Подборка наиболее важных документов, касающихся стандартизации оформления деловых писем: нормативные акты, формы, статьи, советы экспертов и т. д.
Формы документов
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Культура работы с документами: проблемы и решения (Ярославцева Е.Н.) («Делопроизводство», 2023, N 2) В отдельном разделе сайта размещен интерактивный экспресс-тест по оформлению делового письма. Когда пользователь выбирает одно из пяти тестовых заданий, на экране появляется макет делового письма, включая грамматические и форматирующие ошибки. Тестируемый должен поочередно найти ошибки, нажимая левой кнопкой мыши на соответствующую точку письма. Чем больше ошибок они быстро найдут, тем больше очков получат. Однако действовать нужно аккуратно, так как неверный клик приведет к потере полученных баллов. Этот тест полезен для оценки навыков кандидатов на работу, например секретарей и заведующих секциями, поскольку он не только проверяет уровень знаний кандидата, но и оценивает его внимательность.
Нормативные акты
Юридические ресурсы.
117292, Москва, ул. Кржижановского, 6 (головной офис)
Письмо
Профессиональное письмо — это ваш официальный представитель. Помимо содержания, очень важно правильно оформить профессиональное письмо, чтобы по нему было понятно, что вас «встречают по одежке». Давайте рассмотрим порядок оформления профессионального письма.
Форма.
Профессиональное письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. Нижний колонтитул бланка должен содержать следующую информацию.
На бланке также могут присутствовать элементы органа и его логотип.
Наличие всей этой информации позволяет получателю быстро идентифицировать отправителя и отправить ответное письмо по нужному адресу.
Поля.
Профессиональным письмам нужно место. С левой стороны требуется около 3 дюймов, а с правой — около 1,5 сантиметров. Рекомендуется использовать стандартные формы Microsoft Word. Поля необходимы для заметок, которые может сделать получатель, и для архивирования писем в папках.
Регистрационный номер.
Регистрационный номер письма, включая дату подписания письма директором, необходим для облегчения вашей работы. Например, вы решили отправить письмо в другую организацию, но не указали дату и номер. А если эта компания получает тысячи писем в день, как отследить судьбу посланий? Обычно поиск ведется по дате и номеру. Это особенно актуально для правительственных организаций. Помимо уникального номера исходящего письма, в ответном письме должна содержаться информация о количестве входящих писем, которые являются ответами. Регистрационный номер проставляется в левом верхнем углу письма. Разумеется, каждая организация должна точно регистрировать входящие и исходящие письма.
На улице. No. 546 от 28. 07. 2008 321 от 25 июля 2008 г.
Заголовки писем.
Заголовки писем, содержащие обращения к адресатам, располагаются непосредственно под регистрационным номером и обычно оформляются следующим образом. В правом верхнем углу письма указываются должность и имя получателя. Сам адрес располагается в центре письма и заканчивается восклицательным знаком. Заголовки можно выделить жирным шрифтом.
Милославскому П. Н., генеральному директору ООО
Шрифт.
Шрифт текста принципиально влияет на его восприятие получателем. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. В то же время они должны быть одинаковыми во всем письме. Обычно используется шрифт Times New Roman размером 12 пунктов и одинарным корешком. Однако если вы знаете, что у получателя плохое зрение, проявите интерес — увеличьте шрифт письма.
Вы можете быть более креативными при выборе шрифта для профессиональных и личных писем (приглашения, поздравления, жалость дол мнение и т.д.).
Подсчет листов.
Нумерация листьев особенно важна для писем длиной более двух страниц, особенно для тех, которые содержат ветви. При подсчете листьев в Microsoft Word рекомендуется использовать Колонки — Ввести автоматический текст — Все номера страниц. Это позволит получателю правильно оценить общий объем текста и не перепутать страницы.
Нумерация проставляется в правом нижнем углу листа.
Информация об исполнителях
Информация об исполнителе должна содержаться во всех профессиональных письмах, подписанных руководителями высшего звена и секретарем отдела компании. Это позволит получателю быстро найти конкретного специалиста, ответственного за решение проблем транспортной компании.
Информация об исполнителе должна включать его полное имя, желательно голографическое. В противном случае контрагенту будет сложно инициировать необходимый телефонный разговор для получения дополнительной информации) и контактный телефон — рабочий или мобильный. Желательно также указать адрес электронной почты.
Информация об исполнителе пишется в конце письма после подписи. Размер шрифта должен быть на одну-две единицы больше, чем шрифт основного текста письма.
Приложения.
Если письмо содержит приложения, они должны быть оформлены на отдельных листах. Нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна быть включена в основную часть письма до его подписания.
К данному письму прилагаются три документа: 1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах 2. счет-фактура.
Искренне, Васильева, заведующая Большевицкой Н.К.