Компании должны пересмотреть подход к обработке и хранению этих документов. Хотя сохранение копий личного дела работника может быть необходимо, хранение конфиденциальной личной информации в течение неопределенного периода времени может привести к юридическим последствиям. Новые правила налагают ограничения на несанкционированное использование персональных данных работников, включая штрафы за несоблюдение.
Перед хранением конфиденциальных данных необходимо получить согласие сотрудника.
Храните только то, что необходимо для нужд бизнеса, но не бесконечно.
Регулярно пересматривайте данные, чтобы удалить устаревшую или ненужную информацию.
Защищайте все конфиденциальные данные с помощью соответствующих методов шифрования для предотвращения несанкционированного доступа.
Несоблюдение этих правил может привести к значительным штрафам.
- Организации должны тщательно изучить тип хранимой ими информации. От некоторых записей можно отказаться, если они утратили актуальность, что снижает риски. Важно также избегать сбора избыточных данных, которые могут представлять ненужный риск. По мере вступления в силу новых правил работы с документами сотрудников компании должны соответствующим образом корректировать свои процессы, чтобы избежать потенциальных юридических проблем.
- Документы могут храниться только до тех пор, пока они необходимы для завершения официальных административных процессов. Любое хранение свыше этого срока может нарушать законы о защите персональных данных.
- Очень важно обеспечить хранение любых других документов только с предварительного согласия, особенно если они содержат конфиденциальную личную информацию. Это позволит снизить риски и избежать возможных юридических последствий.
- Документы, требующие согласия сотрудников перед хранением
- Когда речь идет о хранении конфиденциальной информации, получение согласия сотрудников является необходимым шагом. Это касается любых данных, которые могут быть отнесены к категории личных или конфиденциальных, включая документы, удостоверяющие личность, соглашения, связанные с работой, и медицинские карты. Очень важно, чтобы хранение таких материалов соответствовало действующим нормам конфиденциальности.
Сотрудники должны быть проинформированы о целях хранения их данных, а их согласие должно быть получено в письменном виде. Это можно сделать с помощью формы согласия, в которой четко указывается характер информации, способ ее хранения и срок хранения. Важно отметить, что данные должны храниться только до тех пор, пока это необходимо для ведения бизнеса и выполнения юридических обязательств.
Работодатели также должны разъяснить работникам, что их данные не будут использоваться в иных целях, чем было оговорено. Например, если определенная информация необходима для обработки налогов или выполнения других административных обязанностей, это должно быть объяснено заранее. Убедиться в том, что сотрудники понимают свои права в отношении их личной информации, — ключевой шаг в поддержании прозрачных отношений.
Отсутствие надлежащего согласия или ненадлежащая обработка конфиденциальных данных может повлечь за собой наказание, включая штрафы. Поэтому работодатели должны убедиться, что все персональные данные, полученные от сотрудников, хранятся в надежном месте и доступ к ним может получить только уполномоченный персонал. Кроме того, сотрудники должны иметь возможность в любой момент отозвать свое согласие, а компания должна обеспечить обработку таких запросов в соответствии с требованиями законодательства.
Риски, связанные с хранением конфиденциальных документов в личных делах сотрудников
Хранение копий документов сотрудника допустимо только с его согласия и строго в течение срока, необходимого для решения конкретных вопросов. Хранить их бесконечно долго опасно и может привести к штрафам. Если в ходе аудита будет выявлено несанкционированное хранение, могут последовать штрафы.
Чтобы упростить ведение записей и избежать ненужных рисков, храните только необходимую информацию в структурированном виде. Когда необходимость в этих файлах отпадет, утилизируйте их безопасным способом. Просто выбросить их — не вариант, необходимо следовать надлежащим методам уничтожения.
- Несанкционированное хранение данных о человеке может привести к утечке информации. Если документы будут скомпрометированы, ответственность ляжет на организацию. Чтобы минимизировать риски, обеспечьте хранение только важных файлов, а остальные обработайте надлежащим образом. Повышение осведомленности сотрудников об обращении с такими документами помогает предотвратить нарушения.
- Несоблюдение правил может привести к проверкам и санкциям. Чтобы предотвратить осложнения, формализуйте процедуры работы с документами. Убедитесь, что работники проинформированы о том, какие документы хранятся, как долго они хранятся и когда будут удалены. Внедрение строгих политик доступа снижает риски и повышает безопасность.
- Как защитить данные сотрудников от ненужного раскрытия
- Чтобы свести к минимуму риск ненужного раскрытия информации, очень важно аккуратно обращаться с данными сотрудников. Убедитесь, что в файлах работника хранятся только важные данные. Избегайте сбора личных данных, которые не нужны для работы. Если вы сомневаетесь, стоит ли хранить те или иные документы, оцените их значимость для выполняемой работы. Например, налоговые документы или свидетельства об образовании могут потребоваться только для выполнения определенных функций. В таких случаях лучше хранить эту информацию в безопасном месте, обеспечивая доступ к ней только уполномоченным сотрудникам.
Поддерживайте строгий контроль доступа
Ограничьте доступ к конфиденциальным данным сотрудников. Внедрите четкую политику, определяющую, кто может просматривать, редактировать или распоряжаться информацией. Убедитесь, что сотрудники, работающие с данными, прошли обучение, чтобы понимать риски и юридическую ответственность. Регулярные аудиты помогут убедиться, что ненужные данные не хранятся и не подвергаются опасности.
Получайте согласие перед хранением определенной информации
Всегда запрашивайте согласие сотрудников перед сбором или хранением любых данных, выходящих за рамки базовых. Например, при запросе личных документов лучше всего получить официальное согласие сотрудника. Этот процесс должен быть задокументирован и легко доступен, чтобы вы могли обратиться к нему в случае возникновения проблемы в будущем. Таким образом, вы создаете прозрачную систему, которая одновременно защищает компанию и уважает частную жизнь работников.
Наконец, если вам необходимо избавиться от документов или файлов, позаботьтесь об их безопасном уничтожении. Такие простые шаги, как уничтожение бумажных документов или правильное удаление цифровых файлов, могут значительно снизить риск утечки данных. В случае неправильной утилизации вы можете столкнуться с юридическими последствиями и финансовыми штрафами.
Какие документы следует немедленно удалить из личных дел сотрудников?
Лучшие практики организации личных дел сотрудников для удобства доступа и соблюдения требований
2. Обеспечьте безопасность данных и контроль доступа
Всегда храните конфиденциальные материалы в безопасном месте, будь то цифровые или физические. Если используется цифровое хранилище, убедитесь, что используемая платформа соответствует отраслевым стандартам защиты данных. Применяйте меры контроля доступа, ограничивая доступ к файлам только уполномоченным сотрудникам. Не храните документы в местах, где неавторизованные лица могут легко получить к ним доступ.
Совет: Для поддержания чистоты и соответствия требованиям системы делопроизводства рекомендуется периодически пересматривать и удалять устаревшие записи. Выбросьте или безопасно удалите все ненужные файлы, которые больше не требуются для ведения личных дел сотрудников или выполнения юридических обязательств вашей организации.
3. Получайте согласие сотрудников при хранении конфиденциальной информации
При хранении любых конфиденциальных данных обязательно получите четкое согласие сотрудников. Проинформируйте их о том, что будет храниться, с какой целью и как долго. Это снижает риск возникновения проблем, связанных с неправомерным использованием данных. Храните подписанные формы согласия в личном деле соответствующего сотрудника для целей учета.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете эффективно организовать личные дела сотрудников, обеспечив к ним удобный доступ и соблюдая при этом правила конфиденциальности.