Образец описи документов может понадобиться в самых разных ситуациях. Она служит как вложением (для отправки в различных случаях), так и организующим документом (для хранения в архиве). Образец перечня документов, приведенный в нашей статье, поможет вам без особых проблем составить нужный документ.
Какая форма используется для каталогизации документов, передаваемых на хранение?
У всех организаций и предпринимателей накапливается большое количество документов, которые обосновывают те или иные хозяйственные операции, кадровые перемещения и другие действия, совершаемые в ходе их деятельности. Сроки хранения этих документов различны.
В течение этого срока соблюдение условий хранения является обязательным, а значит, документы не могут быть уничтожены ранее установленного срока хранения. Поэтому большое количество документов регулярно отправляется в архивы. Некоторые компании пользуются услугами специализированных архивных организаций. Когда документы передаются в архив, они каталогизируются.
На практике при повторном обращении к архиву может возникнуть необходимость выделить определенные документы из прошлого. Список документов поможет вам быстро найти нужные документы.
Для перечня документов в архиве не существует определенного формата. Основные требования к нему следующие.
Образец списка документов, подлежащих архивированию, можно загрузить с нашего сайта.
Какой тип описи документов отправляется?
Многие люди пользуются услугами «Почты России» при работе с налоговыми органами, внебюджетными фондами и в других случаях. Для подтверждения факта отправки того или иного пакета документов необходимо сделать два экземпляра списка, на одном из которых должен стоять специальный штамп, дата отправки и подпись сотрудника почты.
Форма списка, используемого для почтовых отправлений, регламентирована законом. Это форма 107, которая имеется во всех почтовых отделениях (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядков приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» № 114-п от 17 мая 2012 года). Однако это не мешает никому разрабатывать собственные бланки акций. Главное, чтобы в них были включены все основные необходимые элементы 107 формы.
Образец составления описи документов для переписки доступен по следующей ссылке.
Если вы направляете документы в Федеральную налоговую службу, вам также необходимо их каталогизировать. Эксперты КонсультантПлюс подробно расскажут вам, как правильно ее составить. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и перейдите в раздел «Готовое решение», чтобы узнать все подробности этого процесса.
Если вы расторгаете трудовой договор, отправляя заявление об увольнении по почте, к нему также необходимо приложить опись. Подробнее об этом читайте в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».
Когда это необходимо?
В деловых отношениях часто возникает необходимость направить определенные документы в адрес другой стороны, должностных лиц органов государственной власти, органов местного самоуправления или иных организаций. Если в документе указан получатель, то все просто. Документ просто отправляется получателю.
Но что делать, если отправляется целый пакет документов, и при этом каждый документ затрагивает интересы получателя, но не касается его напрямую? В этом случае на помощь может прийти сопроводительное письмо. В нем говорится следующее. «Сопроводительное письмо — это письмо, которое может быть использовано для подачи письма на.
Сопроводительное письмо не является обязательным, но может быть очень полезным, если пересылаемый пакет может быть потерян или использован не по назначению.
Зачем нужна перепись документов?
Определить, когда необходимо проводить инвентаризацию документов, можно, руководствуясь как практикой ведения бизнеса, так и нормативными актами. В частности, федеральное законодательство об архивном деле содержит перечень различных видов документов со сроками хранения.
Кроме того, если документ отправляется по почте, и в этом случае важно проверить содержание задания — например, письма, зарегистрированного в описи вложения.
Однако даже если почтовое задание выполняется таким образом, все равно целесообразно оформить сопроводительное письмо. В этом случае есть хоть какая-то гарантия, что адресат получит именно то, что ему отправлено.
Таким образом, можно сделать вывод, что перепись необходима.
Официально утвержденной формы, которую необходимо использовать при написании сопроводительного письма, не существует. Однако на практике со временем выработались требования к составлению этого вида документа. Как правило, в него должны быть включены следующие пункты
Обычно полезно указать, сколько копий прилагаемых документов и сколько листов бумаги вы отправляете по почте. Однако, за исключением судебных или архивных дел, обычно нет необходимости указывать этот элемент.
Форматирование окончательного документа.
Формальных требований к оформлению заключительного сопроводительного письма при отправке документов немного. Однако на практике существуют определенные требования, например
Куда и как отправляется письмо?
Сопроводительные письма могут быть отправлены следующими способами
В связи с большим разнообразием возможных ситуаций доставки составить полный список адресатов не представляется возможным.
Каждое сопроводительное письмо имеет свои нюансы оформления. Читайте о том, как создавать такие документы для заявлений, резюме, коммерческих предложений, различных справок, СДОУ, СДБОУ и различных компаний.