Здравствуйте, друзья! Сегодня профессиональные письма, напечатанные на бумаге и написанные на фирменном бланке, используются редко. Большая часть корреспонденции перешла в электронную почту, социальные сети и мессенджеры. Однако это не значит, что профессиональные письма изжили свою полезность. Каждая корреспонденция должна соответствовать определенным правилам. Кроме того, правила зависят от того, где происходит переписка и каков адресат. Мы подготовили документ с анализом основных типов профессиональных писем и правил, которые должны соблюдаться в профессиональной переписке.
Что такое профессиональное письмо?
В зависимости от адресата и цели, для которой составляется профессиональное письмо, выделяют следующие типы
Письма могут быть адресованы конкретному сотруднику или руководителю или носить общий характер. Они также могут различаться по тому, кому нужен ответ, а кому нет.
Методы, используемые в современном мире
Сегодня профессиональные письма используются для самых разных целей. В зависимости от особенностей канала связи документ меняется, корректируется его структура.
Основными вариантами являются следующие Письмо — впервые рассматривается его форма.
При общении с клиентами и партнерами рекомендуется придерживаться делового стиля общения и соблюдать правила, описанные ниже.
Примеры деловых писем
Письма с коммерческими предложениями. Из плюсов можно подчеркнуть краткость изложения и четкую формулировку предложения.
Электронные бюллетени. Этот пример ориентирован на более неформальную форму общения. Создается впечатление, что вам пишет старый друг или коллега, что придает уверенности.
Пресс-релизы. Кратко опубликуйте ключевые новости и приложите к письму документ с более подробной информацией.
Как правильно составить и написать деловое письмо
Рассмотрим пошагово процесс написания делового письма. Инструкции могут быть адаптированы в зависимости от канала связи. В большинстве случаев используйте электронную почту, так как в ней легче найти сообщение при необходимости, и оформляйте письмо по всем правилам.
4. Стандартное приветствие «Добрый вечер! должно быть использовано. При необходимости кратко представьтесь или укажите название вашей компании и сферу ее деятельности. Если сообщение отправляется в результате рекомендации или переговоров на конференции или выставке, обязательно укажите это.
5. Основная часть предложения. Старайтесь, чтобы информация была краткой и лаконичной. В идеале она должна уместиться в несколько абзацев. Используйте нейтральный стиль изложения, избегайте графики и тяжелых словесных конструкций, сложных для восприятия. Всегда перечитывайте и упрощайте сложные выражения.
6. соблюдайте общепринятые правила форматирования. При использовании одного шрифта можно выделить важные моменты жирным шрифтом, но это нежелательно. Используйте списки, если хотите разбить текст на небольшие абзацы для более легкого восприятия. Если в компании есть шаблон оформления, используйте его для всей деловой переписки. Всегда проверяйте текст на наличие орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Недочеты могут негативно сказаться на репутации отправителя.
7. Прикрепляйте файлы только в случае необходимости. Не стоит включать в письмо прайс-лист или описание услуг. Всегда указывайте, что входит в состав вложения.
8. измените формат подписи. Напишите название компании, а также имя и контактные данные отправителя. Укажите различные почтовые отделения, номера телефонов и курьеров, чтобы получатель мог немедленно связаться с вами.
Лучше всего создать критерии для изменения только темы и текста письма. Упрощение работы позволит выдержать все письма в едином стиле.
Заключение.
Умение вести деловую электронную переписку — необходимый навык для всех, кто работает с клиентами и продажами. Необходимо придерживаться основных правил и общепринятых конвенций, особенно на ранних этапах сотрудничества. Важно придерживаться нейтрального стиля и излагать информацию четко и по существу.
Деловая почта — письмо о переписке
Профессиональные письма — один из главных инструментов коммуникации в любом бизнесе. Хорошо написанное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о вашей компании. А неграмотно составленное письмо может погубить всю вашу репутацию. Мы уже писали о правилах деловой переписки, теперь давайте рассмотрим несколько конкретных примеров деловых писем.
Образец делового письма
Существует множество видов деловых писем: коммерческие предложения, претензии, благодарственные письма, письма-отказы, письма с описью вложения, заверения, информационные уведомления и т. д. Принципы их составления практически одинаковы. Чтобы избежать ошибок, еще раз ознакомьтесь с правилами написания деловых писем.
Примеры благодарственных писем
Письма заверения
Образец ответного письма
Пример.
Пример письма-жалобы
Пример английского письма в профессиональной электронной почте
К сожалению, не все владеют английским языком на высоком уровне. И руководители часто испытывают неловкость, когда им приходится писать профессиональные письма на английском. Что уж говорить об иностранных языках, когда люди, даже русские, не всегда могут понять друг друга по почте? Лучший способ в этом случае — поискать похожие письма и использовать фразы из них в своих письмах. Вот три примера профессиональных писем на английском языке. Письмо с благодарностью клиенту, письмо с разъяснением условий договора и письмо с ответом на предложение о покупке. Каждый файл содержит английскую версию письма и перевод на русский язык. Скачать письмо с благодарностью клиенту на английском языке. Скачать письмо с разъяснением условий договора на английском языке. Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском языке.
Структура делового письма< pan> К сожалению, не все владеют английским языком на высоком уровне. И руководители часто испытывают неловкость, когда им приходится писать профессиональные письма на английском языке. Что уж говорить об иностранных языках, когда люди, даже русские, не всегда могут понять друг друга по почте? Лучший способ в этом случае — поискать похожие письма и использовать фразы из них в своих письмах. Вот три примера профессиональных писем на английском языке. Письмо с благодарностью клиенту, письмо с разъяснением условий договора и письмо с ответом на предложение о покупке. Каждый файл содержит английскую версию письма и перевод на русский язык. Скачать письмо с благодарностью клиенту на английском языке. Скачать письмо с разъяснением условий договора на английском языке. Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском языке.
Структура делового письма, не у всех есть высокий уровень английского языка. И руководители часто испытывают неловкость, когда им приходится писать профессиональные письма на английском. Что уж говорить об иностранных языках, когда люди, даже русские, не всегда могут понять друг друга по почте? Лучший способ в этом случае — поискать похожие письма и использовать фразы из них в своих письмах. Ниже приведены три примера профессиональных писем на английском языке. Это письмо с благодарностью клиенту, письмо с разъяснением условий контракта и письмо с ответом на предложение о покупке. Каждый файл содержит английскую версию письма и перевод на русский язык. Скачать письмо с благодарностью клиенту на английском языке. Скачать письмо с разъяснением условий договора на английском языке. Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском языке.
Возможны и другие варианты: «спасибо», «честно» и т. д., в зависимости от близости контакта с получателем. Фраза «Приветствую» является наиболее универсальной. Поэтому, если вы сомневаетесь, насколько уместна та или иная подпись, используйте эту фразу. Также нет необходимости добавлять в подпись опцию для связи с получателем. Другие адреса электронной почты, рабочие телефоны, Skype. Преимущество этого способа не только в том, что получатель может связаться с вами быстро и удобным для него способом, но и в том, что он демонстрирует вашу готовность идти на контакт. И помните, что официальное письмо — это прежде всего документ. Поэтому, пренебрегая правилами его составления, вы наносите непоправимый ущерб репутации своей компании и себе как профессионалу.
Сегодня мы продолжаем разбор практики. Суть в том, чтобы создать эффективное письмо для вашей рассылки. Для простоты изложения я приведу конкретные примеры из собственной практики.
Клиент занимается производством продукции для комплексной защиты стеклянных поверхностей. Для того чтобы компания росла и развивалась, необходимо расширить сеть делегатов. Продукт представляет интерес для клининговых компаний, водителей и т. д. Делать универсальное предложение для всех разделов не имеет смысла, так как продукция, предлагаемая в каждом разделе, решает разные задачи и дает разные преимущества.
Чтобы увеличить дилерскую сеть, вам нужны представители в регионе, поэтому продавать нужно не сам продукт, а бизнес-идею, которая является важным преимуществом для потенциальных дилеров. Это связано с тем, что деловых людей интересует вопрос — сколько я могу заработать на этом средстве, какую прибыль я получу, если вложу в этот бизнес свое время, деньги и усилия? Рассказ о компании, ее привлекательности и взглядах на будущее, ее миссии и медийных особенностях — это вторично. Это может быть интересно, но не сразу.
Сервисы рассылок (например, Smartresponder) — хороший инструмент при разумном подходе. Существует множество авторов, каждый из которых ведет список рассылки по конкретному вопросу, а широкая публика собирается под определенной темой.
В случае продажи продуктов для комплексной защиты стеклянных поверхностей вы могли бы использовать список рассылки со следующими темами: «вылупившиеся бизнесмены», «бизнес», «нулевой бизнес» и т. д. Главное — выбрать тему.
Ответ можно найти в каталоге сервисов рассылок Smartresponder и многих других сервисов. Узнайте, сколько людей получают вашу бизнес-рассылку.
Основной блок — расчет материальной выгоды для покупателя (продавца). Последовательно описывается, сколько это стоило и сколько денег было выручено от продажи N единиц товара. В этом же блоке желательно дать ссылку на сайт компании с дополнительной информацией.
Текст рассылки, созданной по данной схеме, может выглядеть следующим образом
Надеемся, что предложенный материал будет вам полезен. (Комментарии, вопросы и предложения приветствуются)
Текст для рассылки клиентам — готовые примеры и шаблоны для всех ситуаций
Основные требования к тексту рассылки
Прежде чем приступить к работе, помните, что текст должен быть кратким и понятным. В век информационной перегрузки краткость — залог успешной коммуникации.
Привлечение внимания.
Лучшие друзья: специальное предложение только для 2 человек! Разделите прекрасные моменты вместе! Приходите с другом, и вы оба получите скидку 25% на любую услугу. Бронируйте вместе и создавайте воспоминания вместе!
Не забудьте о своей звездной дате! Вы записались на прием к косметологу! Обязательно запишитесь на завтра, чтобы мы могли воплотить ваши идеи в жизнь. Мы готовы сделать вас звездой в ваш особенный день.
Ваш выбор важен для нас! Благодарим вас за покупку! Ваш выбор — это наше вдохновение. Мы надеемся, что наши изделия понравятся вам так же, как и нам. Спасибо, что доверяете нам!
Сначала клиент получает сообщение с просьбой оценить качество обслуживания по шкале от 1 до 5. Клиент отправляет свою оценку.
Соответственно, Revvy отправляет еще одно сообщение. Если оценка положительная, сервис отправляет ссылку на выбранный сайт отзывов и просит клиента оставить отзыв там же. Если ответ отрицательный, сервис перенаправляет диалог на менеджера, который решает проблему клиента и предлагает компенсацию в виде скидок или бонусов. Это удерживает клиента от возвращения и не позволяет ему написать негативный отзыв о сервисе. Интернет. Здесь приведен пример салона красоты.
Дополнительные советы по улучшению качества текста
Трансферы и пропорции могут сделать текст более ярким и интересным. Например, «Наш продукт — это Ferrari в кофемашине». Но будьте осторожны, это подходит не для всех специальных языков, и очень легко вкрасть вульгарность. Пишите только в том случае, если это уместно и действительно имеет смысл. Например, такие фразы часто повышают CTR и могут положительно повлиять на обнаружение публикаций.
Включите риторические вопросы.
‘Как вы думаете, почему наш продукт так популярен?’ — Такие вопросы привлекают внимание к клиенту и повышают коэффициент продаж сообщения.
Дополнительная информация о почтовых миссиях
Интересные заголовки, краткое и понятное содержание, приглашения к действию. Необходимо максимально облегчить жизнь клиентов и избегать длинных, неоднозначных текстов. Не скатывайтесь в повествование. Помните, что каждое сообщение должно иметь цель, УТП и приглашение к действию.
Это зависит от цели рассылки, но важно, чтобы он был коротким и понятным.
Могу ли я использовать пиктограммы в своей рассылке?
Да, если это соответствует стилю вашего бренда. Это также может повысить процент открытий.
Это зависит от вашей стратегии, но не злоупотребляйте, чтобы не беспокоить клиентов. Если вы будете отправлять рассылки часто, клиенты могут заблокировать вас. Это может негативно отразиться на вашем аккаунте (в отношении новостных рассылок WhatsApp). Поэтому Revvy всегда рекомендует клиентам отправлять определенное количество сообщений в день, персонализировать свои рассылки и подогревать свои аккаунты.
detector