Меморандум о взаимопонимании по возврату расходов — это формальный документ из внутреннего документооборота и может быть применен сотрудниками, потратившими собственные средства на нужды организации. В контексте этого документа мы постараемся понять, когда можно применить, как правильно оформить такой документ.
Инструкция по подготовке меморандумов о взаимопонимании
Каждый технический документ должен быть оформлен в соответствии с общими правилами работы с официальными документами. Самое главное здесь — структура. Наш меморандум состоит из заголовка, основного блока, даты составления и подписи исполнителя.
Заголовок — это первый структурный блок, на котором стоит сосредоточиться. Он должен содержать информацию о том, кто и кем подан меморандум. Определяем их должность в соответствии с уставным документом (директор, директор) — это имя руководителя организации и полное название компании. Не забудьте определить аналогичную информацию о заявителе меморандума.
На следующем этапе происходит разработка основного блока. Обращаемся к руководителям и утверждаем, что в последнее время им приходилось тратить личные средства на нужды бизнеса. Объясните, что именно вы купили, по какой цене и почему не потратили деньги организации. В тексте нет нелепых ссылок на наличие подтверждающей документации.
Внизу документа поставьте дату исполнения МОВ и заверьте ее подписью. Это говорит о том, что МОВ полностью оформлен и готов к рассмотрению. Документа, разъясняющего сроки подобных обращений к директору, не существует. Это означает, что для большинства обращений действуют общие сроки. Речь идет об обычных 30 календарных днях.
Меморандум о взаимопонимании по возврату почтовых расходов
Служебная записка о возмещении расходов на почтовую доставку — это официальный документ, адресованный руководителю компании сотрудником, который вынужден оплачивать пересылку посылок или писем в профессиональных целях из своего кармана. Сегодня мы разберемся, как компании компенсируют расходы своих сотрудников, что для этого нужно сделать, зачем нужна служебная записка и как правильно ее составить.
Важно! Вы можете скачать этот документ в КонсультантПлюс.
Отправить по электронной почте
Организациям, осуществляющим обмен документами посредством традиционных средств связи, необходимо решить вопрос о том, как организовать этот процесс. Здесь возможны различные варианты. Это и заключение договоров на оказание услуг, и взаимодействие с «Почтой России» в качестве простого потребителя, и поножовщина, и выделение.
Независимо от того, как компания взаимодействует с «Почтой России», всегда будут возникать ситуации, когда вам придется платить за себя. Кстати, стоимость посылки зависит от ее типа и веса. Например, заказное письмо в пределах населенного пункта обойдется предприятию примерно в 80-100 рублей. Если по каким-то причинам сотруднику пришлось самостоятельно покупать марку или оплачивать другую услугу на почте, он имеет полное право обратиться в бухгалтерию предприятия за денежной компенсацией.
Разберитесь, как писать служебные записки.
Процесс формирования служебной записки на возврат почтовых расходов следует начать с заполнения ее заголовков. В правом верхнем углу листа бумаги укажите полное название нашего органа и ФИО главного бухгалтера. Ниже по тексту, с небольшим отступом, также укажите ФИО заявителя и его должность в компании.
Следующий шаг — приступить к созданию основного содержания меморандума. Мы утверждаем, что направили письмо в организацию, заинтересованную в выполнении обязательств по оказанию услуг, но по одной причине: нам пришлось оплачивать их миссию из своего кармана. Причины могут быть самыми разными: от отсутствия средств, баланса, до проблем с российской почтой.
В конце работы с документами заверяем все вышеперечисленное своей подписью и назначаем дату оформления официальной документации. Не забудьте написать правильный перечень официальных документов, прилагаемых к официальному документу, например, платежные чеки и другие документы.
Заполнив записку, передайте ее в бухгалтерию для проверки и ожидайте ответа. Средства могут быть выданы наличными из фонда или добавлены к следующей зарплате.
Порядок возврата расходов по заявлению работника.
Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, работник имеет право на возврат командировочных расходов. Сумма, которую он потратил на поездку из личных средств, не может быть отнесена на счет бухгалтера. Для возврата командировочных расходов работник должен написать заявление о возмещении фактических расходов.
Письменное и документально оформленное заявление подписывается генеральным директором с указанием суммы и периода возмещения. Затем казначей обрабатывает документацию и выдает деньги сотруднику.
При оплате однодневной командировки в документе указывается: «Что делать с однодневной командировкой?». .
В таких документах нет требования о максимальном размере оплаты.
Расходы должны быть подтверждены документально. Если эти условия соблюдены, то они допустимы при УСН (ст. 346. 17 НК РФ) и основной системе налогообложения — на дату утверждения заявления (подпункт 5 пункта 7 статьи 272) НК РФ).
Какими документами подтверждаются командировочные расходы? Ответ от «КонсультантПлюс»: командировочные расходы: — на поезд — распечаткой электронного билета (письмо Минфина (от 14. 04. 2014 N 03-03-03-07/16777), — на самолет — . Полный список смотрите на сайте K+Web.
Примеры официальных ситуаций, когда расходы возвращаются сотруднику.
Таким образом, чтобы получить компенсацию, работник, потративший деньги на благо организации, должен выполнить два основных требования. Во-первых, он должен написать служебную записку о возмещении расходов (как вариант — заявление или отчет). Во-вторых, подтвердить произведенные им расходы в соответствующей документации.
Этот принцип действует во всех случаях. Остальные правила и их оттенки (в деталях) определяются локальным поведением конкретной организации.
Пример 1. Приобретение товаров (оплата услуг) за счет работника.
Сотрудник Управления Е. Ю. Сидоров не получил от кассира деньги на указанную сумму. Эти деньги должны были быть выданы на текущие расходы компании для приобретения канцелярских товаров. В результате сотрудник оплатил покупку канцтоваров с помощью своей банковской карты.
Чтобы вернуть потраченные деньги, Сидоров Е. после покупки написал расписку, приложив к ней кассовый документ и распечатку платежа по банковской карте.
Пример 2. Обязательные «лишние» командировочные расходы.
Василевич Л. Ю. После переговоров Василевич вынужден был продолжить пребывание еще один день. Причиной этого стало то, что рейс задержали из-за плохой погоды.
Путешественник потратил свои деньги:
Работник сознательно остался на одну ночь у своего работодателя. Вернувшись, он написал меморандум с требованием возместить ему расходы на гостиницу и питание. Эксперт устанавливает дополнительные расходы за свой счет и фактическую продолжительность командировки по имеющимся в меморандуме доказательствам.
Примечание: работодатель может сам запросить у гостиницы копии документов, подтверждающих расходы командированного (например, квитанции об оплате или договоры).
Эксперты КонсультантПлюс подготовили образец заполнения служебной записки о возмещении расходов работникам при направлении в командировку на условиях персонального трансфера. После демонстрационного тестирования образец документа будет перенесен бесплатно.
Скачать образец служебной записки в ‘КонсультантПлюс’
Как написать служебную записку сотрудникам о возмещении расходов
Форма данной служебной записки не регламентирована. Поэтому она пишется в произвольной форме на имя руководителя организации (директора, генерального директора, заместителя). Если в организации разработана своя форма служебной записки, ее необходимо заполнить и передать работодателю.
Каждый автор — это работник, потративший деньги в интересах организации. В служебной записке должны быть указаны обязательные элементы документа (9 C.F.R. § 902.9.2, применительно к последнему изданию от 05. 12. 2022):
В служебной записке, подготовленной для возмещения расходов, должно быть четко указано, почему сотрудник потратил деньги и на какую цель они были потрачены. Также следует указать конкретную сумму вынужденных условно-постоянных расходов сотрудника.
Образец служебной записки с возможными деталями
Менеджер по закупкам Зимовецкий Ф. М. не получил деньги из фонда ООО «Осень» в рамках нормативной суммы и потратил из собственных средств 3 000р на покупку канцтоваров. Оплату он произвел банковской картой и сохранил чек на эту сумму, свидетельствующий об оплате.
Затем сотрудник обратился к руководителю компании П.А. Ростовского возместить ему понесенные расходы и написал ему записку следующего содержания
