Нормативные правовые акты не дают определений докладных, служебных и объяснительных записок. Кроме того, акт не содержит конкретных рекомендаций или правил по их составлению и оформлению. Чтобы разобраться в этом, загляните в Краткий словарь видов и разновидностей документов (разработан Главархивом СССР при ВНИИДАД, Москва, 1974). В нем предложены следующие понятия.
Однако описательная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, события или происшествия.
Как правило, информация в таких записках не содержит приказов. Однако они могут быть положены в основу административных решений или просто приняты к сведению.
Общие требования к оформлению
Существуют общие правила написания отчетов, служебных записок и пояснительных записок.
Перечень обязательных элементов, используемых при подготовке и оформлении документов, приведен в разделе 2 ГОСТ Р 6. 30-2003, утвержденного Государственным комитетом Российской Федерации по стандартизации и метрологии 3 марта 2003 года. 65 Отчеты, докладные записки и пояснительные записки должны иметь следующее содержание.
Ссылки.
Примечание может быть сделано, если.
Типы меморандумов
Справочный меморандум может быть создан следующим образом
При необходимости эти заметки можно создавать с регулярными интервалами.
По назначению служебные записки можно разделить на две категории: внутренние — адресованные руководителю службы (организационного подразделения) или агентства, и внешние — направляемые в вышестоящие инстанции.
Структура записки
Текст записки можно разделить на несколько смысловых частей.
Первая часть, докладная, должна объяснять причины, факты и события, которые привели к ее созданию. Во второй части, аналитической, анализируется текущая ситуация и рассматриваются возможные варианты ее решения. В третьей части, резюме, делаются выводы и предлагаются конкретные действия, которые необходимо предпринять, основываясь на мнении автора записки.
Детальная часть записки по своей сути носит рекомендательный характер. То есть они могут присутствовать в таком документе, а могут и не присутствовать. Все зависит от конкретной рассматриваемой ситуации.
Обратите внимание, что внутренние служебные записки могут быть составлены на обычной бумаге формата А4 со всеми необходимыми деталями. Однако внешние должны быть оформлены на бланке учреждения.
Служебные записки.
Исходя из названия, такая служебная записка решает исключительно задачи служебного характера и обеспечивает горизонтальную связь объектов управления. Иными словами, служебные записки адресуются сотрудником или руководителем одного подразделения руководителю или специалисту другого подразделения.
В принципе, в таких меморандумах отражаются вопросы материально-технического, финансового, информационного, организационного обеспечения и другие подобные вопросы. Иными словами, если в каком-то структурном подразделении фонда выходит из строя устройство (принтер, факс, телефон, компьютер и т. д.), сотрудники этого подразделения могут составить меморандум о взаимопонимании, сообщив о необходимости ремонта.
Меморандум о взаимопонимании можно встретить как форму внутренней профессиональной переписки между отделами или сотрудниками учреждения.
Меморандумы о взаимопонимании пишутся на бумаге формата А4.
Текст меморандума о взаимопонимании обычно состоит из двух условно разделенных частей. В первой части говорится о событии, ставшем причиной аннуитета, а вторая содержит просьбу, заявление по затронутым вопросам. Датой меморандума является дата составления и подписания.
Обратите внимание, что в общероссийских руководящих документах меморандум вообще не упоминается. Тем не менее, данный вид документа очень удобен в использовании и на практике широко применяется.
Объяснительная записка.
Объяснительные записки составляются в случае совершения конкретным сотрудником дисциплинарного проступка. В частности, об опозданиях, невыполнении обязанностей или командировках на рабочем месте. Получателем такой записки является старший сотрудник. В большинстве случаев она пишется от руки и в свободной форме.
Текст объяснительной записки можно разделить на две части. В первой части говорится о событиях, послуживших причиной его написания, а во второй — о причинах, объясняющих сложившуюся ситуацию. Такие записки могут иметь приложения (квитанции, справки, билеты, чеки и т. д.).
По структуре текста объяснительные записки и служебные записки отличаются от отчетов тем, что не содержат выводов и предложений.
В заключение хотелось бы отметить, что для облегчения задачи подготовки отчетов, служебных и объяснительных записок рекомендуется предусмотреть формат этих записок в локальном нормативном акте учреждения. Например, в инструкциях по делопроизводству.
Следует помнить, что с такими документами должны быть ознакомлены все сотрудники.
Юрист, сотрудник аппарата налогового консультанта.