В первый день работы соберите все имеющиеся личные дела и документы за текущий год. В первый день работы заполните заявление о приеме документов по кадровым вопросам (см. пример ниже).
Образец: заявление о приеме документов на получение корпоративных документов. Акт приема-передачи документов по личному составу.
На практике записывайте название документа, период его действия, номер и любую информацию о недостающих или испорченных документах. Можно оставить комментарии по содержанию и оформлению.
При каталогизации обращайте внимание на то, чтобы документ был составлен правильно и содержал информацию, предусмотренную трудовым законодательством. Всегда проверяйте наличие всех обязательных локальных нормативных актов, предусмотренных трудовым или иным законодательством.
Как проверить кадровую документацию и исправить ошибки
Как уже было сказано выше, проверьте, есть ли в отделе кадров обязательные документы. В первую очередь это правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), трудовые договоры, схемы отпусков и приказы по личному составу. Чтобы список документов не засел у вас в голове, воспользуйтесь контрольным списком (образец ниже).
Образец. Контрольный список наличия кадровых документов.
Проверьте локальные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудника. Документы должны содержать подпись сотрудника, который ознакомлен с содержанием документа (ст. 22 ТК РФ).
Если в компании внедрен электронный документооборот, проводится инвентаризация как электронных, так и бумажных документов. Выясните, привлекает ли компания удаленных работников. Изучите договоры с ними. В них обязательно должен быть указан дистанционный характер работы (ст. 312.1 ТК РФ). Если вы обмениваетесь электронными документами с удаленными сотрудниками, проверьте, есть ли у них усиленная специальная электронная подпись.
Ошибки в документации. Если вы обнаружили ошибки или отсутствие необходимых документов, укажите это в акте приема-передачи. Не стоит составлять и утверждать документы с прошедшей датой или датой выхода на работу первого сотрудника. Это приведет к фальсификации данных. Ознакомление с документом может помешать вам собрать подписи уволенного сотрудника и привести к тому, что нынешний сотрудник откажется подписывать документ задним числом. Поэтому оформляйте новые документы и все изменения к старым документам текущей датой. В то же время следует указывать фактическую дату начала работы и дату перевода.
Компания начала работу 13 января 2016 года и с этого момента приняла на работу 10 человек. Все они продолжают работать. Менеджер по персоналу при приеме на работу получил досье 3 мая 2017 года и обнаружил, что с работниками не были подписаны трудовые договоры. Менеджер по персоналу изготовил их и указал 3 мая 2017 года как текущую дату заключения. Однако в теле договора она указала дату фактического начала работы сотрудника, то есть 13 января 2016 года.
Регистрация и хранение документов. Узнайте, как регистрируются документы в компании. Если это делается в электронном виде, не пренебрегайте бумажным календарем и обязательно ставьте подпись сотрудника. В случае трудового надзора ежедневник поможет доказать, что документ действительно существует, не был создан постфактум и не выдавался сотруднику. Кроме того, HR-менеджеры постоянно ведут дневники с начала года, сшивают их вместе и нумеруют.
Чтобы понять, как хранятся кадровые документы, проверьте номенклатуру дел. Если ее нет, это говорит о том, что система хранения не была продумана и правильно настроена. Поэтому, приняв дело, всегда составляйте номенклатуру дел, чтобы обеспечить сохранность всех кадровых документов и защитить их от потери или повреждения. В частности, такие требования установлены законом (Закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года).
Как принимать трудовые книжки
Для начала проверьте, давал ли вам администратор указание хранить книжку. Если вы этого еще не сделали, составьте приказ и заручитесь его подписью руководителя организации. Сделайте это, даже если требование о ведении трудовой книжки указано в должностной инструкции. Затем приступайте к приему трудовой книжки сотрудника.
Посмотрите, где хранится трудовая книжка. Оно должно быть пожаробезопасным. Проверьте количество книг в списке сотрудников организации и убедитесь, что все необходимые списки были созданы на текущую дату. Полезно оформить выполненную работу другим действием (образец ниже). В нем будет указано имя владельца трудовой книжки, ее порядковый номер, а также все замечания по поводу отсутствия, повреждения, содержания или оформления документа.
Образец. Получение трудовой книжки
Идентифицируйте трудовую книжку и рукописную книгу вкладышей. В ней регистрируется трудовая книжка, первоначально выданная учреждению или полученная сотрудником при приеме на работу. Эта книга должна быть подписана руководителем органа, прошнурована или скреплена печатью и гравировкой на твердой обложке, пронумерована и прошнурована.