Учреждения обязаны выплачивать заработную плату сотрудникам не реже двух раз в месяц. В другие конкретные даты, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым или коллективным договорами. Основанием является часть 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ. В данном Кодексе коллективный договор и коллективное соглашение перечислены через запятую, что подчеркивает их равнозначность. Таким образом, дата выплаты зарплаты может быть установлена по одному из них (письмо Роструда от 6 марта 2012 г. № ПГ/1004/6-1). Однако целесообразнее включать такие положения в правила внутреннего трудового распорядка. Ведь трудовой договор регулирует отношения с конкретным сотрудником, а коллективного трудового договора в компании может и не быть.
Если в документе указан срок, а не конкретная дата выплаты зарплаты, то учреждение как работодатель не может гарантировать соблюдение Трудового кодекса. Такого мнения придерживается и Минтруд России в своем письме № 14-2-242 от 28 ноября. 14-2-242 от 28 ноября 2013 г. Оптимальными днями для выплаты заработной платы являются определенные дни в диапазоне 20-25 и 5-10 числа каждого месяца. Например, заработная плата за первую половину текущего месяца выплачивается 20 числа текущего месяца, а заработная плата за вторую половину предыдущего месяца — 5 числа месяца. Если день выплаты заработной платы совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, то заработная плата должна быть выплачена накануне этого дня (ч. VIII ст. 136 ТК РФ). Обратите внимание, что устанавливать день выплаты один раз в месяц нельзя, даже если работник этого хочет (письмо Роструда от 1 марта 2007 г. № 472-6-0). Отпускные должны быть выплачены работникам не позднее чем за три рабочих дня до начала отпуска. Об этом говорится в части 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ.
Работники могут получать соответствующие выплаты из целевого капитала Фонда или перечислены на их личные банковские счета в безналичной форме (ч. 3 ст. 136 Трудового кодекса РФ). Продолжительность периода выдачи наличных денежных средств из фонда целевого капитала в части заработной платы и иных выплат определяется руководителем фонда. Максимальный срок составляет пять рабочих дней, включая день поступления денег в банк (п. 6.5 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У «Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами» — Указание. № 3210-У).
Когда можно выдавать зарплату через кассу?
Чтобы облегчить сверку с кассовыми работниками, зарплату им выдают специально уполномоченные лица. Их каталог утверждает начальник кассы. Для этого издаются соответствующие приказы. Как правило, такой способ выдачи зарплаты применяется в учреждениях с обособленными структурными подразделениями, удаленными от центрального аппарата. Следует отметить, что дистрибьютором может быть только штатный сотрудник фонда, с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.
Распределитель выдает деньги сотруднику в платежно-расчетной ведомости. Справка о состоянии выплат поступает в Инструментальный фонд не позднее трех рабочих дней после окончания периода, на который были выданы деньги. Однако иногда кассир, ответственный за выплату наличных, не может вовремя вернуть статус в фонд из-за того, что структурное подразделение было удалено. В этом случае наличные деньги выдаются кассиру под отчет. В этом случае кассовый работник должен быть назначен приказом по предприятию в качестве бухгалтера.
Несвоевременная выплата заработной платы
Причин, по которым сотрудник может не явиться вовремя за деньгами, может быть много. Например, командировка, временная нетрудоспособность, разрешение на работу или отпуск без сохранения заработной платы. В конце последнего дня периода, за который выдана ситуация, кассир напротив фамилии работника, не получившего зарплату, регистрирует или «депонирует» марки (штампы). Кроме того, если кассиру необходимо депонировать зарплату:
Депонированные невыданные суммы сдаются в банк для зачисления на лицевой счет, открытый в территориальном учреждении Минфина России, являющемся финансовым органом субъекта Российской Федерации, но в книгу только в том случае, если депонированная заработная плата превышает лимит кассы (п. 2 Указания № 3210-У).
Депонирование заработной платы: что необходимо
Владельцы малого бизнеса иногда сталкиваются с необходимостью депонировать заработную плату сотрудников. Это редкость, и депонирование должен осуществлять бухгалтер, но бизнесменам не обязательно иметь хотя бы общее представление об этом процессе.
Как происходит депонирование?
Весь процесс происходит по следующему алгоритму.
Также он должен оформить выдачу заработной платы и зарегистрировать ее в расчетной книжке работодателя. Рассмотрим на конкретных примерах, как это происходит.
Пример депонирования с использованием записей
И. И. Иванов, менеджер по продажам компании Ooo «Кристалл», устанавливает, что выдача заработной платы производится 10 числа каждого месяца. Он также утверждает, что компания обязуется выплачивать Иванову зарплату в течение четырех дней после этой даты. Менеджер обычно платит ему наличными.
9 июля 2015 года владелец компании отправил Иванова на выставку продукции в другой город. Директор поехал на мероприятие, провел там неделю, подписал различные контракты и вернулся 16 июля. Что произошло с его зарплатой за это время? Иванов не получал денег, так как они были зачислены на расчетный счет и возвращались в банк 14 июля каждого месяца.
Он мог обратиться за зарплатой, и ее должны были выплатить в течение нескольких дней. Однако Иванов решил не дожидаться 25 июля, так как 25 июля каждого месяца ему выплачивают зарплату авансом. Таким образом, 25 июля он получил и аванс, и начисленную зарплату.
В бухгалтерском учете компании это событие отражается следующим образом.
Что с налогами?
Налоговый кодекс устанавливает, что НДФЛ с зарплаты, выплаченной наличными, удерживается в банке в день получения и перечисляется в бюджет. Поэтому уже не имеет значения, вовремя ли работник получил деньги. Работодатель в любом случае должен немедленно уплатить этот налог. Депозиты здесь не имеют никакого значения. Это означает, что все деньги, не выплаченные работнику, перечисляются в банк после вычета НДФЛ.
То же самое относится и к подоходному налогу. Расходы на оплату труда учитываются при расчете зарплаты, и факт выплаты не имеет значения. Однако в случае с упрощенной системой налогообложения ситуация несколько иная. В этом случае расходы на оплату труда признаются налогоплательщиком в момент фактической выплаты зарплаты. В этом случае налог начисляется только в день выдачи зарплаты тем, кто не получил деньги вовремя.
Как я могу выдать деньги своим сотрудникам?
Поскольку в законе ничего не сказано о том, когда именно работник должен получить начисленную зарплату, рекомендуется сразу уточнить порядок выдачи «постоплатных» денег в трудовом договоре (или правилах внутреннего трудового распорядка). Возможны следующие варианты: выплата заработной платы может осуществляться только путем начисления заработной платы; работник может получать заработную плату только от работника; работник может получать заработную плату от работодателя.
Однако писать заявление необязательно. Это можно сделать в устной форме, и в таких случаях нет необходимости в излишней «бюрократии». Депонированная заработная плата всегда выдается в виде кассового чека. В ордере обязательно указываются данные удостоверения личности работника, а если получателей несколько, то может быть выдана отдельная платежная квитанция.
Как видите, депонирование — очень простой процесс. Если вы платите сотрудникам наличными, предупредите их заранее о возможности внесения депозита и кратко объясните, как это работает. В противном случае это может привести к недоразумениям. Работник, скорее всего, не будет знать, что в случае несвоевременной выплаты деньги необходимо положить в банк, и потребует их немедленно.