3. 14. 1. служебные записки, докладные записки, объяснительные записки, отчеты и представления являются внутренними документами. Они используются для документирования различных решений, в том числе кадровых, и служат основанием для издания организационно-распорядительных документов.
3. 14. 2 Докладные и служебные записки составляются по инициативе работника или по требованию его непосредственного руководителя.
Докладные записки обеспечивают доведение объектов управления до вертикального уровня — т. е. снизу вверх, т. е. от сотрудников низшего звена к сотрудникам высшего звена, в то время как служебная записка направляется на горизонтальный уровень.
3. 14. 3 Докладная записка — это документ, адресованный высшему руководству (министру, заместителю генерального директора, генеральному директору структуры) по результатам выявления конкретной проблемы или вопроса и содержащий выводы и предложения по информированию руководства о текущей ситуации в связи с событиями, мероприятиями, требующими принятия конкретного решения или для мотивации руководящего состава к принятию решения, исполнению приказа или выполнению задачи.
Служебная записка составляется, когда обязанностей сотрудника или подразделения недостаточно для разрешения уже возникшей ситуации или предотвращения негативной ситуации. и нарушения требований, таких как Директива по делопроизводству.
Отчеты могут быть по-настоящему информативными. о заданиях, обязательствах, планах, инструкциях, ходе реализации проекта или его результатах.
3. 14. 4. Записки — это внутренняя профессиональная переписка между структурными подразделениями ведомства или сотрудниками, т.е. внутренние профессиональные письма.
Меморандумы о взаимопонимании предназначены для координации действий подразделений и должностных лиц в рамках Министерства, а также для оперативного обмена служебной информацией. Меморандумы о взаимопонимании основываются на вопросах деятельности, решение которых находится в компетенции подчиненного подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему сотруднику, а зависит от выполнения обязанностей соответствующим подразделением или сотрудником.
Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут решить оперативники, не разрешается и не требует документирования.
3. 14. 5. Отчеты и служебные записки составляются на стандартных листах бумаги формата А4.
В целях интеграции служебных документов в соответствии с требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов, оба документа требуют одинаковой конфигурации необходимых данных, которые отделяются друг от друга в соответствии с п. 2. 1 настоящей Директивы.
заголовок текста (если текст содержит более 10 строк); и
подпись автора (с указанием его должности).
Название вида документа пишется прописными буквами (отчет или регистрация) и располагается через две строки после названия ГД.
Получатель: наименование должности, фамилия (по убыванию деатива).
Дата и регистрационный номер описываются в одну строку. Дата — это дата составления и подписания записки. Как правило, дата пишется арабскими буквами. Например, 2 февраля 2014 года. Регистрационный номер проставляется в соответствии с пунктом 6.6 настоящей Директивы.
Заголовок временно раскрывает содержание документа и формулируется в соответствии с общими правилами создания документов (раздел 2. 3. 13). Например, «При проверке . ‘.
Оформление, структура и содержание текста могут состоять из двух или трех частей, при этом структура и изложение соответствуют профессиональному письму, написанному от первого лица единственного числа. В первой части (eTiology) указываются причины, события или мероприятия, которые привели к созданию документа; во второй части анализируется ситуация, возможные решения, а в третьей — конкретные выводы, требования и предложения. Вторая, более подробная часть может отсутствовать.
Документы могут представлять собой текст и таблицы или их комбинацию.
Отметка о наличии приложений и подпись автора (авторов) документа выполняются в соответствии со статьями 2. 3. 15 и 2. 3. 16 настоящей Директивы.
Меморандум о взаимопонимании подписывается исполнителем документа и его непосредственным руководителем, а также, при необходимости, сотрудником (сотрудниками) соответствующего подразделения.
Меморандум подписывается исполнителем документа и, при необходимости, непосредственным руководителем и (при необходимости) сотрудниками соответствующего подразделения.
Меморандум подписывается исполнителем, если он представляется руководителю заместителя директората по структурам, или руководителем заместителя директората по структурам, если он представляется министру или заместителю министра.
Меморандум подписывается руководителем заместителя директората или компетентным сотрудником.
Помимо меморандума, документ должен содержать отметку об исполнителе (раздел 2. 3. 18).
Образцы оформления служебной записки и отчета приведены в Приложениях N 13 и N 14.
3. 14. 6 Отчеты и докладные записки не могут быть направлены в сторонние организации.
3. 14. 7 Объяснительные записки — это документы, объясняющие руководителям причины неисполнения обязанностей, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технической дисциплины (например, опоздания, прогулы, отсутствие на рабочем месте). В нем описывается поведение конкретного сотрудника, событие, поведение, инцидент, текущая ситуация, действие или поведение.
Докладная записка может быть написана от руки на обычной бумаге.
По структуре, построению и требованиям описательная записка схожа с меморандумом.
Наименование структурного подразделения — составителя документа,
Получатель: должность, фамилия (если указана),
Наименование вида документа — Объяснительная записка,
Текст объяснительной записки состоит из двух частей. Первая часть содержит событие, побудившее к написанию документа, вторая — причины, объясняющие ситуацию, действие или событие. Текст должен быть объективным, убедительным и давать четкое объяснение.
Подпись — описание подписывается автором с указанием его/ее позиции.
Дата подписания автором: 00. 00. 0000.