Во многих случаях в процессе работы может возникнуть необходимость в расширении штата сотрудников. Однако для этого может потребоваться меморандум о взаимопонимании для увеличения числа сотрудников управления. В нем должно быть объяснено обоснование данного процесса. В то же время этот документ обычно необходим для правильного ведения штатного архива, даже если вопрос о необходимости расширения штата не стоит.
Расширение штата — когда это может быть необходимо
Существует ряд ситуаций, в которых может возникнуть необходимость расширения штата сотрудников. Причины необходимости расширения штата сотрудников могут быть следующими.
И это лишь перечень наиболее популярных ситуаций, в которых могут потребоваться подобные мероприятия. На практике необходимость увеличения штата или численности может быть обусловлена иными требованиями, вплоть до необходимости выполнения квот по трудоустройству людей с ограниченными возможностями.
Меморандум о взаимопонимании по увеличению штата сотрудников — образец, пример пенсии
Если вам необходимо составить меморандум о взаимопонимании по увеличению штата сотрудников, вам нужно будет учесть некоторые ключевые детали.
Часто бывает так, что даже непосредственный начальник сотрудника, подающего меморандум, не имеет полномочий для расширения штата. Однако на основании меморандума, составленного его подчиненными, он может подготовить более подробное и документированное обоснование необходимости увеличения штатного расписания, чтобы направить его высшему руководству.
Обоснование необходимости импорта штатных единиц
![[...]](/images/2/obosnovanie-dlya-vvedeniya-546a7.png)
Чтобы обосновать введение штатного расписания (фискальной организации) или перераспределение обязанностей между отделами, необходимо правильно составить меморандум на имя руководителя органа. Как это сделать.
Наталья Храмцовская, сотрудник архивной службы, Arma International.
Специалист, отвечающий за ведение дел и архивов в организации. Помимо ведения дел, в его/ее обязанности входит проверка записей, счетов и документов.
● Исходящие письма (1, 219) (в скобках указаны данные за первые восемь месяцев прошлого года),
● Входящая официальная корреспонденция (1 215),
поручения руководителя организации (232); — поручения руководителя организации (232),
● входящие телефонные звонки (155).
Чтобы обосновать введение штатного расписания (фискальной организации) или перераспределение обязанностей между отделами, необходимо правильно составить меморандум на имя руководителя органа. Как это сделать.
Оценить затраты на персонал можно на основе информации об общем объеме документов в организации и количестве ежегодно создаваемых досье.
● «Нормы времени на работы по проверенному обеспечению административной структуры федеральных органов исполнительной власти», утверждены постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23,
● «Единые отраслевые нормы рабочего времени для документационного обеспечения управления», утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №. 72,
● «Министерство труда Российской Федерации от 10. 09. 1993 № 152.
Приведенные выше правила имеют ряд важных преимуществ. Во-первых, они были разработаны государственными органами на основе исследований, поэтому большинство руководителей организаций (государственных и коммерческих) склонны относиться к ним серьезно. Все правила, за исключением названия выполняемой работы, содержат подробное описание содержания.
Пример.
‘Нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению структур управления федеральных органов исполнительной власти’
Наименование работы: редактирование отправляемого документа
Описание работы: прием исполненных документов, правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе, классификация документов по адресам и видам почтовых отправлений, расположение адресов на конвертах, фальцовка и свертывание, складывание и вложение документов, маркировка папок, регистрация регистрация почтовых отправлений, а также отправка пакетов писем в почтовое отделение.
Эти стандарты также включают методы расчета численности персонала дошкольных учреждений. Поскольку опыт показывает, что пользоваться ими сложно, предпочтительнее рассчитывать трудозатраты на основе описания предлагаемых задач в государственных стандартах. Для этого необходимо:
1. зафиксировать вид работы, выполняемой работником, на основе образца
2. проанализировать, соответствует ли содержание работы, указанное в стандарте, выполняемой работником.
Например, в приведенном выше примере содержание работы включает «Размещение адресов в папках». Во многих организациях сегодня используются системы электронного документооборота, которые позволяют выполнять эту функцию автоматически. Если система предоставляет такую функцию, необходимо скорректировать трудозатраты на этот вид работ.
3. Рассчитайте трудозатраты в соответствии с критериями и посмотрите, что получится. Желательно провести такие расчеты для всех сотрудников Главного управления. Сами сотрудники могут участвовать в сборе данных и расчетах, особенно если они составят список видов работ.
4. при расчете минимально необходимого количества персонала следует использовать статистику по больничным листам в органах, чтобы учесть вероятность заболевания работников.
Эти пункты можно использовать для активизации дискуссии.
● Во многих наших организациях объемы документации растут в среднем на 15-30 % в год. Если в вашей организации наблюдается такая тенденция, вы можете подготовить двух-трехлетний прогноз для вашей команды менеджеров и поднять вопрос о росте персонала с прицелом на будущее.
● Количество сотрудников DMS можно приблизительно оценить, исходя из общего числа сотрудников в организации. В малых и средних организациях количество сотрудников отдела кадров составляет примерно 2-3 % от общего числа сотрудников.
Другой способ приблизительно определить количество сотрудников, необходимых для ведения документации организации, — это разделить количество документов в архиве на 3 000 (примерное среднее количество документов, обрабатываемых архивариусом). Если точное количество хранящихся файлов неизвестно, его можно оценить, измерив общую длину полок для документов и разделив полученные метры на 0,025 м (средняя толщина файла составляет 2,5 см).
Приведенные выше цифры отражают реальный опыт коммерческих организаций, работающих с большими объемами документов.
Поэтому давайте рассчитаем, сколько в месяц должен работать один сотрудник, чтобы обработать вышеперечисленные типы документов, при точной нагрузке (см. таблицу).
Ставка за документ, количество часов
Памятка по введению новых штатных единиц
По разным причинам структурным подразделениям могут потребоваться дополнительные штатные единицы. С помощью меморандума о введении новых штатных единиц руководитель поддирекции информирует руководителя организации о необходимости расширения штата.
Обязателен ли меморандум о взаимопонимании
Организационная структура компании, ее состав и штатная численность определяются документом под названием «Штатное расписание». Штатное расписание утверждается и вводится в действие руководителем организации. На основании штатного расписания рассчитывается заработная плата сотрудников, планируются расходы на оплату труда и льготы.
Введение новых штатных единиц требует дополнительных затрат, которые должны быть обоснованы.
Руководитель организации может сам решить, что в том или ином отделе необходимы сотрудники.
Однако если организация большая, руководители могут не знать о том, что в некоторых отделах по понятным причинам не хватает сотрудников. В этом случае инициатором введения в должность новой штатной единицы будет руководитель соответствующего отдела.
Как обосновать потребность в новых сотрудниках
Увеличение числа сотрудников в том или ином отделе может быть необходимо по следующим причинам
Написание меморандума
Виды служебных записок, в том числе о введении новых штатных единиц, законодательно не регламентированы. На нашем сайте есть рабочие формы и образцы служебных записок, которые вы можете использовать для работы. В бланке необходимо заполнить следующую информацию.
После рассмотрения меморандума руководитель принимает решение об удовлетворении или отклонении запроса.
Если результат рассмотрения положительный, издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, а само штатное расписание утверждается заново.
Если обновленное штатное расписание утверждено, в отделе создается вакансия, на которую может быть принят новый сотрудник.
Руководство по составлению меморандумов о взаимопонимании
Под заголовком следует сделать пометку о введении дополнительных единиц для ответственного лица. В правом верхнем углу листа бумаги напишите полное название организации-работодателя, ее руководителя и должность. Например, в анонимной компании это будет директор или генеральный директор. Затем, здесь же, с небольшим отступом вниз, указываем должность в компании, которую занимает соискатель.
Ниже мы переходим к структуре основного контентного блока документа. Указываем, что агентству необходима дополнительная единица в штатном расписании, так как предлагаемая представителю данной профессии работа ведется в одиночку и в отрыве от основной деятельности.
Следующий шаг — обратиться к руководителям и попросить их ввести дополнительные единицы и их пропорциональное количество в штатное расписание организации. […] […]
