную картину того, что происходит в отделе закупок.
Шаг 2. Сосредоточьте закупки на стратегических вопросах
Освободите закупки от непрофильных задач, сосредоточив внимание сотрудников на стратегических вопросах.
2. управление отношениями с поставщиками:.
1) Полная разбивка по категориям:.
(2) Разработка долгосрочных категорийных стратегий и новых систем закупок. Например, переход к операционной аренде или лизингу автомобилей вместо приобретения собственных транспортных средств.
Обеспечить полный охват стратегических категорий расходов через государственные контракты.
Стратегические категории — это те категории, которые оказывают значительное влияние на бизнес. На эти категории (упаковка, сырье, транспорт, маркетинг товаров и услуг), как правило, приходится основная часть бюджетных расходов.
-пот (рынки единовременной сумм ы-10 покупка ноутбуков, аренда офисов, поиск офисной мебели и т. д.) и другая операция с рынками продаж (снабжение заказами поставщиков, поставки в магазины, размещение и мониторинг заявок). Для этого создайте центры обслуживания в районах с низкой стоимостью рабочей силы или поручите выполнение бизнес-функций внешним партнерам.
Если эти шаги оставить на усмотрение вдохновителя, то экономия, достигнутая в сфере снабжения, с большой долей вероятности окажется
Шаг 3: Поцелуй.
Сосредоточьте опыт сектора снабжения на стратегических затратах.
ШАГ 4. Четкие цели
Установите четкие цели в области снабжения. Оптимизация затрат по отдельным категориям закупок. Распределите финансовые средства в соответствии с финансовыми показателями. Также ежеквартально корректируйте бюджет, чтобы обеспечить эффективное расходование средств, сэкономленных на снабжении.
В экономике учитывается фактическая, а не расчетная экономия.
Шаг номер пять. Планирование закупок
Согласуйте с сектором снабжения план закупок на год или два ближайших года. Это позволит им оценить масштабы экономии и разработать необходимые трудовые ресурсы.
Шаг 6. Подписание и мониторинг SLA (соглашений об уровне обслуживания)
Разработайте и подпишите SLA между отделом снабжения и другими подразделениями компании.
Раз в квартал измеряйте эффективность работы отдела закупок.
Обратная связь может быть обеспечена с помощью исследований, которые помогут обучению → → →.
В своей работе мы используем сайт surveymonkey.com.
Он регулярно обсуждает возникающие вопросы между вдохновителем и снабженцами и контролирует выполнение запланированных мероприятий. Это сокращает сроки проведения тендеров и согласования поставок и помогает добиться экономии в соответствии с планом закупок
Шаг 7. Выведите расходные материалы из зоны комфорта
Выведите поставщиков из зоны комфорта!
Попробуйте найти новые возможности для снижения затрат.
Одна из таких возможностей — создание совместного предприятия с другой компанией. К сожалению, сегодня многие компании не интегрируют поставки даже в рамках своей собственной / корпоративной группы или бизнес-подразделения, что сказывается на конечном результате.
С помощью руководства специалисты по закупкам могут интегрировать все объемы и мероприятия по снабжению корпоративной группы на более высоком уровне.
Поставщики согласны с этим. Они заинтересованы в подписании контрактов на большие объемы в рамках одного мероприятия.
Шаг 8. Используйте сравнительную оценку
Проведите сравнительную оценку — сравните текущие условия компании с условиями других игроков рынка. Например, в случае с мобильной связью следует сравнить затраты на одного пользователя в месяц.
Сравнительная оценка помогает стимулировать предложение и позволяет оценить возможности экономии. Кроме того, они служат ориентиром при ведении переговоров с поставщиками.
ШАГ 9. Соедините поставки для удовлетворения всех запросов
Поставки необходимы для покрытия всех категорий комитетов, как прямых, так и косвенных.
Участие снабженцев в процессе принятия стратегических решений повышает эффективность и конкурентные преимущества, позволяя вдохновителю более точно и четко формулировать запросы.
Закупочная организация с самого начала вовлекается в проекты компании, где планируются большие расходы.
Шаг 10: Контроль со стороны финансового управления
Обязательства финансовых служб:
Финансы также должны устанавливать цели экономии для Инспиратора. Это заставляет вдохновителя сотрудничать с поставщиками при выборе поставщика, даже в тех категориях, в которых он ранее не участвовал.
Шаг 11: Генеральный директор — заинтересованная сторона
Вы, как никто другой, понимаете, что эффективность работы поставщиков напрямую влияет на результаты компании. Поэтому в ваших интересах спонсировать поставки.
Генеральный директор должен регулярно (ежеквартально) информировать вас об этом.
Генеральный директор должен быть идентифицирован и заинтересован, поскольку служба снабжения находится в курсе деятельности всей компании и всех операционных руководителей. По этой причине в многонациональных компаниях руководитель службы снабжения часто напрямую обращается к генеральному директору
РЕЗЮМЕ.
Если вы хотите получить максимальную отдачу от расходных материалов, создайте конкурентную среду, в которой расходные материалы будут конкурировать с расходными материалами в вашей собственной команде, в других отделах компании и в других организациях. В противном случае расходные материалы останутся смешанной отикой и не принесут ощутимых результатов.
В транснациональных компаниях в стратегическое управление закупками вовлечены генеральный директор и финансовый менеджер. Это объясняется тем, что поставки увеличивают прибыль компании наряду с продажами.
В России комиссия долгое время играла вторую скрипку, в то время как потребление и продажи росли на протяжении последних 15 лет. Недостатки комиссии игнорировались режимом в его стремлении к сверхотмене и игнорировались из-за отсутствия конкуренции.
Если руководство компании заинтересовано в них, поставки становятся конкурентоспособными, устанавливаются стратегические цели поставок и контролируется их выполнение.
Пришло время сменить фокус. Вы можете добиться больших и полезных изменений в бизнесе снабжения вашей компании! Если вам нужны практические советы, обращайтесь к нам.
Как создать эффективную стратегию закупок?
Расценки.
Если производство осуществляется непосредственно самим предприятием, необходимо учитывать такие затраты, как время персонала, эксплуатация и обслуживание оборудования, денежные средства, вложенные в запасы и т. д. Во многих случаях все это можно использовать с большей выгодой.
Если производство осуществляется поставщиками, затраты связаны с различными аспектами сотрудничества с этой компанией. Руководство компании должно само внедрить систему менеджмента качества и разработать способы предупреждения и устранения возможных несоответствий.
Надежность поставщиков
Бесперебойное производство и поставка поставщиками заданных объемов продукции имеют решающее значение для стабильной работы компании. Задержки могут привести к простою оборудования и потерям рабочего времени персонала, что дорого обойдется компании. Кроме того, клиенты начнут покупать продукцию у конкурентов, не дожидаясь, пока вы накопите запасы сырья.
Чтобы избежать такого сценария, необходимо следовать одной или нескольким стратегиям закупок.
{Производственные мощности
Если существующие производственные мощности компании не позволяют реализовать запланированные цели, лучшим решением будет передача части или всего производственного процесса на аутсорсинг.
Конкурентоспособность.
Если компания хочет сохранить в тайне тонкие нюансы производственного процесса или состав запатентованного продукта, разумнее отказаться от привлечения третьих лиц. Ведь в данном случае это ключ к конкурентному преимуществу.
Как сэкономить на расходных материалах
Отечественные компании сегодня серьезно относятся к сокращению расходов, и ключевые элементы затрат должны строго контролироваться. Зачастую сокращение запасов отходит на второй план, а на первый выходит активное сокращение численности персонала и отказ от инвестиционных планов. Однако в условиях жестких санкций и снижения спроса анализ процесса закупок может помочь найти резервы для спасения компании от быстро меняющейся и агрессивной бизнес-среды.
В этой статье мы рассмотрим, как создать современную и эффективную систему управления закупками, и дадим рекомендации по оптимизации закупочной деятельности компании.
Оптимизация закупочных процессов в компаниях
Для оптимизации закупочных процессов компании одновременно работают в нескольких направлениях.
— Регламентация закупочных бизнес-процессов,
— Рациональное управление запасами,
— сотрудничество с поставщиками.
Рассмотрим каждое из этих направлений более подробно.
Регламентация бизнес-процессов закупок
Если компании хотят сэкономить на закупках, действия по управлению процессом закупок должны быть организованы, определяться технологией закупочной деятельности и соответствовать четким и ясным внутренним регламентам.
Целями регламентации закупочных процедур являются
— Интеграция закупочной деятельности,
— логичные и экономически обоснованные последствия выбора поставщика,
— снижение затрат и операционных рисков за счет исключения субъективных подходов к закупкам.
Внутреннее регулирование закупочных процессов в компании может включать.
— Положение о закупках, описывающее подробный алгоритм различных закупочных процедур, понятный сотрудникам и поставщикам по договору,
▪ Положение об услугах по закупкам (раздел),
— Положение об определении поставщиков,
— положения о процессе выбора поставщика.
Строгое следование разработанным методикам и использование современных средств автоматизации производства позволяют компании добиваться стабильного результата по поддержанию минимального уровня закупочной цены при необходимом качестве и условиях поставки.
Восемь шагов к построению эффективной системы управления закупками
Алгоритм построения современной и эффективной системы управления закупками в компании состоит из следующих восьми шагов.
Шаг 1. Классифицируйте закупки по их влиянию на затраты.
На основе собранных данных необходимо выделить виды товаров, услуг и проектов, доля затрат на которые превышает 5 % от общих расходов. Для этих важных закупок следует изучить рынок, запросить коммерческие предложения и пригласить поставщиков и подрядчиков к переговорам.
Шаг 2: Для наиболее важных закупок регламентируйте, что и как покупать и какие технологии использовать — по тендеру или у одного поставщика.
Конкурентные технологии разрушают ценовые стереотипы, которые формируются в отсутствие конкуренции, при закупке товаров у единственного поставщика или при формировании привычки к установленному уровню цен.
К конкурентным технологиям относятся запросы на проведение тендеров, запросы предложений, электронные аукционы, открытые тендеры и закупочные аукционы.
На практике поставщики используют специализированные источники информации для поиска актуальных прайс-листов постоянных поставщиков и конкурентов. Таким образом, можно получить объективную и независимую общую картину обоснованности закупочной цены.
Прозрачность и доступность информации могут сэкономить ресурсы за счет исключения личных предпочтений при выборе поставщиков.
Шаг 4. Продумайте тактику поддержания высокого уровня конкуренции между потенциальными поставщиками.
Здесь важно обеспечить всем равные условия конкуренции, возможность создавать более выгодные предложения. Для этого можно использовать сайт компании, размещая страницы предложений вместе с проведением электронных коммерческих тендеров потенциальными партнерами.
Также может быть использован функционал специализированных источников в интернете.
Открытая и публичная конкуренция за поставки среди поставщиков позволяет поддерживать уровень конкуренции и усиливать давление на закупочные цены. Практика конкурентных государственных закупок показала, что экономия может достигать 30-40 %.
[1] Федеральный закон 44-ФЗ от 4 мая 2013 года «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ред. от 16. 04. 2022).
[2] Федеральный закон 223-ФЗ от 18 июля 2011 года «О поставках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (в ред. от 16. 04. 2022).
Конецкая Н. Зозуля, налоговый консультант
Данный документ частично опубликован в. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» №. 5, 2022.